Alles rund um die Signatur und das Zertifikat

In Österreich ist man ab einer bestimmten Jahresumsatzgrenze dazu verpflichtet, über eine Signatur zu verfügen. Alle wichtigen Informationen zur Signatur und das dafür notwendige Zertifikat in deiner helloCash Registrierkasse findest du hier. 
Ab einem Jahresumsatz von 15.000 €, davon 7.500 € in bar, fällt man in Österreich in die Signaturpflicht. Beachte, dass zu den Bar-Einnahmen auch Bankomatkarten-Zahlungen zählen. Die Signatur findest du als QR-Code auf deinem Kassenbeleg gedruckt. Möchtest du nähere Informationen darüber lesen, wer eine digitalen Signatur braucht, empfehlen wir dir diesen Beitrag. 

Die Signatur bei helloCash 

Erfüllst du die vorher angegebenen Umsatzgrenzen, musst du bei deiner helloCash Registrierkasse die Signatur einrichten.

In 3 Schritten zur Signatur

Um das Erstellen der Signatur für dich so einfach wie möglich zu machen, haben wir diese 3 Schritte für dich definiert: 

1. Stammdaten eintragen
2. Kasse in FinanzOnline anmelden
3. Zertifikat kaufen und Startbeleg prüfen

Bitte gehe diese 3 Schritte nacheinander durch. Diese sind so aufgebaut, dass kein neuer Schritt begonnen werden kann, bevor der vorangegangene nicht abgeschlossen wurde. 

1. Stammdaten eintragen

Logge dich in deine Registrierkasse ein und gehe zu Registrierkasse > Einstellungen > Signatur > Status. Hier siehst du nun den ersten Schritt „1. Tragen Sie Ihre Stammdaten ein“. 

Für die Signierung benötigen wir zwingend: 

• deine UID-Nummer (Bsp. österreichische UID-Nummer: ATU12345678) ODER 
• deine Steuernummer (Bsp. österreichische Steuernummer: 12123/4567) 

Hast du diese Stammdaten nicht bereits vorher einmal eingerichtet, musst du diese nun durch einen Klick auf „Stammdaten bearbeiten“ entsprechend anpassen. 

ACHTUNG: Trage deine UID-Nummer ODER Steuernummer ein. Falls du eine UID-Nummer hast, trage NUR diese ein und keine Steuernummer. Die Steuernummer solltest du nur eintragen, wenn du KEINE UID-Nummer besitzt. 

Bitte beachte, dass die Eingabe der Steuernummer wie folgt aussehen muss: XXXXX/XXXX (z.B. 12123/4567). Die ersten beiden Ziffern stehen für dein zuständiges Finanzamt. Das Feld UID-Nummer MUSS leer sein, wenn eine Steuernummer angegeben wurde. 

2. Kasse in FinanzOnline anmelden

Stelle in diesem Schritt sicher, dass du FinanzOnline-Teilnehmer bist und erstelle deinen FinanzOnline Benutzer. Damit wir die Kasse bei FinanzOnline anmelden und prüfen können, musst du in FinanzOnline einen Webservice-Benutzer anlegen. Bist du noch kein FinanzOnline-Teilnehmer, musst du zuerst einen FinanzOnline Benutzer erstellen (siehe Punkt A). Hast du bereits einen FinanzOnline Benutzer kannst du gleich weiter zu Punkt B) Webservice User erstellen springen.

A) FinanzOnline Benutzer erstellen

Gehe dazu zur FinanzOnline Seite: https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/

Wähle eine Benutzer-Identifikation und schreib dir diese auf. Du benötigst diese bei zukünftigen Logins. Dann klick auf „Weiter“ und wenn alles richtig eingegeben ist, auf „Senden“. Falls nicht alle Daten korrekt eingegeben wurden, klicke auf „Zurück“ und korrigiere es. 

Stimmen deine Anmeldedaten mit den bereits bei deinem Finanzamt gespeicherten personenbezogenen Daten (Grunddaten) überein, erhältst du deine Zugangskennungen: 

• Teilnehmer-Identifikation (TID) 
• Benutzer-Identifikation (BENID) 
• Persönliche Identifikationsnummer (PIN) 

Die Übermittlung dieser Zugangskennungen erfolgt durch Zustellung mit Rückscheinbrief (RSa). 

B) Webservice User erstellen

Jetzt legst du einen Benutzer für den Registrierkassen-Webservice an.
Log dich wieder mit deinen Daten bei FinanzOnline (FON) ein: 

Wähle dann “Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice“.

Bei mir fehlt der Punkt “Anlegen eines Benutzers”!

Falls du den Menüpunkt “Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice” nicht siehst, dann wende dich bitte an dein zuständiges Finanzamt. Weise auf das Problem des fehlenden Menüpunkts hin und beantrage, dass du korrekt als Kleinunternehmer geführt wirst und zusätzlich das so genannte “fiktive Umsatzsteuer-Signal” (auch NULL-U-SIGNAL genannt) für dich gesetzt wird. Alternativ kannst du auch einen Antrag, direkt über FinanzOnline stellen. Öffne dazu das Menü “Eingaben > Anträge > Sonstige Anträge”, wähle dort Deine Steuernummer und im Feld Betreff “Sonstige Anbringen und Anfragen” aus.

Lege dann deinen persönlichen Registrierkassen-Webservice Benutzer an, indem du die folgenden 3 Schritte, wie am Bild gezeigt, ausführst. 

Gib eine Benutzer-Identifikation ein (Achtung: Dies muss eine andere Benutzer-Identifikation sein als beim FON-Login.) und gib eine PIN an (Achtung: Auch hier muss es eine andere PIN sein als beim FON-Login!). 

Schreibe dir die Benutzer-Identifikation und die PIN auf. Du benötigst diese, um sie direkt in helloCash einzutragen. Achte aber natürlich darauf, dass Unbefugte keinen Zugriff auf diese Daten haben. 

Klicke dann auf „Anlegen“. 

Sobald der Webservice Benutzer angelegt wurde, müssen dir folgende Daten zur Verfügung stehen: 

• Teilnehmer-Identifikation (vom FON–Zugang) 
• Benutzer-Identifikation (vom Webservice–Benutzer, nicht vom FON–Zugang) 
• PIN (Webservice Benutzer, nicht vom FON–Zugang) 

Diese Daten müssen jetzt in helloCash hinterlegt werden. Wechsle dazu wieder in deine Registrierkasse, wie auf dem Bild zu sehen.

Um die Daten zu hinterlegen, bitte den Button „Daten hinterlegen“ drücken. 

Achtung: Es ist wichtig, dass die Daten, welche in helloCash hinterlegt sind, mit denen bei FinanzOnline zu jeder Zeit übereinstimmen! 

Hinweis: Bei Problemen mit den Zugangsdaten versuche bitte, die Daten des Webservice-Benutzers im FinanzOnline zu ändern und die neuen Daten in helloCash zu hinterlegen. 

Dann warte bitte 5 Minuten, bevor du zum nächsten Schritt gehst. In der Zwischenzeit wird deine Kasse vollkommen automatisch bei FinanzOnline angemeldet. Klicke nach den 5 Minuten auf „Fon Kassenstatus abfragen“ und überprüfe, ob die Anmeldung auch tatsächlich funktioniert hat. 

3. Zertifikat kaufen und Startbeleg prüfen

Im nächsten Schritt musst du ein Zertifikat kaufen. Das Zertifikat ist notwendig, um zu beweisen, dass deine Signatur von einem zertifizierten Hersteller ist. Beachte, dass du nur ein Zertifikat kaufst. Klicke dazu auf „Zertifikat kaufen“ und warte 5 Minuten bis zur Verifizierung.

Den Preis für das Zertifikat findest du hier unter den Funktionen der einzelnen Modelle. Da wir dir natürlich auch weiterhin die beste Leistung zum günstigsten Preis anbieten wollen, beinhaltet das Zertifikat die folgenden Leistungen: 

• Automatische Erstellung und Überprüfung des Startbelegs. 
• Super-Schnelle Erstellung der Signatur (<= 0,05 Sekunden pro Signatur). 
• Unendlich viele Signaturen (Rechnungen, Stornos, etc.) im Preis inkludiert. 

Der Preis für das Zertifikat entsteht aus den folgenden Gründen: 

• Wir (helloCash) müssen die Zertifikate selbst von gesetzlich definierten Anbietern zukaufen. 
• Damit wir dir garantieren können, dass die Signatur fast in Echtzeit funktioniert, bedarf es zusätzlicher Hardware, für deren Betrieb laufend Kosten anfallen. 
• Die Umsetzung der Signatur erfordert enormen zusätzlichen Aufwand für unser Entwickler-Team. 

Die Bezahlung des Zertifikats ist möglich mittels deiner hinterlegten Zahlungsart. 

• SEPA-Bankeinzug/Lastschriftverfahren oder 
• Kreditkarte 

Normalerweise wird das Zertifikat automatisch verifiziert. Bitte überprüfe das hier unter Registrierkasse > Einstellungen > Signatur > Zertifikate > Status.

Falls es nicht verifiziert ist, bitte klicke auf „Verifizieren“. 

Fehler beim Zertifikatskauf

• Bitte beachte, dass die Überprüfung deiner Zahlungsmethode einige Zeit in Anspruch nimmt. Deswegen bitte nicht nochmals auf “Zertifikat kaufen” gehen. Sollte es trotzdem zu Fehlern kommen, versuche eine andere Zahlungsart bzw. schreibe uns an info@hellocash.at 
• Bitte prüfe, ob die bei helloCash eingegebene UID-Nummer mit der UID-Nummer in FinanzOnline zusammenpasst. 
• Bitte prüfe, ob du überall die Häkchen bei den Punkten gesetzt hast, ansonsten wird eine Fehlermeldung angezeigt. 

Möchtest du noch nähere Informationen haben, welche Fehler beim Kauf des Zertifikats auftreten können, dann lies dir diesen Beitrag durch. Du kannst dich auch gerne jederzeit an unser Support-Team wenden. 

Zusätzlich wird automatisch der gesetzlich erforderliche Startbeleg erstellt. Dieser wird direkt von der Kasse an FinanzOnline übermittelt und dort ebenfalls automatisch geprüft. Die Prüfung kann bis zu 10 Sekunden dauern. Das funktioniert alles komplett von selbst. Du als Kunde musst lediglich am Ende in FinanzOnline kontrollieren, ob die Kasse, das Zertifikat und der Startbeleg erfolgreich eingetragen sind. Der Startbeleg ist dabei in FinanzOnline unter Eingaben > Registrierkassen > Liste aller übermittelten Belege zu finden. Der Startbeleg wird zusätzlich in helloCash unter Registrierkasse > Einstellungen > Signatur > Belege abgespeichert.

Gratulation! Du bist am Ende angelangt und hast erfolgreich deine Signatur eingerichtet. Hast du noch Fragen zu diesem Thema oder sind während der Schritte Probleme aufgetaucht, kannst du dich jederzeit gerne an unseren Support wenden. Möchtest du Fehler bei der Signaturpflicht vermeiden, kannst du dir auch gerne diesen Artikel durchlesen.