Die treibende Kraft der österreichischen Wirtschaft sind Klein- und Mittelunternehmen. Vor allem viele Dienstleistungsbetriebe gehören zu den Kleinunternehmen. Aber was ist eigentlich ein Kleinunternehmen? Erfahre hier alle wichtigen Aspekte rund um die Kleinunternehmerregelung in Österreich.
Mit 1. Jänner 2025 wurde die Kleinunternehmerregelung umfassend geändert. Unter anderem wurde die Umsatzgrenze angehoben und eine neue Toleranzregelung eingeführt. Außerdem kann die Kleinunternehmerbefreiung unter bestimmten Voraussetzungen auch grenzüberschreitend innerhalb der EU genutzt werden.
In diesem Beitrag beantworten wir unter anderem folgende Fragen:
- Was ist die Kleinunternehmerregelung?
- Wie hoch ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer?
- Welche Steuern müssen Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer zahlen?
- Gibt es eine Gewinngrenze für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer?
- Welche Vorteile und Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?
- Wann kann sich ein Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung lohnen?
- Was hat sich seit 2025 geändert?
- Was muss bei Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern auf der Rechnung stehen?
- Müssen Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer eine Registrierkasse haben?
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Umsatzsteuerbefreiung für Unternehmen mit vergleichsweise geringen Umsätzen.
Seit 1. Jänner 2025 beträgt die Kleinunternehmergrenze 55.000 € brutto pro Kalenderjahr. Die Umsatzgrenze darf grundsätzlich weder im laufenden noch im vorangegangenen Kalenderjahr überschritten worden sein.
Eine wichtige Änderung gegenüber der früheren Regelung: Die 55.000 € stellen eine Bruttogrenze dar. Eine fiktive Umsatzsteuer wird bei der Ermittlung der Grenze nicht mehr herausgerechnet.
Grundsätzlich können Unternehmen mit Sitz ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit in Österreich oder einem anderen EU-Mitgliedstaat die Kleinunternehmerregelung nutzen. Für Unternehmen aus anderen EU-Staaten gelten zusätzliche Voraussetzungen.
Wird die Kleinunternehmerregelung angewendet, bedeutet das insbesondere:
- Auf den entsprechenden Ausgangsrechnungen wird keine Umsatzsteuer verrechnet.
- Es muss für diese Umsätze keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.
- Im Gegenzug besteht grundsätzlich kein Recht auf Vorsteuerabzug.
- Grundsätzlich müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen und keine Umsatzsteuerjahreserklärung abgegeben werden, sofern keine Ausnahme oder besondere Verpflichtung besteht.
Wie hoch ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer?
Seit 1. Jänner 2025 liegt die Kleinunternehmergrenze bei 55.000 € brutto pro Kalenderjahr.
Dabei ist nicht dein Gewinn entscheidend, sondern dein relevanter Umsatz.
Seit 2025 gibt es außerdem eine neue 10-%-Toleranzregelung.
Welche Umsätze zählen zur Umsatzgrenze?
Übst du mehrere unternehmerische Tätigkeiten aus, müssen die relevanten Umsätze grundsätzlich zusammengerechnet werden.
Bestimmte Umsätze werden jedoch nicht in die Kleinunternehmergrenze eingerechnet. Dazu zählen beispielsweise bestimmte Hilfsgeschäfte und Geschäftsveräußerungen sowie verschiedene steuerbefreite Umsätze.
Auch Einfuhren, innergemeinschaftliche Erwerbe und Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf die Kleinunternehmerin oder den Kleinunternehmer übergeht, werden bei der Ermittlung der Kleinunternehmergrenze grundsätzlich nicht berücksichtigt.
Welche Umsätze im konkreten Fall einzubeziehen sind, solltest du im Zweifelsfall mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater klären.
Was passiert, wenn ich die 55.000-€-Grenze überschreite?
Wird die Umsatzgrenze um nicht mehr als 10 % überschritten, kann die Kleinunternehmerbefreiung im laufenden Kalenderjahr grundsätzlich noch bis zum Jahresende angewendet werden.
Die maximale Grenze innerhalb dieser Toleranz beträgt somit 60.500 €.
Im folgenden Kalenderjahr kann die Kleinunternehmerbefreiung dann nicht mehr angewendet werden.
Wird die 55.000-€-Grenze hingegen um mehr als 10 % überschritten, fällt die Steuerbefreiung bereits im laufenden Jahr weg. Betroffen ist der Umsatz, mit dem die Toleranzgrenze überschritten wird, sowie alle danach erzielten Umsätze.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zur früheren Rechtslage.
Gibt es Ausnahmen von der Umsatzsteuerbefreiung?
Auch für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer können umsatzsteuerliche Verpflichtungen entstehen.
Das kann beispielsweise bei bestimmten innergemeinschaftlichen Erwerben, beim Bezug bestimmter Leistungen aus dem Ausland oder aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens der Fall sein.
Auch wenn du auf einer Rechnung irrtümlich Umsatzsteuer ausweist, kann dadurch eine Steuerschuld entstehen. Eine fehlerhafte Rechnung sollte deshalb möglichst rasch korrigiert werden.
Wie viel darf ich als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer verdienen?
Hier müssen Umsatz und Gewinn unterschieden werden.
Die Kleinunternehmerregelung knüpft grundsätzlich an den Umsatz an. Der Gewinn ergibt sich hingegen vereinfacht gesagt aus den Einnahmen abzüglich der betrieblichen Ausgaben.
Für die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung gibt es daher keine eigene Gewinngrenze.
Entscheidend ist vielmehr, ob die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung und insbesondere die relevante Umsatzgrenze eingehalten werden.
Der Gewinn kann beispielsweise im Rahmen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt werden. Dabei werden die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Für die Kleinunternehmerregelung ist aber nicht dieser Gewinn entscheidend, sondern der relevante Umsatz.
Welche Steuern müssen Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer zahlen?
Die Bezeichnung „Kleinunternehmerin“ oder „Kleinunternehmer“ bedeutet nicht, dass überhaupt keine Steuern bezahlt werden müssen.
Die Kleinunternehmerregelung betrifft in erster Linie die Umsatzsteuer.
Wer die Kleinunternehmerbefreiung anwendet, verrechnet auf den entsprechenden Ausgangsrechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer und führt dafür auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
Im Gegenzug kann grundsätzlich keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend gemacht werden.
Andere Steuern – insbesondere die Einkommensteuer – sind davon unabhängig.
Welche Vorteile und Nachteile bringt die Kleinunternehmerregelung?
Ob die Kleinunternehmerregelung für dich vorteilhaft ist, hängt stark von deinem Unternehmen, deinen Ausgaben und deiner Kundschaft ab.
Privatkundinnen und Privatkunden
Bedienst du hauptsächlich Privatkundinnen und Privatkunden, kann die Umsatzsteuerbefreiung ein Vorteil sein. Da du keine Umsatzsteuer verrechnen musst, kannst du deine Leistungen unter Umständen günstiger anbieten oder eine höhere Marge erzielen.
Privatkundinnen und Privatkunden können Umsatzsteuer grundsätzlich nicht als Vorsteuer geltend machen. Eine zusätzliche Umsatzsteuerbelastung kann sich daher unmittelbar auf den Endpreis auswirken.
Unternehmen als Kundinnen und Kunden
Sind deine Kundinnen und Kunden hauptsächlich andere Unternehmen, kann die Situation anders aussehen.
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können die ihnen verrechnete Umsatzsteuer grundsätzlich als Vorsteuer geltend machen. Für diese Kundinnen und Kunden stellt die Umsatzsteuer daher häufig keinen endgültigen Kostenfaktor dar.
Gleichzeitig kannst du bei Anwendung der Kleinunternehmerbefreiung selbst grundsätzlich keine Vorsteuer aus deinen betrieblichen Ausgaben abziehen.
Bei hohen Investitionen kann die Regelbesteuerung deshalb unter Umständen vorteilhafter sein.
Prognose der Geschäftsentwicklung
Auch nach der Reform bleibt die Einschätzung der zukünftigen Geschäftsentwicklung wichtig.
Näherst du dich der Umsatzgrenze von 55.000 €, solltest du deine Umsätze genau beobachten. Besonders relevant ist die Toleranzgrenze von 10 %.
Bei einer Überschreitung von mehr als 10 % kann bereits während des laufenden Jahres Umsatzsteuerpflicht entstehen.
Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung: Wann kann sich die Regelbesteuerung lohnen?
Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer können freiwillig auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren.
In diesem Fall gelten die allgemeinen umsatzsteuerlichen Vorschriften: Auf steuerpflichtige Umsätze wird Umsatzsteuer verrechnet, gleichzeitig besteht grundsätzlich das Recht auf Vorsteuerabzug.
Ein Verzicht kann insbesondere interessant sein, wenn:
- in der Gründungsphase hohe Investitionen anfallen,
- regelmäßig hohe vorsteuerbelastete betriebliche Ausgaben entstehen,
- die Kundinnen und Kunden überwiegend selbst vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind oder
- absehbar ist, dass das Unternehmen künftig ohnehin nicht mehr unter die Kleinunternehmerregelung fallen wird.
Bei einem Unternehmen mit überwiegend Privatkundinnen und Privatkunden kann die Situation hingegen anders aussehen. Da diese die verrechnete Umsatzsteuer grundsätzlich nicht als Vorsteuer abziehen können, kann die Regelbesteuerung zu höheren Endpreisen führen oder – bei gleichbleibenden Endpreisen – die eigene Marge reduzieren.
Wer sich freiwillig für die Regelbesteuerung entscheidet, ist grundsätzlich fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.
Der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung wird gegenüber dem Finanzamt erklärt. Bei Ausübung der Option zur Steuerpflicht gelten zudem die entsprechenden umsatzsteuerlichen Erklärungspflichten.
Ob sich der Verzicht tatsächlich lohnt, hängt daher stark von der individuellen Situation des Unternehmens ab. Neben der aktuellen Höhe der Vorsteuer sollte auch die voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens während der Bindungsdauer berücksichtigt werden.
Einkommensteuer
Neben der Umsatzsteuer muss auch die Einkommensteuer berücksichtigt werden.
Die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer bedeutet nicht, dass der Gewinn automatisch von der Einkommensteuer befreit ist.
Wie hoch die Einkommensteuer tatsächlich ausfällt, hängt unter anderem vom steuerpflichtigen Einkommen und der individuellen Situation ab.
Bei rechtlichen und steuerlichen Fragen solltest du dich deshalb mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater abstimmen. helloCash übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen steuerlichen Informationen.
Was hat sich 2025 für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer geändert?
Mit 1. Jänner 2025 wurde die Kleinunternehmerregelung in Österreich umfassend reformiert.
Die wichtigsten Neuerungen betreffen die Umsatzgrenze, die Überschreitung dieser Grenze und die Anwendung der Kleinunternehmerbefreiung innerhalb der Europäischen Union.
Neue Umsatzgrenze von 55.000 €
Bis Ende 2024 galt grundsätzlich eine Umsatzgrenze von 35.000 € netto, wobei für die Berechnung eine fiktive Umsatzsteuer herausgerechnet wurde.
Seit 1. Jänner 2025 beträgt die Grenze 55.000 € brutto.
Damit können deutlich mehr kleinere Unternehmen unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
Neue Toleranzregelung
Auch die Regelung für das Überschreiten der Umsatzgrenze wurde geändert.
Die frühere Regel, nach der die Grenze unter bestimmten Voraussetzungen einmal innerhalb von fünf Jahren um maximal 15 % überschritten werden durfte, gilt nicht mehr.
Seit 2025 gilt stattdessen eine 10-%-Toleranzgrenze.
Wird die Umsatzgrenze von 55.000 € um höchstens 10 % überschritten, kann die Befreiung im betreffenden Jahr grundsätzlich noch bis Jahresende angewendet werden.
Bei einer Überschreitung von mehr als 10 % fällt die Befreiung ab dem Umsatz weg, mit dem diese Toleranzgrenze überschritten wird.
Kleinunternehmerregelung innerhalb der EU
Eine weitere große Neuerung betrifft grenzüberschreitend tätige Unternehmen.
Seit 2025 können Unternehmen die Kleinunternehmerbefreiung unter bestimmten Voraussetzungen auch in anderen EU-Mitgliedstaaten in Anspruch nehmen.
Dafür gelten zusätzliche Voraussetzungen. Unter anderem darf der unionsweite Jahresumsatz grundsätzlich 100.000 € nicht überschreiten. Außerdem sind die jeweiligen nationalen Umsatzgrenzen und weitere Melde- und Registrierungspflichten zu beachten.
Für grenzüberschreitend tätige Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer ist daher eine individuelle steuerliche Beratung besonders empfehlenswert.
Vereinfachte Rechnungen für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer
Seit 1. Jänner 2025 gibt es außerdem eine Erleichterung bei der Rechnungsausstellung.
Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer, die die Umsatzsteuerbefreiung anwenden, dürfen ihre Rechnungen nach den vereinfachten Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen ausstellen – unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags.
Was muss bei Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern auf der Rechnung stehen?
Da Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer bei Anwendung der Befreiung keine Umsatzsteuer verrechnen, unterscheidet sich ihre Rechnung von einer gewöhnlichen umsatzsteuerpflichtigen Rechnung.
Auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen.
Seit 2025 können Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer außerdem von den vereinfachten Rechnungsvorschriften Gebrauch machen.
Umsatzsteuerbefreiung
Auf der Rechnung sollte auf die Umsatzsteuerbefreiung hingewiesen werden.
Eine mögliche Formulierung ist beispielsweise:
„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“
Welche Formulierung für deinen konkreten Fall geeignet ist, solltest du im Zweifelsfall mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater klären.
Wichtig: Weist du trotz Anwendung der Kleinunternehmerbefreiung Umsatzsteuer gesondert auf deiner Rechnung aus, kann diese Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt geschuldet werden. Eine fehlerhafte Rechnung sollte deshalb berichtigt werden.
Umsatzsteueridentifikationsnummer
Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer müssen ihre UID-Nummer grundsätzlich nicht allein aufgrund der Kleinunternehmerregelung auf ihren Rechnungen anführen.
Bei Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU können jedoch zusätzliche umsatzsteuerliche Vorschriften gelten und eine UID bzw. besondere Registrierung erforderlich sein.
Rechnungsbestandteile
Seit 1. Jänner 2025 dürfen Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer, die die Befreiung anwenden, vereinfachte Rechnungen nach den Vorschriften für Kleinbetragsrechnungen ausstellen – unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags.
Eine solche Rechnung enthält insbesondere:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Art und Umfang der Lieferung bzw. Art der sonstigen Leistung
- Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- Entgelt
- Ausstellungsdatum
- Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung
Je nach Geschäftsfall können zusätzliche Angaben sinnvoll oder erforderlich sein.
Müssen Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer eine Registrierkasse haben?
Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt und ob du eine Registrierkasse benötigst, sind zwei unterschiedliche Fragen.
Für die Registrierkassenpflicht gelten eigene Umsatzgrenzen.
Grundsätzlich besteht Registrierkassenpflicht, wenn beide relevanten Grenzen überschritten werden:
- Jahresumsatz: mehr als 15.000 €
- Barumsatz: mehr als 7.500 € pro Jahr
Ob die Registrierkassenpflicht tatsächlich besteht, hängt außerdem vom konkreten Geschäftsmodell und möglichen Ausnahmen ab.
Die Kleinunternehmergrenze von 55.000 € darf daher nicht mit den Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht verwechselt werden.
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Wie kann ich die Steuerbefreiung in helloCash aktivieren?
Du bist Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer und nutzt helloCash? Dann kannst du deine Umsatzsteuerbefreiung in deiner Registrierkasse einstellen.
So funktioniert es:
- Logge dich in deine Registrierkasse ein.
- Gehe zu Registrierkasse > Einstellungen > Allgemein > Steuerliche Begünstigung.
- Aktiviere die Einstellung Kleinunternehmer.
- Fertig.
Schon kann es mit dem Kassieren losgehen.
Brauchst du bei der Einstellung Hilfe? Dann kannst du dich an unseren Support wenden.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung kann insbesondere für kleinere Unternehmen und Dienstleistungsbetriebe eine erhebliche administrative Erleichterung darstellen.
Seit 1. Jänner 2025 gelten jedoch wichtige neue Regeln.
Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Die Kleinunternehmergrenze beträgt 55.000 € brutto.
- Die Grenze darf grundsätzlich weder im laufenden noch im vorangegangenen Kalenderjahr überschritten worden sein.
- Bei einer Überschreitung um höchstens 10 % kann die Befreiung im laufenden Jahr grundsätzlich bis Jahresende bestehen bleiben.
- Bei einer Überschreitung um mehr als 10 % fällt die Befreiung ab dem maßgeblichen Umsatz weg.
- Die Regelung kann unter bestimmten Voraussetzungen auch grenzüberschreitend innerhalb der EU genutzt werden.
- Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer weisen grundsätzlich keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus und können dafür keine Vorsteuer abziehen.
- Seit 2025 gelten Erleichterungen bei der Rechnungsausstellung.
- Ein freiwilliger Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung kann insbesondere bei hohen Investitionen oder überwiegend vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskundinnen und Geschäftskunden interessant sein.
Ob die Kleinunternehmerregelung für dein Unternehmen tatsächlich die beste Wahl ist, hängt von deiner individuellen Situation ab. Gerade bei hohen Investitionen, vielen Geschäftskundinnen und Geschäftskunden, Umsätzen nahe der Umsatzgrenze oder grenzüberschreitenden Geschäften solltest du die Entscheidung mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater abstimmen.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.