In puncto Kommunikation ist WhatsApp bereits seit einigen Jahren ein sehr beliebtes Tool. Aber ist eine WhatsApp Rechnung rechtskonform? Worauf müssen Unternehmen hier achten?
In diesem Beitrag zeigen wir dir, was du unbedingt über den WhatsApp Beleg wissen musst und wie du dank helloCash ganz einfach eine digitale Rechnung an deine Kunden versenden kannst.
Sind WhatsApp Rechnungen rechtskonform?
Grundsätzlich spricht nichts gegen den Versand einer Rechnung via WhatsApp. Österreichische Unternehmer müssen aber in jedem Fall die Anforderungen der WKO beachten. Die elektronische Rechnung in Österreich ist nämlich an bestimmte Bedingungen geknüpft. Zudem solltest du dich über die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp und Facebook informieren.
Lass uns mal einen Blick auf die Voraussetzungen werfen, die du als Unternehmer in jedem Fall erfüllen musst, wenn du einen WhatsApp Beleg versenden willst.
Elektronische Rechnung in Österreich: Diese Voraussetzungen musst du erfüllen
Wenn du deine Zahlungsaufforderung per WhatsApp verschicken möchtest, setzt das den Versand einer E-Rechnung voraus. Hierzu gibt es 3 Voraussetzungen:
- Der Rechnungsempfänger muss die E-Rechnung grundsätzlich akzeptieren. Bestenfalls definierst du den Versand von elektronischen Rechnungen daher bereits in deinen AGB.
- Die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit deiner elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein.
- Alle Vorschriften des österreichischen Umsatzsteuergesetzes müssen erfüllt werden.
Seit 2013 dürfen Unternehmer übrigens selbst bestimmen, wie sie die Echtheit, Unversehrtheit und Herkunft für eine digitale Rechnung gewährleisten.
Versand und Empfang von E-Rechnungen
Achte darauf, dass du beim Versand von E-Rechnungen sicherstellen musst, dass die Rechnungen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden müssen. Zudem musst du die klare Zustimmung deines Kunden einholen.
Aber auch beim Empfang der elektronischen Rechnung sind einige Dinge zu beachten.
- Auch hier muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.
- Der Rechnungsempfänger muss der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen. Eine konkludente Zustimmung genügt hier. Konkret heißt das: Wenn der Empfänger die Rechnung ohne Einwand annimmt, gilt dies als Zustimmung.
- Der Rechnungsempfänger muss die übermittelte Rechnung 7 Jahre lang aufbewahren.
Als Unternehmer kannst du eine Rechnung per WhatsApp verschicken. Achte jedoch unbedingt auf die Voraussetzungen, die wir dir in diesem Abschnitt gezeigt haben.
Hier findest du weiterführende Informationen zum Thema:
- Elektronische Rechnung in Österreich: Erfordernisse einer Rechnung
- Belegerteilungspflicht erklärt
- Belegarten im Rahmen der Signaturpflicht
Kann man via WhatsApp Gutscheine versenden?
Grundsätzlich ja. Die Gutscheinfunktion von helloCash bietet verschiedene clevere Möglichkeiten, deinen Kunden eine Freude zu bereiten. Durch diese Funktion bist du in puncto Kundenbindung ganz vorn mit dabei.
Und trotzdem solltest du dich auch über die rechtlichen Rahmenbedingungen informieren. Denn du solltest darauf achten, dass der Empfänger des Gutscheins mit der Kommunikation via WhatsApp einverstanden ist.
Wenn du beispielsweise automatisiert Gutscheine an WhatsApp Kontakte versendest, könnte dies unlauterer Wettbewerb sein.
Wie kann man in helloCash Rechnungen via WhatsApp teilen?
Bei helloCash findest du im Bereich „Zahlung“ in den meisten Browsern die Funktion zum Teilen des Dokuments. So kannst du Rechnungen bequem via WhatsApp oder anderen Diensten mit deinen Kunden teilen.
Folgende Browser werden unterstützt:
- Edge
- Safari
- Chrome
- Chrome für Android
- Opera für Android
- Safari für iOS
- Samsung Internet
In Firefox gibt es aktuell nur die Möglichkeit, Rechnungen mittels WhatsApp zu teilen.
Du siehst: Eine Rechnung teilen ist mit helloCash ganz einfach. In der nachfolgenden Abbildung siehst du, wie du deine Rechnung per WhatsApp verschicken kannst.
Was sind die Vorteile einer WhatsApp Rechnung?
Es gibt verschiedene Vorteile beim Versand einer WhatsApp Rechnung. In erster Linie ist es sicherlich sehr bequem, die digitale Rechnung via WhatsApp zu versenden. Außerdem trifft die Nachricht meist sofort beim Empfänger ein. Du kannst also direkt nachvollziehen, ob die Rechnung deinen Kunden auch wirklich erreicht hat.
Deine Vorteile bei der Rechnung per WhatsApp:
- Der Versand erfolgt schnell und einfach per Instant Messenger
- Die Rechnung wird höchstwahrscheinlich schneller bezahlt
- Dein Kunde kann die Rechnung auch unterwegs einsehen und bezahlen
Aber wie wirkt eine Zahlungsaufforderung per WhatsApp? Nun, pauschal kann man diese Frage sicherlich nicht beantworten. Je nach Zielgruppe fällt die Antwort durchaus verschieden aus.
Während die jüngere Generation keine großen Probleme mit dem Rechnungsempfang per WhatsApp haben sollte, sieht das bei älteren Generationen ggf. anders aus. Zudem sind sensible Kundeninformationen, wie z. B. die Handynummer, notwendig.
Elektronische Rechnung in Österreich: Sind E-Rechnungen wirklich sinnvoll?
Grundsätzlich ja. Denn unsere Welt verlagert sich immer mehr ins Digitale. Davon sind natürlich auch Dokumente betroffen. Auch für Konsumentengeschäfte können E-Rechnungen durchaus Sinn machen.
Wenn du dich an die Vorgaben hältst, kannst du für deine Kunden also auf jeden Fall PDF-Rechnungen erstellen. Mit helloCash geht das per Knopfdruck. Wie du die Rechnungen dann mit dem Kunden teilst, bleibt dir überlassen. Die digitale Rechnung mit WhatsApp versenden? Auch das geht. Jedoch solltest du dich vorher genau über den Datenschutz bei Facebook und WhatsApp informieren.
Digitale Rechnung erstellen: Dank helloCash ganz einfach
Mit helloCash erstellst du innerhalb von Sekunden deine Rechnung. Denn Zeit ist bekanntlich Geld. Unsere Mission? Wir wollen deinen Unternehmensalltag so einfach wie möglich gestalten. Kein Stress. Keine Bedenken. Kein lästiger Papierkram.
Mit unserem Kassensystem richtest du einmal deine Rechnungsvorlage ein, fügst deine Steuernummern hinzu und wählst dein individuelles Logo aus – das wars. Deine Rechnungen kannst du anschließend ganz bequem per PDF, WhatsApp-Nachricht, Mail oder klassisch als Bon an deine Kunden weitergeben.
Rechnung per WhatsApp: Es gibt Kritik vom Anwalt
WhatsApp zählt über 700 Millionen Nutzer weltweit. Und wurde kürzlich von Facebook gekauft – für 19 Milliarden Euro. Dass Facebook nicht gerade sorgfältig mit Kundendaten umgeht, sollte mittlerweile bekannt sein. Aus diesem Grund warnt IT-Anwalt Dr. Carsten Ulbricht vor der Nutzung von WhatsApp in der Kundenkommunikation. Denn es gibt Sicherheitsrisiken in puncto Datenschutz.
In seiner Analyse geht Ulbricht jedoch primär auf die generelle Kundenkommunikation im Sinne der Auftragsklärung ein. Die Übermittlung von rechtskonformen E-Rechnungen wird hier nicht thematisiert. Und dennoch solltest du dir die Frage stellen, ob du WhatsApp als Kommunikationskanal vertrauen schenken möchtest.
Fazit: Mit helloCash kannst du deine Rechnung mit WhatsApp versenden
Mit helloCash kannst du deine Rechnung per WhatsApp verschicken. Und zwar im Handumdrehen. Aber nicht nur via WhatsApp lassen sich Rechnungen bequem teilen. Grundsätzlich kannst du deine helloCash Rechnung auch über andere Messenger an deine Kunden senden.
Du hast Lust auf ein innovatives Kassensystem? Dann schau dir doch direkt mal helloCash an. Dein digitaler Beleg soll via WhatsApp an den Kunden gehen? Kein Problem – mit helloCash teilst du im Handumdrehen deine Rechnungen.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.