In immer mehr Bundesländern müssen Restaurants in orangen Bezirken ihre Gäste registrieren lassen und unterliegen einer Registrierungspflicht. Welche verschiedenen Arten es gibt, diese Vorgabe zu erfüllen, erklären wir dir hier in diesem Beitrag.
In manchen orangen Bezirken Österreichs gilt in Restaurants eine Registrierungspflicht für Gäste. Dabei ist nur vorgeschrieben, dass Gastronomen bereit sein müssen, Auskunft über die Daten ihrer Gäste zu geben, wenn die Gesundheitsbehörde dies verlangt. Wie diese Datenerhebung stattfindet, ist dabei unerheblich. Dementsprechend gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie du als Gastronom die Registrierungspflicht für Gäste erfüllen kannst. Drei Varianten stellen wir dir in diesem Beitrag vor:
- Formulare
- Online Registrierungstools
- Apps
Diese Punkte werden dir nun im Folgenden näher erklärt.
Formulare
Die aller erste Form der Gästeregistrierung ist das Formular. Du kannst dieses ganz einfach in deinem Restaurant an den Tischen auflegen und die Gäste füllen dieses dann aus.
Du fragst dich, welche Daten auf dem Formular anzugeben sind? Die anzugebenden Daten variieren von Bundesland zu Bundesland. Dementsprechend ist es wichtig, sich dahingehend als Gastronom zu informieren. Hier haben wir dir als Beispiel die Punkte für Niederösterreich zusammengefasst:
- Vorname
- Nachname
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Tischnummer
- Datum
- Uhrzeit
Um dir die Suche nach einem passenden Formular zu ersparen, haben wir hier eine Vorlage für dich von der Stadt Wien. Dieses Formular ist nicht zwingend zu verwenden. Das wichtige ist, die entsprechenden Daten zu erheben und dabei den Datenschutz einzuhalten. Das heißt, du kannst auch ein eigenes Formular kreieren, welches an dein Restaurant angepasst ist (beispielsweise mit deinem Logo). Wichtig hierbei ist jedoch, die DSGVO einzuhalten. Dazu empfehlen wir, sich vorab noch einmal genauer über die DSGVO zu informieren.
Online Registrierungstools
Formulare für die Erfüllung der Registrierungspflicht bringen aber einen gewissen Aufwand für Restaurantbesitzer mit. Von der Beschaffung des Papiers, dem Druck der Formulare bis hin zur Kontrolle und Archivierung – diese Arbeiten nehmen Zeit in Anspruch. Und noch dazu darf auch die laufende Desinfizierung der verwendeten Kugelschreiber nicht vergessen werden. Wer diesen Aufwand minimieren möchte, kann auf online Tools zurückgreifen. Hier sind in den letzten Tagen und Wochen viele Lösungen entwickelt worden. Wir stellen hier drei online Registrierungstools vor:
besucherliste.at
Dieses Unternehmen bietet eine digitale Corona Gästeliste für Wien, Niederösterreich, Oberösterreich, Salzburg und Tirol an. Hier können Restaurants ganz schnell und einfach eine verordnungskonforme und digitale Gastroliste erstellen. besucherliste.at verspricht, dass das Set-Up weniger als 2 Minuten dauert und durch die online Lösung keine Software-Installation notwendig ist. Die Gäste müssen keine Formulare mehr händisch ausfüllen, sondern sie registrieren sich mittels Smartphone in 10 Sekunden. Und dafür ist keine App notwendig. Die Daten werden auf europäischen Servern gespeichert und nach 28 Tagen gelöscht. Mehr Informationen findest du auf ihrer Website besucherliste.at.
corona-anmeldung.at
Dieses Unternehmen arbeitet mit QR-Codes zur Erfüllung der Registrierungspflicht der Gäste. Gastgeber müssen sich im ersten Schritt auf corona-anmeldung.at anmelden und erhalten dann ein eigenes Registrierungsformular mit QR-Code. Dieses Formular soll von den Gastronomen ausgedruckt und im Betrieb am Eingang aufgelegt werden. Die Gäste scannen mit ihrem Smartphone den QR-Code und werden zur Gästeregistrierung weitergeleitet, wo sie ihre Kontaktdaten angeben. Die Restaurantbesitzer können die vollautomatisch erstellte elektronische Gästeliste jederzeit einsehen. corona-anmeldung.at speichert die angegebenen Daten deiner Gäste gemäß der Aufbewahrungsfrist und löscht diese nach Ablauf der Frist automatisch. corona-anmeldung.at wirbt im Gegensatz zu anderen online Lösungen damit, dass sie kostenlos genutzt werden kann.
eincheckerin.at
Dieses online Registrierungstool wirbt vor allem damit, dass sich ihre Gäste mit 1-Klick registrieren können. Auch hier muss sich das Restaurant zuerst seinen persönlichen QR-Code ausdrucken. Die Gäste können dann mit ihrer Smartphone-Kamera den QR-Code scannen. Nur beim ersten Mal muss der jeweilige Gast seine Daten eingeben. Schon ab dem zweiten Mal kann einfach mit 1-Klick eingecheckt werden. Die Daten werden dazu im Smartphone Browser abgelegt. Die eingegebenen Daten werden von eincheckerin.at nach vier Wochen gelöscht. Dieses Tool ist nicht kostenlos, sondern es muss ein bestimmter Betrag pro Monat gezahlt werden. Mehr Informationen über die Erfüllung der Registrierungspflicht mit diesem Tool findest du auf ihrer Website eincheckerin.at.
Apps
Auch Apps bieten dieselben Vorteile wie online Registrierungstools. Es sind keine ausgedruckten Zettel oder Formulare notwendig, sondern es muss lediglich eine App heruntergeladen werden. Seitdem die Gästeregistrierung in Österreich zum Thema geworden ist, wurden bereits einige Apps programmiert, um die Registrierung für Gastronomen als auch Gäste einfacher und umweltfreundlicher zu gestalten. Wir stellen dir nun zwei Apps vor, welche du für dein Restaurant nutzen kannst:
MyTap
Diese App wurde von vier Jungunternehmern entwickelt. Das besondere an dieser App ist, dass sie zu 100 % gratis ist. Damit möchte das StartUp eine gesetzeskonforme und ideale Lösung für Restaurants anbieten, ohne dass diese dabei durch hohe Preise noch zusätzlich geschwächt werden.
Und so funktioniert die App: Gastronomen laden sich die App herunter und melden ihr Lokal an. Bei der Anmeldung können verschiedene Filialen und auch die Tische hinzugefügt werden. Danach muss nur noch ein QR-Code ausgedruckt werden und den Gästen zum Scan zur Verfügung gestellt werden. Die Gäste müssen sich nicht MyTap herunterladen, sondern der QR-Code führt sie zu einem Anmeldeformular im Browser. Dort werden Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse erfasst und gespeichert. Der Vorteil für die Gäste ist, dass die Daten am Handy auch für die nächste Registrierung gespeichert werden und so ein doppeltes Eintippen der persönlichen Informationen vermieden wird.
Herein!
Die App Herein! funktioniert vom Prinzip ähnlich wie MyTap. Auch hier werden QR-Codes verwendet. Jedoch muss dieses Mal nicht der Gast den QR-Code des jeweiligen Restaurants scannen, sondern der Gastronom scannt die QR-Codes seiner Gäste. Das heißt, Gäste können sich die App herunterladen und ihre Daten hinterlegen. Es wird ein spezifischer QR-Code pro Gast erstellt, welcher dann vom Gast hergezeigt werden muss und beispielsweise von den Kellnern gescannt wird. Die Daten werden auf den Geräten der Gastronomen gespeichert. Eine zentrale Speicherung erfolgt nicht. Für Gäste ist die App kostenlos. Gastronomen müssen die App jedoch kostenpflichtig freischalten, um die Daten ihrer Kunden sammeln zu können. Die Daten lassen sich für die Gastronomen ganz einfach als Excel-Datei exportieren.
Fazit
Schlussendlich musst du als Gastronom für dich selbst entscheiden, welche Form für die Erfüllung der Registrierungspflicht am besten zu dir passt. Der Vorteil der online Registrierungstools und Apps ist, dass der Registrierungsprozess hygienischer und effizienter durchgeführt werden kann. Natürlich muss dabei aber bedacht werden, dass womöglich nicht alle Gäste ein Smartphone besitzen. Daher sollte bei der Verwendung von digitalen Lösungen auch für Nicht-Smartphone-Besitzer eine Möglichkeit zur Registrierung bereitgestellt werden. Weiters muss in Österreich die DSGVO eingehalten werden. Deshalb sollte auch immer vorab geklärt werden, ob das jeweilige Tool DSGVO-konform ist.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.