Kontinuierliche Verbesserung wird bei uns großgeschrieben! Uns ist es wichtig, unseren Kunden zu jederzeit eine optimale und top aktuelle Kasse zur Verfügung zu stellen. Deshalb möchten wir euch in diesem Beitrag alle helloCash Funktionen vorstellen, die wir für euch entwickelt und verbessert haben.
Mit Mittelmäßigkeit geben wir uns nicht zufrieden. Denn unser Ziel ist es, die beste Kassenlösung für unsere Kunden anzubieten. Deshalb bringen wir laufend verbesserte Versionen unserer helloCash Registrierkasse auf den Markt mit neuen und verbesserten Funktionen. Diese sind in deinem bezahlten Modell bereits integriert und werden laufend von uns upgedated, ohne dass du etwas dafür tun musst. So hast du immer die beste Version von helloCash mit den aktuellsten Funktionen .
2021
Im Folgenden erklären wir dir nun, welche Funktionen wir im Jahr 2021 bisher für dich implementiert oder optimiert haben:
Implementierung der Funktion “Rechnung ausbuchen” unter “Offenen Rechnungen”
Seit Anfang des Jahres 2021 gibt es die neue Funktion, Rechnungen ausbuchen zu können. Ist eine Forderung uneinbringlich, kannst du unter dem Menüpunkt “Offene Rechnungen” eine bestimmte Rechnung ausbuchen. Dazu musst du nur die entsprechende Rechnung auswählen und auf den Button “Ausbuchen” klicken. Danach gibst du das korrekte Bilanzjahr und den Ausbuchungsgrund an und klickst erneut auf “Ausbuchen”. Mehr Informationen dazu findest du in unserem FAQ Artikel Forderungen ausbuchen.
Implementierung Archivierfunktion bei Angeboten und Lieferscheinen
Unter “Angebote verwalten” oder “Lieferscheine verwalten” gibt es seit 2021 die Archivierfunktion. Wähle einfach die entsprechenden Angebote oder Lieferscheine aus und klicke rechts oben auf den Button “Archivieren”. Möchtest du archivierte Angebote oder Lieferscheine sehen, hake in der Übersicht einfach die Box “Archivierte anzeigen” an.
API: Warenbestand ändern
Auch unsere Schnittstellen erweitern wir laufend. Seit 2021 gibt es die API zur Warenbestandsanpassung. Binde die API in deinem Online Shop ein und schon wird der Warenbestand automatisch in deiner helloCash Kasse angepasst, sobald eine Ware online verkauft wird. Alle notwendigen Informationen dazu findest du in unserem FAQ Artikel sowie in unserer dazugehörigen Dokumentation unter dem Punkt “Articles”.
Neues Kundenmanagement mit helloCRM
Das gesamte Kundenmanagement wurde in helloCash verbessert. Unter dem Namen helloCRM sind unter dem Menüpunkt “Kunden” eine Vielzahl von Optimierungen und Verbesserungen vorgenommen worden. In diesem FAQ Artikel kannst du ganz genau nachlesen, welche Funktionen helloCRM mitbringt.
Optimierung Bildupload
Um eine noch einfachere, fehlerlose Handhabung des Bilduploads in helloCash zu ermöglichen, haben wir den Upload bei Artikeln und Dienstleistungen für dich optimiert und verbessert.
Prozessoptimierung Signatureinrichtung
Auch die Einrichtung der Signatur haben wir für unsere Kunden erleichtert. Waren bisher 5 Schritte zur Einrichtung der Signatur notwendig, sind mittlerweile nur mehr 3 einfache Schritte vorzunehmen. Diese 3 Schritte sind:
- Stammdaten eintragen
- Kasse in FinanzOnline anmelden
- Zertifikat kaufen und Startbeleg prüfen
In der Kasse kannst du die Einrichtung der Signatur unter Registrierkasse > Einstellungen > Signatur > Status vornehmen. Mehr Informationen und eine detaillierte Anleitung findest du in unserem FAQ Beitrag zur Signatur.
API: edit user
Unsere API Schnittstelle “create user” enthält nun auch die Funktion, bestehende Kunden zu bearbeiten (“edit user”).
Prüfmechanismus zur Vermeidung negativer Kassenbestände
In helloCash ist es nicht mehr möglich, einen negativen Kassenbestand zu verursachen. Sollte bei einer Rechnungsstornierung oder einem Ausgabeneintrag ein negativer Kassenbestand erzeugt werden, kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden. Du erhältst dazu einen Hinweis in deiner Kasse (siehe Screenshot). Aus rechtlicher Sicht ist es nicht erlaubt, negative Kassenbestände zu haben. Somit bleiben dir hier Probleme bei einer Kassennachschau erspart. In unserer Schritt-für-Schritt Anleitung zum rechtmäßigen Rechnung stornieren erfährst du alles Wichtige zum Thema Rechnungen stornieren.
Erweiterung vordefinierte Umsatzsteuersätze um 5 % Steuersatz
In unserer helloCash Kasse sind bereits bei der Aktivierung deiner Kasse vordefinierte Umsatzsteuersätze enthalten. Bei dieser Optimierung wurde auch der Steuersatz von 5 % diesen vordefinierten Sätzen hinzugefügt.
API: create + update articles
Mit unserer neuen API Schnittstelle “create + update articles” kannst du direkt über die API neue Artikel erstellen und bearbeiten.
Report für geparkte Rechnungen
Unter Registrierkasse > Auswertungen findest du den neuen Menüpunkt “Geparkte Rechnungen”. Hier erhältst du eine Übersicht über deine geparkten Rechnungen, und kannst nach dem Datum filtern oder die Daten exportieren.
2020
Hier findest du die Optimierungen und neuen Funktionen, die wir im Jahr 2020 für dich durchgeführt haben. Folgende Funktionen sind neu oder wurden verbessert:
Gutscheineinlösung direkt unter „Rechnung erstellen“
Gutscheine können bei der Bezahlung von Rechnungen direkt eingelöst werden. Dazu musst du nur unter Registrierkasse > Rechnung erstellen eine Rechnung erstellen und unter “Zahlung” findest du nun die Zahlungsmethode “Gutschein”. Hier kannst du genau auswählen, welcher Gutschein eingelöst werden soll. Nähere Infos findest du in diesem FAQ Artikel zur Gutscheinverwaltung.
Teilen-Funktion bei Rechnungserstellung
Ebenfalls unter “Zahlung” ist in bestimmten Browsern die Teilen-Funktion verfügbar. Damit kannst du Rechnungen beispielsweise über WhatsApp teilen. In folgenden Browsern ist das möglich:
- Edge
- Safari
- Chrome (Windows)
- Chrome für Android
- Opera für Android
- Safari für iOS
- Samsung Internet
In Firefox für Desktop steht dir die umfassende “Teilen” Funktion (die im Screenshot ersichtlich ist) aktuell noch nicht zur Verfügung. Du kannst aber auch hier Rechnungen via WhatsApp teilen.
.csv-Export offener Rechnungen
Unter dem Menüpunkt Registrierkasse > Offene Rechnungen können diese von einem bestimmten Rechnungszeitraum im .csv-Format exportiert werden. Dazu muss nur auf den Button “Exportieren” geklickt und der entsprechende Zeitraum eingestellt werden.
Individuelle Steuersätze ab der Gratis-Kasse
Individuelle Steuersätze können nun bereits ab der Gratis-Kasse angelegt werden. Dies ist unter Einstellungen > Allgemein > Steuersätze > + Anlegen möglich. Näher Infos zu individuellen Steuersätzen findest du in diesem FAQ Artikel.
Massenbearbeitung von Artikeln und Dienstleistungen
Möchtest du eine Vielzahl von Artikeln oder Dienstleistungen bearbeiten? Dann kannst du diese in der “Artikelverwaltung” oder unter “Dienstleistungen” mittels Häkchen auswählen und unter “Bearbeiten” kannst du beispielsweise den Steuersatz bei allen ausgewählten Artikeln verändern.
Newsletterfunktion
Unter dem Menüpunkt „Kunden“ gibt es auch das Submenü „Newsletter“. Durch Klick auf „Newsletter erstellen“ kannst du Newsletter schreiben und an deine Kunden versenden. Details findest du im FAQ Artikel zum Thema Newsletter in helloCash erstellen.
Suchfunktion in Buchungen
Mit der Suchfunktion in Buchungen/Restplätze > Buchungen kann nicht nur nach Namen und E-Mail-Adresse gesucht, sondern zusätzlich auch ein Zeitraum gefiltert werden.
Telefonnummer des Kunden bei Online Buchung abfragen
Soll bei Online Buchungen auch die Telefonnummer des Kunden abgefragt werden, kannst du dies unter Buchungen/Restplätze > Einstellungen durch Anhaken des Feldes „Telefonnummer des Kunden“ einstellen.
Kundenbewertungen im Buchungswidget
Möchtest du Kundenbewertungen bei deinen Online Buchungen ermöglichen? Das kann ebenfalls unter Buchungen/Restplätze > Einstellungen aktiviert werden. Setze einfach das Häkchen bei “Kundenbewertungen”.
Kundenimport und Kundenexport
Das Formular zum Kundenimport und –export wurde exakt angeglichen. Du kannst jetzt noch schneller und einfacher Kunden in helloCash exportieren und wieder importieren.
Endbetrag bei Rechnungserstellung
In der helloCash App wird der fällige Endbetrag nun bei der Zahlung, wie im Screenshot dargestellt, angezeigt.
Wechselgeldrechner
Bei Zahlungen kannst du in der App mit Klick auf den Button „Wechselgeld“ ganz einfach den gegebenen Betrag eintragen und schon wird dir das Wechselgeld automatisch berechnet.
Suchfunktion bei Rechnungserstellung
Bei der Erstellung von Rechnungen kannst du innerhalb der App nun mit unserer Suchleiste nach den Namen von Artikeln, Dienstleistungen oder Kategorien suchen.
Suchfunktion in der Artikel- und Dienstleistungsverwaltung
Auch in der Artikel- und Dienstleistungsverwaltung ermöglicht die Suchleiste das schnelle Auffinden der gewünschten Produkte.
2019
Nachstehend findest du die Optimierungen und neuen Funktionen des Jahres 2019:
Erweiterung Fremdfirmen: Adresse
Unter dem Menüpunkt Artikel > Fremdfirmen konnten auch schon im Jahr 2019 Fremdfirmen in helloCash angelegt werden. Neu dazu kam jedoch, dass nicht nur der Name eingetragen werden kann, sondern auch die Adresse. Somit ist eine viel genauere Spezifizierung der Fremdfirmen möglich und es werden mehr Informationen an einem Platz in der Kasse gesammelt.
Rechnungen verwalten: Kunden UID-Nummer
Beim Erstellen von Rechnungen kannst du diese einem Kunden zuweisen. Ist dieser Kunde ein Unternehmen und du hast eine UID-Nummer hinterlegt, dann siehst du unter Registrierkasse > Rechnungen verwalten beim Ausklappen dieser Rechnung den Namen und nun auch die UID-Nummer des Kunden. Damit hast du alle wichtigen Informationen des Kunden an einem Platz.
Anpassungen Dashboard
Am helloCash Dashboard wurde der Bereich „Schnellzugriff“ optimiert. Damit hast du nun ganz schnell und einfach, Zugriff auf die wichtigsten Funktionen deiner Kasse. Zusätzlich wurde der Bereich „Kassenmodelle“ hinzugefügt. Das erleichtert dir den Wechsel in ein anderes Kassenmodell.
Optimierung Gutscheinbezeichnung
Das Thema Gutscheine ist für viele Unternehmen nicht einfach, weil es gesetzliche Regelungen und rechtliche Bezeichnungen gibt. Um dich hier zu unterstützen, haben wir bei der Bezeichnung von Gutscheinen in helloCash auch die rechtlichen Begriffe „Mehrzweckgutschein“ und „Einzweckgutschein“ hinzugefügt. Hier erfährst du mehr über die helloCash Gutscheinverwaltung.
Integration „Offene Rechnungen“ in Monatsabschluss-Auswertung
Damit du aus deinem Monatsabschluss noch mehr für dich wichtige Informationen herauslesen kannst, haben wir auch die offenen Rechnungen integriert. Unter Registrierkasse > Auswertungen > Monatsabschluss kannst du nun auch den Punkt „Offene Rechnungen“ anhaken und dir deinen Monatsabschluss herunterladen.
Adaptierung Kundenerstellung: Feld „Firmenbezeichnung“
Bei der Erstellung von Kunden unter Kunden > Kunden > Kunden anlegen gibt es seit 2019 zwei separate Felder für „Nachname“ und „Firmenbezeichnung“. Dies erleichtert das Anlegen von Firmenkunden. Es kann somit neben der Firma auch eine Ansprechperson hinterlegt werden.
Logo Upload
Belege und PDF-Rechnungen können durch den Logo Upload noch mehr individualisiert werden. Unter Registrierkasse > Einstellungen > Allgemein kannst du unter „Bon“ und „PDF“ dein Logo hochladen. Bei der PDF-Rechnung kannst du zusätzlich sogar das gesamte Briefpapier hochladen.
API: Kunden erstellen und abfragen
Unsere helloCash Schnittstelle wird laufend verbessert und erweitert. 2019 haben wir es dir ermöglicht, mithilfe unserer API Kunden zu erstellen und einzelne oder alle Kunden abzufragen. Mehr Informationen zur Schnittstelle findest du bei diesem FAQ Artikel.
Optimierung Mahnungen: Rechnungskopie mitsenden
Nichts ist lästiger, als Kunden mahnen zu müssen. Um dir diese lästige Aufgabe so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir die Mahnungen optimiert. Unter Registrierkasse > Offene Rechnungen > Mahnen gibt es nun die Checkbox „Rechnungskopie zur Mahnung hinzufügen“. Hakst du diese an, dann wird völlig automatisch die Rechnung als Anhang mitgesendet. Somit weiß der Kunde sofort, um welche Rechnung es sich handelt.
Auswertung Rechnungsübersicht beinhaltet Kundendaten
Unter Registrierkasse > Auswertungen > Rechnungsübersicht kannst du dir im CSV-Format eine übersichtliche Liste deiner Rechnungen herunterladen. Seit 2019 wurde diese Übersicht um die Kundendaten erweitert, wie beispielsweise der Name und die Adresse. Damit kannst du gut nachvollziehen, welcher Kunde was, wann und wie oft gekauft hat.
In einem zweiten Schritt wurde diese Darstellung noch einmal optimiert, indem zum Beispiel das Feld Adresse genauer in Land, Postleitzahl, Stadt, Straße und Hausnummer aufgeteilt wurde. So kannst du viel einfacher nach bestimmten Teilen der Adresse filtern.
Anpassung Kassenbuch
Damit eine bessere Darstellung des Kassenbuchs gewährleistet wird, wurde 2019 das standardmäßige Anhaken der Checkbox „Stornierungen im Kassabuch berücksichtigen“ eingeführt.
Erweiterung Umsatzübersicht
In der Umsatzübersicht (Registrierkasse > Auswertungen > Umsatzübersicht) kannst du nun noch viel mehr Informationen einsehen, vor allem bezogen auf deine Mitarbeiter. So ist es dir beispielsweise möglich, den Umsatz pro Kassier einzusehen.
2018
Auch 2018 waren wir bereits bemüht, die helloCash Kasse stetig zu verbessern und die Funktionen zu erweitern. Hier findest du alle Optimierungen und Neuerungen aus diesem Jahr.
Optimierung Suchfunktion
Deine helloCash Kasse verfügt ganz oben in der Kasse über eine Suchleiste, wo du verschiedenste Suchbegriffe eingeben kannst. Diese Suchfunktion in helloCash wurde 2018 verbessert. Damit du in deinem Unternehmeralltag effizienter arbeiten kannst, haben wir es ermöglicht, dass du auch nach Kunden, Artikel oder Dienstleistungen, Mitarbeitern und noch vielem mehr suchen kannst.
API: Kassabuch Ein-/Auszahlungen
Die helloCash Schnittstelle (API) wurde wieder erweitert. Es ist nun möglich, Ein- und Auszahlungen im Kassabuch mithilfe der API zu tätigen. Genauere Infos zu unserer Schnittstelle erhältst du in unserem FAQ Artikel.
Sprache auswählen
Damit helloCash auch in verschiedenen Sprachen verstanden werden kann, haben wir ein Dropdown-Menü hinzugefügt, wo aus verschiedensten Sprachen ausgewählt werden kann. Darunter sind zum Beispiel die Sprachen Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch.
Online Kalender
Gerade in Dienstleistungsbetrieben, wie Friseure oder Nagelstudios, ist es besonders wichtig, die Termine im Blick zu haben. Deshalb haben wir unseren helloCash Online Kalender für dich verbessert. Du kannst nun die Termine innerhalb des Kalenders einfach hin- und herschieben. Zusätzlich haben wir verschieden Arten von Terminen für dich definiert (z. B. private Termin). Mehr Infos zum Online Kalender findest du in unserem FAQ Artikel.
Rechnung erstellen: Artikel / Dienstleistungen sortieren
Wir haben es uns zum Ziel gemacht, die Rechnungserstellung für dich optimal zu gestalten. Daher gibt es unter Registrierkasse > Rechnung erstellen den Button „Sortieren“. Hast du diesen Button geklickt, kannst du deine Artikel und Dienstleistungen so sortieren, wie es für dich am bequemsten ist.
Einführung Lieferscheine & Angebote
Die Wünsche unserer Kunden liegen uns am Herzen. Da die Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen ein großer Wunsch unserer Nutzer war, haben wir helloCash um diese Funktionen erweitert. Nun kannst du mit wenigen Klicks direkt in deiner Kasse nicht nur Rechnungen erstellen, sondern Lieferscheine und Angebote an deine Kunden aussenden. Mehr zu Lieferscheinen und Angebote findest du hier.
Benachrichtigung zum Artikelbestand
Du möchtest zu niedrige Bestände bei deinen Artikeln vermeiden und nie den passenden Bestellzeitpunkt verpassen? Dann haben wir mit unserer Benachrichtigung zum Artikelbestand genau das Richtige für dich. Beim Anlegen eines Artikels unter Registrierkasse > Artikel > Anlegen kannst du unter „Lagerbestand“ einen Mindestbestand hinterlegen und zusätzlich einstellen, dass du eine E-Mail-Benachrichtigung beim Erreichen des Mindestbestandes bekommst. Mehr Infos zur Artikelverwaltung findest du hier.
API: articles
Bereits 2018 haben wir an der Erweiterung und Verbesserung unserer helloCash Schnittstelle (API) gearbeitet. Mit der Schnittstelle „articles“ kannst du eine Liste von Artikel, spezifische Artikel und Veränderungen im Artikelbestand abfragen. Mehr Infos zur helloCash API erhältst du in unserem FAQ Artikel.
Jahresbeleg Packages
Die RKSV schreibt vor, dass am Ende des Jahres ein Jahresbeleg erstellt und geprüft werden muss. Auch hier möchten wir dir den besten Service anbieten, damit du dich auf die Kerntätigkeiten deines Geschäfts konzentrieren kannst. Daher bieten wir zwei Packages an, wo wir die Angelegenheiten zum Jahresbeleg für dich übernehmen. Du bist interessiert? Dann lies dir hier unseren FAQ Artikel zum Jahresbeleg durch.
Du hast Ideen, wie wir die Funktionen unsere helloCash Kasse noch weiter verbessern können? Dann lass uns das gerne wissen, indem du deine Wunschfunktion einträgst.
Hast du noch andere Fragen zu helloCash oder seinen Funktionen? Dann wende dich an unseren Support. Wir helfen dir sehr gerne weiter!