Die elektronische Registrierkasse war früher das einzige erschwingliche Kassensystem für Kleinunternehmen. Mit dem Fortschritt der computergestützten und mobilen Aufzeichnungssysteme gibt es heutzutage eine Menge preiswerter Kassenlösungen. Mehr dazu erfährst du in diesem Blogartikel.
KEINE ZEIT? HIER KOMMT DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
Was ist eine elektronische Registrierkasse?
Die elektronische Registrierkasse kann auch als Kassenterminal oder POS-Terminal (POS steht für Point of Sale) bezeichnet werden. Mit einer solchen Kasse werden am Ende eines Kaufprozesses Daten erfasst und verarbeitet.
Ist eine elektronische Registrierkasse Pflicht?
Unternehmer mit einem Jahresumsatz von über 15.000 Euro und Barumsätzen über 7.500 Euro sind ab 2016 dazu verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen gelten als elektronische Kasse.
Wer muss eine elektronische Registrierkasse führen?
Grundsätzlich müssen Unternehmen zur Einzelerfassung von Barumsätzen ein elektronisches Aufzeichnungssystem (also eine Registrierkasse) verwenden. Die Pflicht gilt für Jahresumsätze je Betrieb, die bei über 15.000 Euro bzw. die Barumsätze dieses Betriebes bei über 7.500 Euro im Jahr liegen. Sobald diese beiden Grenzen überschritten werden, muss der Unternehmer eine elektronische Registrierkasse besitzen.
Welche Alternativen gibt es für eine elektronische Registrierkasse?
Mittlerweile gibt es verschiedene innovative Alternativen zur elektronischen Kasse. Moderne Kassensysteme bieten Unternehmern weiterführende Funktionen, mit denen Geschäftsprozesse optimiert oder Neukunden gewonnen werden können. Zudem ist ein Kassensystem smart mit anderen Geräten vernetzt und passt sich individuell an die Unternehmensstruktur an.
Was sind die Vor- und Nachteile einer elektronischen Registrierkasse?
Vorteile:
- Auswertungen möglich (Warenbewegungen, Umsätze, etc.)
- Menschliche Fehler werden vermieden
- Sichere Geldaufbewahrung
- Rechtssichere Archivierung von Dokumenten
- Effiziente Arbeitsweise
Nachteile:
- Papierverbrauch hoch
- Hohes Investment
- Teilweise komplexe Bedienung
DIE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE & CO.
Falls du gerade erst registrierkassenpflichtig geworden bist oder einfach auf der Suche einer modernen und benutzerfreundlichen Kasse bist, dann bieten sich dir gegenwärtig eine Vielzahl von gesetzeskonformen Lösungen an, die auch für Kleinunternehmer oder Start-Ups erschwinglich sind.
DIE TRADITIONELLE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE
Das wohl bekannteste Kassenmodell ist die traditionelle elektronische Registrierkasse, die mit einer Kassensoftware ausgestattet ist und alle üblichen Transaktionen verarbeiten kann. Natürlich gibt es in dieser Kategorie unterschiedliche Modelle, Marken und Preissegmente. Eine einfache elektronische Registrierkasse ist im Normalfall auch für Kleinunternehmer durchaus erschwinglich. Je nach Ausstattung und Zusatzfunktionen können aber solche Kassensysteme schnell ganz schön ins Geld gehen.
DIE PC-KASSE ALS FLEXIBLE LÖSUNG
Flexibler als eine elektronische Registrierkasse sind PC-Kassen. Da bei dieser Kassenart die Hardware unabhängig von der Kassensoftware ist, kannst du als Unternehmer selbst entscheiden, was du alles brauchst damit der Laden läuft. Ganz sicher braucht es ein Peripheriegerät wie einen Computer, ein Tablet oder ein Handy. Je nach Bedarf kannst du für deine PC-Kasse dann auch noch einen Zusatzbildschirm, einen Drucker, einen Codescanner oder andere Zusatzoptionen wie ein Kartenlesegerät erwerben.
Auch hier sind die Preise unterschiedlich, da aber oft bestehende Geräte eingesetzt werden können, sind PC-Kassen oft durchaus preisgünstig. Einen besonders guten Deal machst du hier auch, wenn du eine gute, aber günstige Kassensoftware installierst.
ONLINE-PROGRAMME FÜR EINE SORGENFREIE KASSENNUTZUNG
Natürlich geht auch der Markt der Registrierkassen absolut mit der Zeit. So ist es kein Wunder, dass die elektronische Registrierkasse langsam vom Markt verdrängt wird.
Auch die PC-Kasse mit fest installiertem Kassenprogramm kann nicht mehr mit modernen Lösungen mithalten.
Webbasierte Kassensoftwarelösungen oder Apps bieten nämlich den entscheidenden Vorteil, dass sie immer up to date sind. Wie du ja bestimmt weißt, kommen in Sachen elektronische Registrierkasse laufend neue Gesetzesanforderungen auf dich als Kassenbesitzer zu. Deshalb ist eine Online-Kassensoftware mehr als zu empfehlen. Du kannst dir damit nämlich Updates ersparen und brauchst dir überhaupt keine Gedanken über die Konformität deiner Kassenversion zu machen, denn dein Kassenanbieter kümmert sich um alles.
Darüber hinaus bieten Online-Kassenprogramme in der Regel viele interessante und oft personalisierbare Zusatzfunktionen und das meist zu absolut bezahlbaren Preisen.
KOSTEN EINER ELEKTRONISCHEN KASSE
Natürlich hängt der Preis einer elektronischen Registrierkasse stark von deinen Anforderungen an die Kassenlösung ab. Je mehr Funktionen du in deinem Unternehmen nutzen möchtest, desto höher das Investment.
Die Basisversion einer Registrierkasse kannst du dir bereits für unter 300 Euro anschaffen. Wenn du deine neue Kasse aber individuell auf deine Geschäftsprozesse anpassen möchtest, musst du mit einer Investition von mehreren Tausend Euro rechnen.
In großen Unternehmen kann das auch schon mal in den 5-stelligen Bereich gehen. Informiere dich vorher daher genau, welchen Funktionsumfang du dir für dein Unternehmen konkret wünschst.
SO FUNKTIONIERT EINE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE
Durch eine elektronische Registrierkasse kannst du Kassiervorgänge auf unterschiedlichen Wegen erfassen. Eine Möglichkeit ist die manuelle Eingabe des Preises oder einer Artikelnummer. Wer es etwas moderner mag, kann auch einen Handscanner nutzen.
Nach der Erfassung aller Artikel ermittelt die elektronische Kasse dann den zu zahlenden Gesamtbetrag. Du musst anschließend nur noch den Betrag in die Kasse eintippen, den du vom Kunden erhalten hast.
Im nächsten Schritt öffnet sich die Geldschublade der elektronischen Registrierkasse und zeigt dir optional die Höhe des Wechselgeldes an. Natürlich können je nach System auch weitere Zahlungsmethoden in Empfang genommen werden.
Neben der Barzahlung kannst du mit einer elektronischen Kasse auch EC- oder Kreditkartenzahlung und sogar Wertgutscheine verarbeiten. Für den Tagesabschluss liefert dir eine moderne elektronische Registrierkasse zudem eine automatische Tagesauswertung.
Diese Auswertung wird durch den sogenannten „Z-Bon“ ermöglicht. Dieser weist detailliert die Tagessumme der Einnahmen aus. Hinsichtlich der Buchführung ist der Z-Bon ein wichtiges Instrument. Er dient dem Abgleich des Soll-Kassenbestands mit dem Istbestand.
Hier gehen wir nochmal detaillierter auf die Funktionen einer elektronischen Registrierkasse ein.
PRAXIS-TIPP: DAS MUSST DU BEIM TAGESENDSUMMENBON BEACHTEN
Wer eine elektronische Registrierkasse benutzt, sollte sich genau darüber informieren, wie die Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) aufbewahrt werden müssen.
Denn hier verstehen Prüfer keinen Spaß. Wichtig ist, dass die Bons in jedem Fall vollständig aufbewahrt werden müssen. Zudem musst du sie fortlaufend nummerieren.
Achte darauf, dass die folgenden Daten auf dem Bon vorhanden sind:
- Name deines Unternehmens,
- Zeitangabe des Abrufs,
- Datum,
- Tagessumme,
- Kennzahl von Kunde,
- Information bzgl. Bar-oder Kreditkartenzahlung,
- Stornierungen,
- Retouren,
- Tagesabschlussauswertungen.
Gerade bei Stornierungen musst du aufpassen. Denn wer hier Bons entsorgt, muss sich auf Ärger mit dem Prüfer einstellen. Bewahre daher sicherheitshalber einfach alle Belege auf.
ELEKTRONISCHE KASSE: BEWAHRE DIE BEDIENUNGSANLEITUNG AUF
Apropos aufbewahren. Wenn du dir eine neue elektronische Kasse anschaffst, solltest du die Bedienungsanleitung gut aufbewahren.
Warum? Nun, die Anleitung sagt viel über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung aus. Hinsichtlich der Gesetzgebung solltest du daher auch Handbücher und Wartungsprotokolle sorgfältig dokumentieren.
Eine elektronische Registrierkasse erfasst regelmäßig alle Einnahmen einzeln (pro Kunde). Die summarische Erfassung deiner Umsätze reicht daher nicht aus.
Du siehst: Es gibt in Bezug auf elektronische Registrierkassen einiges zu beachten. Aber keine Sorge. Auf unserem Blog informieren wir dich regelmäßig über die neuesten Updates zu den Themen Kassensysteme, Unternehmertum und mehr.
FRAGEN & ANTWORTN ZUR ELEKTRONISCHEN REGISTRIERKASSE
Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht in Österreich?
Seit Jänner 2016 gilt die Registrierkassenpflicht. Als Unternehmer musst du dich an sie halten, wenn du einen Umsatz von 15.000 Euro pro Jahr erzielst, von dem mindestens 7.500 Euro in bar eingenommen wird.
Welche Ausnahmen gibt es für sogenannte mobile Gruppen?
Bei mobilen Gruppen handelt es sich um Personen, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätten erbringen. Mobile Gruppen müssen keine Registrierkasse mit sich führen.
Jedoch muss bei der Leistungserstellung ein Beleg ausgestellt werden. Die Durchschrift muss dann unmittelbar bei der Rückkehr in die tatsächliche Betriebsstätte in die Registrierkasse aufgenommen werden.
Aber wer gehört zu den mobilen Gruppen? Beispielsweise sind das Masseure, Friseure oder Ärzte, die viel unterwegs sind und dort ihre Dienstleistungen erbringen.
Übrigens fallen auch Kleinunternehmer seit 2016 unter die Registrierkassenpflicht, wenn sie mehr als 15.000 Euro Umsatz pro Jahr machen und davon mindestens 7.500 Euro in bar eingenommen wird.
Was ist die Kalte Hände Regelung?
Wenn dein Geschäftsbetrieb auf öffentlichen Plätzen stattfindet und deine jährlichen Umsätze unter 30.000 Euro liegen, gilt die Ausnahme der sogenannten Kalten-Hände-Regelung.
Das heißt konkret: Wenn du die Umsatzgrenzen nicht überschreitest, bist du sowohl von der Registrierkassen- als auch Belegerteilungspflicht befreit.
Welche Registrierkasse brauche ich?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht so leicht beantworten, da es natürlich auf deine individuellen Anforderungen ankommt. Trotzdem können wir dir ein paar wichtige Hinweise zu den Funktionen geben, die deine neue elektronische Kasse mitbringen sollte:
- Ausstellung von Belegen
- Speicherung von Eingaben
- Exportfunktion für Finanzamt
- Aufdruck von handelsüblichen Bezeichnungen auf den Beleg
- Signaturfunktion
- QR-Code Funktion
Brauche ich eine Registrierkasse für meinen Verein?
Du bist für einen Verein verantwortlich? Dann haben wir gute Nachrichten.
Für Vereine (z. B. Feuerwehren), deren Veranstaltungen als kleines Vereinsfest gelten und nicht länger als 72 Stunden (drei Tage) pro Jahr dauern gibt es einen Erlass. Dementsprechend sind solche Vereine von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.
Aber Achtung:
Sollte dein Verein eine wirtschaftliche Aktivität verfolgen und die o. g. Umsatzgrenzen überschreiten, fällt er unter die Registrierkassenpflicht.
TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG IN ÖSTERREICH
Auch in Österreich gibt es Regelungen, um die nachträgliche Manipulation an elektronischen Kassen zu verhindern.
Seit 01. Jänner 2017 müssen Registrierkassen eine technische Sicherheitseinrichtung gemäß § 131b Abs. 2 verfügen.
Aber wie genau funktioniert das?
Nun, über die Sicherheitseinrichtung wird eine Verbindung der Barumsätze hergestellt. Um genau zu sein, erfolgt das über eine elektronische Signatur. An diese Vorgaben musst du dich in jedem Fall halten.
Dementsprechend muss eine Schnittstelle zur TSE mit einer Signaturerstellungseinheit eingerichtet werden. Verschlüsselt wird diese Einrichtung durch den Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 und die Kassenidentifikationsnummer. Auch hierbei handelt es sich um sehr wichtige Maßnahmen.
Bitte gehe sicher, dass dieses Zertifikat in deinem Unternehmen unbedingt vorhanden ist.
Du fragst dich, wo du das nötige Signaturzertifikat herbekommst? Im Grunde kannst du es bei einem Zertifizierungsdienstanbieter (ZDA) im EU/EWR-Raum oder in der Schweiz beziehen. Für Österreich sind die Zertifikate GLOBALTRUST oder A-Trust verfügbar.
WAS BRINGT DIE REGISTRIERKASSENPFLICHT GENAU UND GIBT ES AUSNAHMEN?
Durch die Registrierkassenpflicht sollen Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen vermieden werden. Weiter soll zwischen Unternehmen eine Wettbewerbsgleichheit hergestellt werden.
Mobile Gruppen werden von der Registrierkassenpflicht z. B. entlastet. Denn sie müssen ihre Barumsätzen außerhalb ihrer Betriebsstätte nicht mittels elektronischer Kasse einnehmen.
Das hat praktikable Gründe. Denn Tierärzte, Ärzte oder Reiseleiter können die elektronische Registrierkasse natürlich nicht den ganzen Tag bei sich führen.
Wie bereits beschrieben, reicht es, wenn mobile Gruppen die Umsätze an ihrer tatsächlichen Betriebsstätte in der Registrierkasse verbuchen.
ELEKTRONISCHE KASSE – AUF HELLOCASH FINDEST DU REGELMÄSSIG NEUE INFORMATIONEN
Du bist dir noch nicht sicher, welche elektronische Registrierkasse wirklich für dich geeignet ist? Keine Sorge. Auf unserem Blog findest du regelmäßig neue, interessante Informationen über alle Themen im Bereich Kassensysteme.
Wir bieten nicht nur ein eigenes innovatives Kassensystem an, sondern liefern dir auch wertvolles Wissen, das du direkt in deinem eigenen Unternehmen integrieren kannst.
Gerade im Bereich Steuern und Buchführung solltest du nämlich besonders vorsichtig sein. Hier lauern nämlich verschiedene Verordnungen und Gesetze, die du unbedingt einhalten solltest. Bei Verstößen kann es nämlich sehr teuer werden.
Um immer auf dem neuesten Stand zu sein raten wir dir daher zu einem innovativen Kassensystem. Hier werden Gesetzesänderungen automatisch via Update berücksichtigt. Du fragst dich, wie das gehen soll? Im nächsten Abschnitt erfährst du mehr über das innovative Kassensystem von helloCash.
HELLOCASH – DIE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE FÜR ALLE BILDSCHIRME
Falls du helloCash noch nicht ausprobiert hast, solltest du dies unbedingt mal machen.
Bei helloCash handelt es sich um ein Kassenprogramm, das du ganz einfach über deinen Browser oder als App für dein Android oder IOS Gerät bedienen kannst.
Besonders interessant an helloCash sind außerdem die tollen Zusatzfeatures, die dir den Geschäftsalltag enorm erleichtern werden. Selbstverständlich kannst du mit helloCash in wenigen Klicks deine ganze Artikel-, Bestandes-, Kunden- und Mitarbeiterverwaltung managen. Aber nicht nur das. Wir bieten dir beispielsweise auch ein tolles Tool zur Terminvergabe, das du ganz einfach online auf deine Webseite stellen kannst!
Natürlich bieten wir dir das alles zu absolut fairen Preisen an. Von der Gratis- bis zur Premiumversion ist und bleibt helloCash immer bezahlbar.
Selbstverständlich kannst du helloCash kostenlos testen!
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.