Nach einem Erlass des Bundesministeriums für Finanzen von 2016 müssen Betriebe und Unternehmen RKSV-tauglich sein. Aber was bedeutet das? Was verbirgt sich hinter dieser Verordnung und wer ist davon betroffen?
Die sogenannte Registrierkassenverordnung, RKSV abgekürzt, ist eine landesweite Verordnung, die alle elektronischen Registrierkassen betrifft. Diese Verordnung soll mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung, der sogenannten TSE, dafür sorgen, dass Registrierkassen manipulationssicher sind. Daten werden ans Finanzamt übermittelt, ein Datenerfassungsprotokoll wird erstellt und sogar für den eventuellen Ausfall der Kasse ist klar definiert, wie verfahren werden soll. Dazu gibt es Einiges zu wissen. Der folgende Artikel informiert dich über alles Wichtige.
Wer braucht in Österreich eine Registrierkasse?
Für sämtliche Bareinnahmen von Unternehmen gilt in Österreich seit 2016 die sogenannte Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Durch diese sind Betriebe zum Einsatz einer Registrierkasse verpflichtet, sobald ihr Jahresumsatz den Betrag von 15.000 € überschreitet. Gleiches gilt für Bareinnahmen mit einem Minimum von 7.500 €. Einige Arten von Unternehmen sowie bestimmte Umsätze sind allerdings davon ausgenommen.
Dies alles ist seit dem 01. April 2017 als Schutz vor Manipulation für entsprechenden Betriebe und Unternehmen verpflichtend.
Sobald beide Umsatzgrenzen überschritten wurden, ist der Unternehmer verpflichtet, ab dem folgenden Monat nach seiner Voranmeldefrist der Umsatzsteuer eine geeignete Registrierkasse zu verwenden.
Was ist ein Barumsatz? – RKSV
Wenn ein Umsatz mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte oder einer ähnlichen Bezahlform (beispielsweise mit dem Mobiltelefon oder mit Prepaid-Karten) im Betrieb oder Unternehmen vor Ort getätigt wird, zählt dieser als Barumsatz. Dazu sind auch Gutscheine, Bons und ähnliches zu rechnen. Ausgenommen sind allerdings Verrechnungs- sowie Orderschecks, die Bezahlung per Online-Banking, der Bezahldienst PayPal oder die Nutzung des Einzugsverfahrens. Auch sind Kartenzahlungen, die nicht vor Ort und sprich im Beisein des Unternehmers stattfinden, davon ausgenommen und zählen somit nicht als Barumsatz.
Wichtig zu beachten ist: Zahlungen wie beispielsweise Raten-, Rest- oder Anzahlungen gehören zur Gruppe der Barzahlungen und sind in die Umsatzgrenze vom 7.500 € mit einzubeziehen.
Was muss ein Kassenbuch enthalten?
Alle Bargeldbewegungen eines Betriebes oder Unternehmens bilden detailliert sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die in deinem Unternehmen bar vorgenommen werden. Somit hat es die gleiche Funktion wie ein Auszug deines Kontos. Es zählt zu den steuerlich relevanten Dokumenten deiner Buchhaltung. Daher greift die Pflicht zur Archivierung von 10 Jahren.
Folgende Angaben sind verpflichtend zu vermerken:
- Netto- sowie Bruttobetrag
- Steuersatz
- Verwendungszweck und Text der Buchung
- Eintragsdatum
- Buchungsart der Bargeldbewegung (Soll oder Haben)
- Währung
- Aktueller Stand der Kasse
Was ist die digitale Signatur? – RKSV
Es gibt verschiedene Formen von elektronischen Signaturen. Diese sind rechtlich durch die europäische eIDAS-Verordnung (Verordnung der Europäischen Union zu elektronischen Identifizierungs-, Authentifizierungs– und Vertrauensdiensten) festgelegt. Definiert sind diese durch drei unterschiedliche Arten und erfüllen klar benannte Anforderungen. Man unterscheidet zwischen
- einfacher oder allgemeiner elektronischer Signatur
- fortgeschrittener elektronischer Signatur
- qualifizierter elektronischer Signatur
Wie der Name schon verrät, wird das Erfüllen höchster Anforderungen von der qualifizierten elektronischen Signatur erwartet, im Vergleich zur einfachen. Diese hat durch ihre Einfachheit daher keine Beweiskraft. Das sollte beachtet werden und ist im Alltag nicht unerheblich.
Um ein Beispiel zu nennen:
Der Name des Verfassers einer E-Mail ist eine einfache elektronische Signatur, wobei bei einer fortgeschrittenen der Unterzeichner zweifelsfrei identifiziert werden kann. Die Beweispflicht der Echtheit einer elektronischen Signatur ist immer auf der Seite des Anzweifelnden. Ein Beweis muss somit von diesem erbracht werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur fußt auf einem Zertifikat, wurde mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt und ersetzt rechtlich eine Unterschrift auf Papier.
Wir von helloCash unterstützen dich natürlich sehr gerne bei der Signatureinrichtung.
FinanzOnline – Alle Informationen
Als FinanzOnline wird im Zusammenhang mit der RKSV ein elektronisches Verfahren der Datenübertragung mithilfe des Internets bezeichnet.
Zum Beispiel können sich Landwirte mit ihrem Lichtbildausweis beim Finanzamt anmelden und ihre Steuererklärung am Bildschirm ausgefüllt online an das Amt übertragen. Aufzurufen ist dies unter www.bmf.gv.at.
Sie erhalten eine Zugangskennung, Teilnehmer- und Benutzer-ID sowie eine PIN. So können sie ihre Daten ändern, abfragen oder Rückzahlungsanträge stellen. Gleiches gilt für die Bescheid-Übermittlung.
Registrierkassenpflicht und Signatur – Das Wichtigste in Kürze
Seit dem 01. April 2017 haben Registrierkassen als erforderlichen Manipulationsschutz mit einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung) ausgestattet zu sein.
Falls bereits eine Registrierkasse vorhanden sein sollte, muss diese laut RKSV nachträglich mit dieser Einrichtung versehen werden. Gleiches gilt für Geräte, die nach diesem Datum angeschafft wurden.
Diese elektronischen Registrierkassen haben folgende Eigenschaften zu erfüllen:
- Möglichkeit der Erstellung eines Datenerfassungsprotokolls
- Vorhandensein eines Druckers oder einer Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
- Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
- Besitz einer Kassenidentifikationsnummer und des Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
Was macht ein Kassenprüfer?
Die Aufgaben eines Kassenprüfers finden Einsatz in bargeldintensiven Betrieben und Unternehmen, in Parteien, Vereinen oder auch in Kirchengemeinden.
Gedacht ist die Kassenprüfung besonders für bargeldintensive Betriebe wie Kreditinstitute, dem Einzelhandel oder der Gastronomie bzw. Hotellerie. Der Kassenbestand ändert sich hier mehrmals täglich sehr stark. Daher ist in diesen Fällen mit einer höheren Fehlerquote zu rechnen. Im Sinne einer an dieser Stelle wichtigen Aufgabentrennung sind die Tätigkeiten von Kassierer und Kassenprüfer getrennt. Dies gilt besonders in Vereinen. Dort sollte wegen eines möglichen Interessenkonfliktes der Kassenprüfer keinerlei weitere Aufgaben erfüllen.
Im Vergleich dazu übernimmt in gewerblichen Unternehmen der Kassenprüfer Aufgaben wie die Prüfung des Tagesbestandes der Kasse, des Kassenbuches und deren Abgleich als Kassenprüfung. Sämtliche Ein- und Auszahlungsbelege werden mit den Angaben des Kassenbuchs verglichen. Eine Prüfung findet auch hinsichtlich von Kartenzahlungen und anderen bargeldlosen Zahlungsverkehren, wie Schecks und Gutscheinen, statt. Auch hier soll eine Sichtung der Kassenvorgänge durch mehrere Personen einen regulären Ablauf garantieren und somit etwa Diebstahl verhindern.
Der Kassenprüfer überprüft in einem Verein die Tätigkeiten des Vorstandes wie auch des Kassenwartes. Auch ein Schatzmeister ist in diesem Sinne einer Überprüfung durch den Kassenprüfer unterzogen.
Generell ist eine Prüfung der Kasse jedoch gesetzlich nicht vorgeschrieben. Du interessierst dich für das Thema Kassennachschau? Dann könnte dieser Beitrag etwas für dich sein: Kassennachschau – Checkliste und Vorbereitung
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