Die Konfiguration deiner helloCash Kasse, ist viel einfacher als du wahrscheinlich denkst. Wie das genau geht und welche Daten du eingeben musst, damit deine Registrier-Kassa problemlos funktioniert, zeigen wir dir in diesem Artikel.
Erster Schritt zur Konfiguration: Account anlegen und Stammdaten verwalten unter „Mein Konto“
Auf der Startseite von helloCash kannst du im Bereich ” Kostenlos testen” einen Demoaccount anlegen. Der Weg zum Echtaccount führt immer über einen Demoaccount- egal ob du nach 5min oder erst nach Ende der 30-Tage Testlaufzeit wechselst. Du kannst allerdings sämtliche Einstellungen für dein Kassensystem- außer den Erwerb der Signatur- auch im Demomodell durchführen. Alle Einstellungen, Artikel, Dienstleistungen, Kunden etc. werden beim Wechsel von Demo auf “Echt” übernommen. Nur die (Test-) Rechnungen werden gelöscht. Öffne nach Erstellung deines Accounts über das Menü des helloCash-Dashboards die Option „Stammdaten verwalten“. Unter Stammdaten versteht man die Grunddaten deiner Firma, also den Firmennamen, die Geschäfts- und Webadresse, die Kontakttelefonnummer und den Ansprechpartner, sowie die Steuernummer und deine Bankverbindung, wie sie auf deinen Quittungen und Rechnungen erscheinen müssen. Trage bitte hier alle Daten zur Konfiguration ein.
Allgemeine Einstellungen
Damit ist der erste Schritt geschafft. Als nächstes erweiterst du das Registrierkassa-Menü und klickst auf „Allgemein“ unter „Einstellungen“.
In diesem Fenster gibst du die weiteren Daten deiner Firma so ein, wie sie auf deinen Rechnungen und Quittungen oder Kassenbons gedruckt werden sollen. Auch weitere Grunddaten wie eine evtl. Steuerbegünstigung gibst du hier ein, du hast die Wahl zwischen Kleinunternehmer, Differenzbesteuerung oder keine Begünstigung.
Nummernkreise
Wir befinden uns noch immer unter den allgemeinen Einstellungen. Dort findest du auch den Menüpunkt „Nummernkreise“. Dies bezieht sich auf die Nummern, mit denen die Nummerierung deiner Rechnungen beginnen soll. Die fortlaufenden Rechnungen werden ab der eingegebenen Nummer um jeweils eins erhöht. Du kannst auch eine Jahreszahl an den Anfang der Nummer setzen, also beispielsweise “201901“.
Du kannst Rechnungen, Stornierungen, dass Kassabuch und den Abschluss gesondert nach einem jeweils eigenen System oder einheitlich nummerieren lassen.
Steuersätze
Unter dem nächsten Menüpunkt, Steuersätze, nimmst du eine weitere wichtige Anpassung vor, nämlich die Steuersätze, die dein Kassasystem anwenden soll. Du kannst hier neue Steuersätze anlegen und vorhandene bearbeiten. Dies ist besonders nützlich, wenn du Artikel und Dienstleistungen mit verschiedenen Steuersätzen anbietest.
Der Normalsteuersatz beträgt in Österreich derzeit 20 %, die ermäßigten Steuersätze 10 % bzw. 13 %: Weitere Informationen über Fälle, in denen die ermäßigten Steuersätze gelten und den Steuersätzen allgemein findest du auf der Website des Bundeskanzleramts. Den meistverwendeten Steuersatz kannst du in der Kassa als Standard-Steuersatz einstellen. Ungenutzte Steuersätze lassen sich sowohl deaktivieren als auch ganz löschen.
Konfiguration der Zahlungsarten
Der nächste Punkt im Menü sind die Zahlungsarten. In diesem Fenster stellst du ein, welche Zahlungsarten du von deinen Kunden akzeptieren willst, wenn sie deine Artikel oder Serviceleistungen kaufen. Die am häufigsten verwendeten Zahlungsarten sind bereits vorkonfiguriert, du kannst sie jedoch nach Bedarf ändern, löschen, deaktivieren und neue hinzufügen. Wenn du eine Zahlungsmethode als Standard festlegen willst, kannst du dies ebenfalls hier tun.
PDF-Einstellungen
Unter dem Menüpunkt „PDF-Einstellungen“ wird das Erscheinungsbild deiner Belege und Rechnungen festgelegt. Du kannst einen Begrüßungs- oder Dankestext für deine Kunden eingeben, deine Adresse, so, wie sie auf der Rechnung abgedruckt werden soll, und die für den Rechnungskopf erforderlichen Firmendaten. Hier kannst du auswählen, ob deine E-Mail-Adresse angezeigt werden soll und du kannst diene Bankdaten eingeben, die auf der Rechnung erscheinen sollen.
Ein weiterer Punkt der Konfiguration sind Layout-Einstellungen wie Schriftart und –Größe, sowie die Breite der Seitenränder, und den Briefpapierhintergrund deiner Firma hochladen.
Wenn dein Logo in deine PDF-Dateien gedruckt werden soll, kannst du es auch hier hochladen.
E-Mail-Konfiguration
Unter den E-Mail-Einstellungen kannst du einen Standard-Text für deine E-Mails eingeben, mit denen du deine Rechnungen an die Kunden versendest. Auch die Betreffzeile kannst du nach Belieben anpassen. Du kannst auch einstellen, dir oder einer Person deiner Wahl eine Blindkopie der versendeten Rechnungen zuzustellen.
Jetzt wird’s ernst
Bevor du nun “echte” Rechnungen erstellen und diese an deine Kunden aushändigen kannst, musst du von der Demo- in die Echtversion wechseln. Dies ist unter “Mein Konto- Produkte- Kassenmodell wählen” möglich.
Beim Wechsel kannst du auch einen vorhandenen Gutscheincode einlösen.
Im Echtmodell angekommen kannst du nun bei Bedarf auch die Signatur (=Anbindung ans Finanzamt) erwerben. Beachte bitte, dass dies ab 15.000€ Jahresumsatz und 7.500€ Barumsatz pro Jahr verpflichtend ist! Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung der Signatur findest du hier.
Falls dabei Fragen auftreten sollten, kannst du dich an unseren hilfsbereiten Support wenden, der dir bei der Einrichtung der Signatur gerne behilflich ist.
Geschafft!
Herzlichen Glückwunsch, nun bist du Teil der helloCash Community und kannst deine ersten Rechnungen erstellen.
