Hier findest du einen Überblick über die Gutscheinverwaltung von helloCash.
Unterschied Einzweckgutschein vs. Mehrzweckgutschein
Die Behandlung von Gutscheinen ist ein sehr umfassendes steuerrechtliches Thema. In diesem Beitrag versuchen wir, einen ersten Einblick in die Unterschiede zwischen Einzweckgutschein und Mehrzweckgutschein zu geben. Wir empfehlen dir aber unbedingt die Abklärung über Erfassung und Einlösung der Gutscheine mit deinem Steuerberater. Dieser Beitrag hier ersetzt keine Beratung mit deinem Buchhalter oder Steuerberater.
Was ist ein Einzweckgutschein?
Von einem „Einzweckgutschein“ wird dann gesprochen, wenn der Ort der Leistungen und die dafür geschuldete Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Ausstellung des Gutscheins feststehen. Ist dies nicht der Fall, wird von einem „Mehrzweckgutschein“ gesprochen.
Die umsatzsteuerlichen Folgen von Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen unterscheiden sich grundlegend: Während bei einem Einzweckgutschein bereits zum Zeitpunkt der Ausstellung von der Erbringung der Leistung ausgegangen (fingiert) und sofort Umsatzsteuer ausgelöst wird, ist dies beim Mehrzweckgutschein nicht der Fall. Hier entsteht die Umsatzsteuerschuld erst mit der späteren tatsächlichen Erbringung der Leistung.
Da ein Einzweckgutschein sofort als Barumsatz inklusive Umsatzsteuer in der Kasse erfasst werden muss, ist bei der Einlösung dieser Gutscheine nicht zwingend ein gesonderter Kassenbeleg zusätzlich auszustellen.
Bitte besprich mit deinem Steuerberater, wie du Einzweckgutscheine bestmöglich erfassen und behandeln sollst.
Was ist ein Mehrzweckgutschein?
Ein „Mehrzweckgutschein“ charakterisiert sich u.a. dadurch, dass die geschuldete Umsatzsteuer zum Zeitpunkt des Verkaufs noch nicht eindeutig feststeht. Bei Einlösung der jeweiligen Leistung liegt ein registrierkassen- und belegerteilungspflichtiger Barumsatz vor.
Wichtiger Hinweis! Bitte frage immer deinen Steuerberater, ob und wie du Mehrzweckgutschein-Verkäufe in deiner Registrierkasse erfassen sollst.
Wie verkaufe ich einen Gutschein mit der helloCash Gutscheinverwaltung?
Dies ist in der Gutscheinverwaltung von helloCash möglich. Klicke dazu auf Registrierkasse > Gutscheinverwaltung. Hier in der Übersicht werden dir alle Gutscheine mit den relevanten Daten (z. B. Code, Datum, Betrag, etc.) angezeigt. Um einen Gutschein zu verkaufen, klicke auf den Button rechts oben „+Gutschein verkaufen“.
Fülle die Felder Bezeichnung, Wert und Anzahl aus und entscheide, ob es sich um einen Mehrzweck- oder Einzweckgutschein handelt. Bei einem Mehrzweckgutschein wird automatisch 0 % USt hinterlegt, sprich der Verkauf eines Mehrzweckgutschein wird als Null-%-Umsatz behandelt. Dementsprechend wird dieser auch beispielsweise in der Gutschein-Auswertung ausgewiesen. Wird ein Einzweckgutschein ausgewählt, muss der entsprechende USt-Satz hinterlegt werden (z. B. 20 %).
Mit dem Klick auf Zahlung und der Angabe der Bezahlmethode schließt du den Verkauf genau wie bei einer Rechnung ab.
Wie werden Verkäufe von Gutscheinen in Auswertungen erfasst?
Falls du Mehrzweckgutscheine via helloCash verkaufst, wird der Verkauf von Mehrzweckgutscheinen als (Null)-0%-Umsatz – zum Beispiel in der Gutscheinauswertung – dargestellt. Beim Einlösen wird der Gutschein entsprechend der bezogenen Leistung/Lieferung besteuert und als x-%Umsatz (je nach deiner Eingabe) dargestellt.
Der Verkauf des Wertgutscheins wird als Verbindlichkeitsnachweis des Unternehmers für den Kunden ausgestellt.
Der Verkauf von Einzweckgutscheinen wird natürlich ebenso in den Gutschein-Auswertungen erfasst. Bitte stelle sicher, dass du Verkauf und Einlösung richtig in deine Buchhaltung überleitest bzw. richtig verbuchst.
Wie kann ein Gutschein in helloCash eingelöst werden?
Einen Gutschein kannst du in helloCash auf unterschiedliche Arten einlösen.
Einzweckgutscheine kannst du direkt über die Gutscheinverwaltung einlösen:
In den Berichten zur Gutscheinverwaltung findest du eine Übersicht der erfolgten Verkäufe und Gutschein-Einlösungen.
Alternativ ist die Gutscheineinlösung direkt im Menüpunkt “Rechnung erstellen” möglich.
In den Berichten zur Gutscheinverwaltung findest du eine Übersicht der erfolgten Verkäufe und Gutschein-Einlösungen.
Bitte beachte, dass die Auswertungen abhängig von der Einlöseart sind. Bitte kläre vorab mit deinem Steuerberater, wie du die Einlösung am Besten vornimmst, damit dies auch richtig in deiner Buchhaltung weiterverarbeitet wird.
Einlösung von Mehrzweckgutscheinen musst du über das Formular “Rechnung erstellen” vornehmen. Auch diese Einlösungen findest du in der entsprechenden Gutschein-Auswertung. Bitte besprich dich auch hier mit deinem Steuerberater, damit alle Informationen richtig in deiner Buchhaltung verarbeitet werden.
Achtung: In der Gastroversion kann beim Kassiervorgang leider keine Gutscheinnummer eingegeben werden. Natürlich können deine Gäste trotzdem mit Gutschein(en) bezahlen. Hier musst du lediglich die eingelösten Gutscheine danach noch in der Gutscheinverwaltung manuell “entwerten”.
Gutscheinverwaltung: Wie kann ein Gutschein storniert werden?
Damit du einen Gutschein stornieren kannst, musst du zwei Schritte durchführen. Einerseits musst du unter „Rechnung verwalten“ die Rechnung des zugehörigen Gutschein-Verkaufs stornieren und andererseits in der „Gutscheinverwaltung“ den Gutschein selbst.
1. Rechnung des Gutschein-Verkaufs stornieren:
Klicke dazu unter Registrierkasse > Rechnungen verwalten auf die entsprechende Rechnung und dann auf den Stornieren-Button. Gib den Grund der Stornierung an und klicke wieder auf Stornieren.
2. Gutschein selbst stornieren:
Unter Registrierkasse > Gutscheinverwaltung muss nun auch noch der Gutschein storniert werden. Klappe den entsprechenden Gutschein herunter (Pfeil rechts) und klicke auch hier auf Stornieren. Gib wieder den Grund der Stornierung an und schließe den Vorgang mit erneutem Klick auf Stornieren ab.
Wir können keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen, bitte besprich dich immer mit deinem Steuerberater, damit du den Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen richtig behandelst, erfasst und in deine Buchhaltung überleitest.
Hast du noch offene Fragen zum Thema Gutscheinverwaltung? Dann kontaktiere unseren Support. Wir helfen dir gerne weiter!
