Digitale Registrierkasse – Der Komplett-Guide zur digitalen Kassenlösung

Was ist eine digitale Registrierkasse?

Kassensysteme gibt es wie Sand am Meer. Um dir den Überblick etwas zu vereinfachen, unterteilen wir die Systeme nachfolgend in die Kategorien “klassisch” und “digital”.

Wir machen einen kleinen Ausflug in das Jahr 1879: Die klassische Registrierkasse wurde von James Ritty, einem Tabak- und Spirituosenhändler aus Dayton, Ohio (USA) erfunden. Der Grund für die clevere Erfindung? Ritty ärgerte sich regelmäßig darüber, dass Geld in seiner Kasse fehlte. Daher setzte er sich mit seinem Bruder zusammen und konzipierte eine Kasse, deren Geldschublade sich nur dann öffnete, wenn der bedienende Mitarbeiter zuvor den Verkauf einer Ware eingab. Das Ergebnis: Durch diese Erfindung konnte Ritty die Umsätze in seinem Laden besser kontrollieren.

Im 21. Jahrhundert gehören digitale Registrierkassen zum Standard. Das Prinzip ist zwar das gleiche – moderne Kassensysteme kommen heutzutage aber natürlich mit weit mehr Funktionen daher.

Eine digitale Registrierkasse hilft dir vor allem bei den folgenden Punkten:

• Erleichterung des Zahlungsverkehrs
• Aufbau und Verstärkung von Kundenbeziehungen
• Effizienzsteigerung deines Unternehmens

In welchen Branchen werden digitale Registrierkassen eingesetzt?

Wer ein gesundes Unternehmen betreiben möchte, muss abkassieren. Ob du nun Waren oder Dienstleistungen verkaufst – am Ende steht der Zahlungsprozess. Digitale Registrierkassen passen sich heutzutage glücklicherweise individuell an die verschiedenen Branchen an. Du kannst dir also genau die Funktionen für dein Unternehmen zu nutzen machen, die du brauchst.

Hier eine kleine Übersicht zu den Einsatzmöglichkeiten in den verschiedenen Branchen:

Wie finde ich eine passende digitale Registrierkasse für mein Unternehmen?

Nachdem wir geklärt haben, für welche Branchen sich eine digitale Registrierkasse lohnt, gehen wir in diesem Abschnitt darauf ein, wie du das passende Kassensystem für dein Unternehmen findest.

Wir möchten dir hierzu 3 wichtige Fragen an die Hand geben, mit denen du identifizieren kannst, welche Funktionen dein zukünftiges Kassensystem haben soll.

Gibt es gesetzliche Regelungen zur digitalen Registrierkasse in Deutschland und Österreich?

Früher oder später wirst du mit Verordnungen, Gesetzen und Richtlinien konfrontiert. So auch in diesem Artikel. Wir schreiben aber nicht aus Spaß über die verschiedenen gesetzlichen Regelungen. Uns liegt es am Herzen, dass du dein Unternehmen aufgeklärt und souverän am Laufen halten kannst. Deswegen wollen wir dir einen kurzen Überblick zu den rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland und Österreich geben.

Wie sieht es in Deutschland aus?

Wir starten mit einer Abkürzung, die ihrem Namen gerecht wird: GoBD. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gelten in Deutschland in Verbindung mit §§ 145 ff AO bzw. § 238 HGB . Für dich ergibt sich daraus die Einzelaufzeichnungspflicht für jeden Barerlös. Die GoBD definieren den rechtlichen Rahmen für den Einsatz von (digitalen) Registrierkassen.

Die Kassensicherungsverordnung 2020: Was steckt dahinter?

Mit der KassenSichVO will der Bund sicherstellen, dass Kassensysteme durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. So soll die nachträgliche Veränderung oder Löschung von Umsätzen verhindert werden.

Du willst weiterführende Infos zur KassenSichVO oder zur TSE?

• Hier findest du mehr zur KassenSichVO
• Hier findest du mehr zur TSE

Um einen Überblick zu den steuerlichen Aspekten in Deutschland zu erhalten, kannst du die folgenden (offiziellen) Quellen nutzen:

• Abgabenordnung (gerade §§ 145 bis 147 AO)
• BMF-Schreiben vom 26.11.2010
• GoBD vom 01.01.2020

Wie sieht es in Österreich aus?

Seit 01. Jänner 2016 sind Registrierkassen für Betriebe mit einem Gesamtumsatz von 15.000 € pro Jahr vorgeschrieben, falls mindestens 7.500 € in Bar anfallen. Die technischen Einzelheiten werden in der sogenannten Registrierkassensicherungsverordnung (RKSV) definiert. Diese Verordnung trat am 01.04.2017 in Kraft.

Nach dieser Verordnung müssen Belege mindestens die folgenden Daten enthalten:

• Fortlaufende Belegnummer
• Namen des Unternehmens
• Datum der Belegausstellung
• Menge sowie handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Zahlungsbetrag
• Kassenidentifikationsnummer (inkl. Uhrzeit, Betrag und Steuerbeträge)

Weitere Informationen zur RKSV kannst du hier finden:

• RKSV (gesamte Rechtsvorschrift für Registrierkassensicherheitsverordnung, Fassung vom 03.07.2020)

Wie sicher ist eine digitale Kasse?

Digitale oder sogar Online Registrierkassen sind durch ihre hohen Sicherheitsstandards und integrierten Sicherheitsfunktionen grundsätzlich sehr sicher.

Aber wie sieht es mit der Datensicherheit im Zusammenhang mit der Gesetzeskonformität aus?

Da es in der Vergangenheit immer häufiger zu Datenmanipulationen an Registrierkassen gekommen ist, um so Steuerhinterziehung zu betreiben, wurden vom Staat verschiedene Vorkehrungen getroffen.

Moderne Registrierkassen sorgen für eine sichere Datenverwaltung und die gesetzeskonforme Datenspeicherung. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Denn einerseits kannst du dir sicher sein, dass deine Geschäftsdaten sorgfältig verarbeitet und dokumentiert werden, sodass du und dein Steuerberater aussagekräftige Analysen erstellen könnt. Und andererseits hältst du dich automatisch an die gesetzlichen Auflagen und vermeidest Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000 €.