Kassenbon Pflicht in Österreich – wirklich Pflicht oder freiwillig?
Vielleicht hast du dich das auch schon gefragt: Muss ich wirklich jedem Kunden einen Kassenbon mitgeben – selbst wenn es nur um ein paar Euro geht? Und was passiert, wenn ich das mal vergesse?
Die Antwort ist eindeutig – und oft überraschend:
Ja, du musst. Seit dem 1. Jänner 2016 gilt in Österreich die sogenannte Belegerteilungspflicht. Und zwar ab dem ersten Barumsatz – unabhängig davon, ob du registrierkassenpflichtig bist oder nicht.
Das sorgt in vielen Betrieben bis heute für Verwirrung. Manche glauben, die Pflicht betrifft nur große Unternehmen. Andere meinen, digitale Belege wären nicht erlaubt. Beides ist falsch.
In diesem Artikel klären wir:
- Was genau unter „Belegerteilungspflicht“ zu verstehen ist
- Wer betroffen ist – und wer nicht
- Was ein Kassenbon enthalten muss
- Und wie du die Pflicht ganz einfach umsetzen kannst, ohne deine Abläufe zu verkomplizieren
Wenn du dir in Zukunft Zeit, Ärger und mögliche Strafen sparen willst, dann lies jetzt weiter.
Was bedeutet Belegerteilungspflicht in Österreich?
Seit dem 1. Jänner 2016 gilt in Österreich:
Wer Barzahlungen entgegennimmt, muss einen Beleg ausstellen – und dem Kunden übergeben. Das ist gesetzlich vorgeschrieben, unabhängig davon, ob eine Registrierkasse verwendet wird oder nicht.
Die Regelung betrifft sämtliche Unternehmen, die Umsätze erzielen – egal ob in der Gastronomie, im Einzelhandel, bei Dienstleistungen oder auf Märkten.
Auch Kleinunternehmer:innen, die keine Umsatzsteuer abführen müssen, sind davon betroffen.
Wichtig ist:
Die Belegerteilungspflicht beginnt mit dem allerersten Barumsatz. Es gibt keine Umsatzgrenze, keine Bagatellgrenze und keine Ausnahme für kleine Betriebe – sobald jemand bar bezahlt (inkl. Kartenzahlung), muss ein Bon her.
Und das bedeutet:
- Du als Unternehmer:in musst den Beleg erstellen
- Der Kunde oder die Kundin muss ihn annehmen
- Der Beleg muss bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitgenommen werden (für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung)
Ein Kassasturz – also das bloße Zählen der Tageslosung – reicht seitdem nicht mehr aus. Die Einzelaufzeichnung jedes Barumsatzes ist Pflicht – und genau deshalb ist eine moderne Beleglösung heute so wichtig.
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Wer ist betroffen – und gibt es Ausnahmen?
Grundsätzlich gilt:
Alle Unternehmer:innen, die Barumsätze erzielen, sind verpflichtet, Belege auszustellen. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß dein Betrieb ist oder in welcher Branche du tätig bist.
Betroffen sind unter anderem:
- Einzelhändler:innen
- Gastronomiebetriebe
- Friseur– und Kosmetiksalons
- Masseur:innen und Fußpfleger:innen
- mobile Dienstleister:innen (z. B. auf Märkten oder Hausbesuchen)
Was zählt als Barumsatz?
Nicht nur Bargeld! Auch Zahlungen per Bankomatkarte, Kreditkarte oder über mobile Bezahldienste wie Apple Pay oder Google Pay gelten als „bargeldähnlich“ – und lösen somit die Belegerteilungspflicht aus.
Nicht dazu zählen etwa Überweisungen, SEPA-Lastschriften oder PayPal.
Gibt es Ausnahmen?
Ja – aber sie sind eng gefasst und betreffen nur ganz bestimmte Situationen:
- Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regelung“) bis max. 45.000 Euro im Jahr (neue Grenze seit 1.1.2026), z. B. Straßenverkäufe ohne Verbindung zu einem Ladengeschäft
- Umsätze aus Hütten oder Buschenschanken mit saisonalem oder sehr begrenztem Betrieb
- Bestimmte Automatenumsätze (z. B. Dart-, Musik- oder Warenautomaten unter 20 Euro Einzelumsatz)
- Onlineshop-Umsätze, bei denen keine Barzahlung erfolgt
Wenn du nicht sicher bist, ob du in eine dieser Ausnahmen fällst, lohnt sich ein Blick in die vollständige Liste der WKO – oder ein kurzes Gespräch mit deiner Steuerberatung.
Für alle anderen gilt:
Sobald Barumsätze erzielt werden, ist der Beleg Pflicht.
Was muss auf einem Kassenbon stehen?
Ein Beleg ist nicht einfach nur ein Stück Papier mit einem Betrag darauf. Damit er den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss er bestimmte Inhalte enthalten.
Diese sind klar geregelt – und gelten für jeden Beleg, den du bei Barzahlungen ausstellst.
Folgende Angaben sind verpflichtend:
- Name bzw. Bezeichnung deines Unternehmens
Damit klar ist, von wem die Leistung erbracht wurde. - Fortlaufende Belegnummer
Jeder Beleg muss eine eindeutige, einmalig vergebene Nummer tragen. Sie dokumentiert den Geschäftsvorfall und stellt die Nachvollziehbarkeit sicher. - Datum der Belegausstellung
Der Tag der Zahlung muss eindeutig auf dem Beleg vermerkt sein. - Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung oder Ware
„Yoga-Einheit“, „Haarschnitt“, „Cappuccino“ – allgemeine oder nichtssagende Begriffe wie „Artikel“ oder „Leistung“ reichen nicht aus. - Gesamter Betrag der Barzahlung
Der Betrag, den der Kunde tatsächlich bezahlt hat – inkl. USt, falls du umsatzsteuerpflichtig bist.
Falls du eine elektronische Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung nutzt (wie gesetzlich vorgeschrieben bei Überschreiten der Umsatzgrenzen), kommen noch folgende Punkte hinzu:
- Kassenidentifikationsnummer
- Uhrzeit der Belegausstellung
- Steuersätze getrennt ausgewiesen
- Maschinenlesbarer Code (z. B. QR-Code)
Egal ob du den Beleg auf Papier druckst oder digital versendest: All diese Inhalte müssen vorhanden sein. Nur dann gilt der Bon als ordnungsgemäß – und du erfüllst deine Pflicht.
Papier oder digital? Welche Form ist erlaubt?
Viele Unternehmer:innen fragen sich: Muss ich den Kassenbon wirklich auf Papier drucken? Oder darf ich ihn auch digital ausstellen?
Die Antwort: Beides ist erlaubt – unter bestimmten Bedingungen.
Laut WKO kannst du den Beleg auch elektronisch erstellen und übermitteln, zum Beispiel:
- per E-Mail
- als Web-Download
- via QR-Code auf dem Smartphone
Voraussetzung ist allerdings:
- Der Beleg muss unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung erstellt werden
- Er muss automatisch aus dem Kassensystem heraus entstehen – manuelle Nachbearbeitung ist nicht zulässig
- Der Beleg muss tatsächlich in den Verfügungsbereich des Kunden gelangen, also z. B. erfolgreich zugestellt oder abrufbar gemacht werden
Ein digitaler Beleg ist also genauso zulässig wie ein gedruckter – solange er den inhaltlichen Anforderungen entspricht und sofort nach dem Zahlungsvorgang übergeben wird.
Gerade für mobile Dienstleister:innen, die unterwegs kassieren, ist das eine praktische Lösung.
Belege aufbewahren – was gilt rechtlich?
Die Belegerteilung endet nicht mit dem Ausdrucken oder Versenden. Auch du als Unternehmer:in hast Pflichten – insbesondere, wenn es um die Aufbewahrung der ausgestellten Kassenbons geht.
Laut WKO gilt:
Du musst für jeden ausgestellten Beleg eine Kopie aufbewahren – entweder in Papierform oder elektronisch. Diese Kopie gilt als Teil deiner Buchhaltungsunterlagen und muss sieben Jahre lang archiviert werden.
Das heißt konkret:
- Bei elektronischen Kassensystemen (wie helloCash) erfolgt die Belegsicherung automatisch – digital, lückenlos und chronologisch.
- Bei manuellen Belegen (z. B. handschriftlich oder auf einem einfachen Paragon) bist du selbst dafür verantwortlich, eine Kopie systematisch zu archivieren.
Die Finanzverwaltung kann jederzeit verlangen, diese Belege einzusehen – etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung oder bei Verdacht auf Unregelmäßigkeiten.
Wichtig:
Auch wenn du nicht registrierkassenpflichtig bist, gilt diese Aufbewahrungspflicht ab dem ersten Barumsatz, sobald du Belege ausstellen musst.
Mit einem modernen Kassensystem kannst du dir die Archivierung erheblich erleichtern – alle Belege sind sicher gespeichert, abrufbar und bei Bedarf mit wenigen Klicks exportierbar.
helloCash als Helfer für die Kassenbon Pflicht in Österreich: Die einfache Lösung zur Belegerstellung
Die Belegerteilungspflicht ist gesetzlich vorgeschrieben – aber sie muss nicht kompliziert sein.
Mit helloCash erledigst du das ganz nebenbei, während du kassierst. Kein Stress mit Papier, keine Unsicherheit bei der Formulierung, kein Nachrechnen.
helloCash ist ein digitales Kassensystem, das speziell für kleine Unternehmen, Selbstständige und Dienstleister:innen in Österreich entwickelt wurde. Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen zur Belegerstellung – und nimmt dir den Großteil der Arbeit ab.
Das heißt konkret:
- Du erstellst den Beleg automatisch, sobald du eine Zahlung verbuchst
- Alle Pflichtangaben (inkl. fortlaufender Nummer, Datum, Betrag, Bezeichnung etc.) sind enthalten
- Du kannst den Bon entweder drucken oder digital übergeben – z. B. per E-Mail oder QR-Code
- Jeder Beleg wird archiviert – finanzamtkonform und jederzeit abrufbar
- Keine Spezial-Hardware nötig: Du nutzt dein Smartphone, Tablet oder Laptop
Besonders praktisch: Auch wenn du unterwegs arbeitest – z. B. als mobiler Friseur, Masseur oder Foodtruck – kannst du deine Belege direkt vor Ort erstellen und übergeben. Alles, was du brauchst, ist ein internetfähiges Gerät.
helloCash sorgt dafür, dass du deiner Belegerteilungspflicht automatisch nachkommst – transparent, gesetzeskonform und ohne komplizierte Zusatzsoftware.
Fazit: Kassenbonpflicht – klar geregelt, einfach gelöst
Seit 2016 gilt in Österreich: Wer Barzahlungen entgegennimmt, muss Belege ausstellen. Ohne Ausnahme, ohne Umsatzgrenze, ohne Spielraum. Die Pflicht ist eindeutig – und betrifft nahezu alle Unternehmer:innen, die im direkten Kundenkontakt stehen.
Was auf den ersten Blick nach zusätzlichem Aufwand klingt, lässt sich mit der richtigen Lösung ganz unkompliziert umsetzen.
Moderne Kassensysteme wie helloCash übernehmen die Belegerstellung automatisch – vollständig, korrekt und sofort verfügbar.
Du sparst Zeit, vermeidest Fehler und erfüllst gesetzlichen Anforderungen, ohne dich mit Paragrafen beschäftigen zu müssen.
Wenn du also bisher noch mit handgeschriebenen Quittungen arbeitest oder unsicher bist, wie du die Belegerteilungspflicht erfüllen sollst, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf ein digitales System umzusteigen.
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Einfach registrieren, Zahlung erfassen, Beleg ausstellen – fertig.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.