Du stehst kurz davor, eine Ordination in Österreich zu eröffnen und willst Näheres zur Registrierkassenpflicht für Ärzte wissen?
Dann informier dich in diesem Artikel zu den genauen Regelungen. Zusätzlich haben wir ein paar Tipps für die richtige Registrierkasse, die dir neben der korrekten Abwicklung von Bezahlvorgängen dabei hilft, Zeit in deinem Ordinationsalltag zu sparen.
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Registrierkassenpflicht für Ärzte: Tipps für die richtige Handhabe im Ordinationsalltag
- Wer von der Registrierkassenpflicht für Ärzte betroffen ist
- Was alles als Barumsatz zählt
- Was die Belegerstellungpflicht konkret für Ordinationen bedeutet
- Mehr als „nur“ eine Registrierkasse für Ärzte: die vielen Funktionen der helloCash-Software
Wer von der Registrierkassenpflicht für Ärzte betroffen ist
Die erste Frage, die wir in diesem Zusammenhang klären wollen, ist jene, welche Ärzte von der Registrierkassenpflicht betroffen sind. Sind dabei nur jene (Wahl- oder Privat-)Ärzte angesprochen, die ihre Leistungen nicht (oder nur teilweise) über die Krankenkassen abrechnen?
Die Antwort ist ganz einfach: Sofern du in deiner Ordination Zusatzleistungen verkaufst, dann kommst du auch als Kassenarzt oder -ärztin ab einer gewissen Umsatzhöhe um die Registrierkassenpflicht nicht herum. Das gilt für alle praktischen Ärzte und Fachärzte bis hin zu Tierärzten.
Als Arzt oder Ärztin bist du zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, wenn dein Jahresumsatz über € 15.000,- sowie dein Barumsatz über € 7.500,- jährlich (jeweils netto) liegt. Du bist in deiner Ordination somit an die Belegerteilungspflicht gebunden.
Wir werden uns gleich ansehen, was alles auf einem Beleg vermerkt sein muss. Doch zuerst wollen wir noch klären, was genau unter einem Barumsatz zu verstehen ist. Gerade in Ordinationen gibt es einige Spezialfälle, die trotz Barzahlung nicht zu den Barumsätzen im Sinne der Registrierkassenpflicht zählen.
Was alles als Barumsatz zählt
Grundsätzlich versteht man unter einem Barumsatz jeglichen Geldfluss, der nicht von Konto zu Konto verläuft. Das heißt, dass du auch Umsätze aus der Bezahlung mit Kredit- und Bankomatkarte oder weiteren POS-Zahlungsmodalitäten als Posten in deine Barumsätze aufnehmen musst.
Doch welche Umsätze zählen nicht als Barumsatz, selbst wenn sie bar kassiert werden? Ganz wesentlich ist hier die Rezeptgebühr beim Verkauf von Medikamenten aus der Hausapotheke zu nennen. Diese gilt als Durchlaufposten und zählt daher NICHT zum Barumsatz einer Ordination.
Und natürlich gelten auch jegliche Arztleistungen, die über Krankenkassen abgerechnet werden, nicht als Barumsatz.
Was die Belegerstellungpflicht konkret für Ordinationen bedeutet
Was bedeutet nun die Registrierkassenpflicht für Ärzte im Alltag? Dabei geht es darum, Patienten einen korrekten Beleg auszuhändigen, den sie bis zum Verlassen der Ordination aufzubewahren haben.
Auf dem Kassenbon müssen folgende Daten vermerkt sein
- Arzt- bzw. Unternehmensname
- Datum und Uhrzeit
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Dienstleistung oder Produkt
- Betrag, sowie noch einmal inklusive der ausgewiesenen Steuersätze
- Kassenidentifikationsnummer
- digital signierter QR-Code
Wichtig: Achte darauf, auf dem Beleg aus Datenschutzgründen keine persönlichen Daten deiner Patienten aufzudrucken.
Warum der ganze Aufwand – und was musst du noch tun, um der Kassenpflicht für Ärzte vollumfänglich nachzukommen?
Die Registrierkassenpflicht wurde in Österreich eingeführt, um manipulierten Abrechnungen (und somit Steuerhinterziehung) einen Riegel vorzuschieben.
Seit dem Jahr 2016 müssen daher alle Registrierkassen mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein: einer elektronischen Signatur, die alle Umsatzdaten speichert und auf Abruf zur Verfügung stellt.
Das heißt für dich, dass du dazu verpflichtet bist, monatlich einen sogenannten Nullbeleg zu erstellen, der die in diesem Zeitraum erwirtschafteten Umsätze dokumentiert. Auch am Jahresende musst du einen entsprechenden Beleg erstellen, der alle getätigten Barumsätze zusammenfasst (Aufbewahrungspflicht 7 Jahre).
Klingt kompliziert? Ist es aber nicht
Denn die Registrierkasse von helloCash erstellt all diese Daten in Sekundenschnelle. Dazu kommen gängige Auswertungen und Statistiken, die dir helfen, einen Überblick über deinen Geschäftsalltag zu bewahren. Und damit sind nicht nur deine Umsätze gemeint.
Das Gute dabei: Die Aktivierung von helloCash ist in nur 3 Minuten abgeschlossen. Und dann kann es auch schon losgehen.
Auch die Signatur ist in helloCash schnell eingerichtet. Wie du diese erhältst und die Kassa richtig konfigurierst, kannst du hier nachlesen.
Übrigens: Deine Daten werden in einer Cloud gespeichert und sind daher sicher verwahrt. Bei Änderungen der Gesetzeslage werden Updates automatisch in die Kassa eingespielt. Du bist somit immer auf dem neuesten Stand.
Ein besonderer Tipp für Hausbesuche: die mobile Registrierkasse
Praktisch für alle Ärzte, die auch im Dienste ihrer Patienten unterwegs sind: Mit der mobilen Registrierkasse von helloCash kannst du auch unterwegs Belege ausstellen.
Ganz einfach geht das, wenn du Handy und mobilen Bondrucker verwendest. Oder du besorgst dir ein All-in-One-Gerät, das nicht nur Belege druckt, sondern dazu auch gleich Kartenzahlungen vor Ort akzeptiert. Passende Geräte und Zubehör findest du in unserem Shop.
Mehr als „nur“ eine Registrierkasse für Ärzte: die vielen Funktionen der helloCash-Software
Übrigens: Unsere Registrierkasse hilft dir nicht nur beim ordnungsgemäßen Abwickeln der Bargeschäfte in deiner Ordination. helloCash kann auch deinen Geschäftsalltag wesentlich erleichtern!
Teil unseres Kassensystems sind u.a. folgende Funktionen
- eine integrierte Kunden- und Mitarbeiterverwaltung
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.