Einfaches Kundenmanagement mit helloCRM

Wir haben das Kundenmanagement unserer helloCash Kasse verbessert. Mit dem neuen helloCRM kannst du deine Kunden super einfach betreuen. Finde hier die wichtigsten Informationen.

Das Kundenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil für ein Unternehmen. Daher haben wir es uns zum Ziel gemacht, dir in helloCash ein verbessertes Kundenmanagement zu bieten. Voilà – so ist das Projekt helloCRM entstanden. Unten findest du die Antworten auf die wichtigsten Fragen zu helloCRM.

Was ist helloCRM?

helloCRM ist im Grunde der Menüpunkt “Kunden” in helloCash, nur in verbesserter Form. Vieles wird dir bestimmt schon aus der “alten” Version bekannt vorkommen. Wir haben aber mehrere Optimierungen vorgenommen sowie neue Funktionen für dich erstellt. Unser Ziel war es, die Kundenverwaltung in helloCash für dich zu vereinfachen und besser zu machen.

Der Menüpunkt „Kunden“ besteht nun aus folgenden Sub-Menüpunkten:

• Übersicht
• Kunden
• Newsletter
• Zusatzfelder

Die Abkürzung CRM steht für „Customer Relationship Management“ und bedeutet auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Mit helloCRM kannst du also deine Kundenbeziehungen stärken und vertiefen.

Seit wann ist helloCRM in der Kasse verfügbar?

helloCRM ist seit 29.09.2021 unter dem Menüpunkt „Kunden“ verfügbar. Schau gleich vorbei und sieh dir an, welche Verbesserungen und Optimierungen wir für dich vorgenommen haben. 

Welche Funktionen beinhaltet helloCRM?

Wir erklären dir hier anhand der einzelnen Menüpunkte die Funktionen von helloCRM.

Übersicht

Unter Kunden > Übersicht findest du wichtige Informationen über deine Kunden im Überblick. Du siehst die Anzahl der hinterlegten Kunden. Die Anzahl der Stammkunden sowie die Namen und Buchungen deiner besten Kunden siehst du nur, sofern du den Online Kalender aktiviert hast. Weiters werden dir die Geburtstage deiner Kunden vom heutigen Datum und bis 7 Tage im Voraus angezeigt. Und zu guter Letzt siehst du auch immer eine Liste deiner Neukunden.

Klickst du unter „Beste Kunden“ oder unter „Neukunden“ jeweils auf den Namen eines Kunden, gelangst du zur Detailansicht in der Kundenliste. Rechts oben befindet sich der blaue Button „Verwaltung“. Dieser führt dich direkt zum Sub-Menüpunkt „Kunden“, wo du alle deine Kunden verwalten kannst.

Kunden

Mit dem Klick auf Kunden > Kunden gelangst du zu einer vollständigen Liste aller deiner Kunden mit jeglichen Informationen über sie. Von der Kundennummer bis hin zur E-Mail-Adresse und dem Namen deines Kunden siehst du hier die Informationen, welche du pro Kunde hinterlegt hast.

Mit einem Klick auf das Feld „Notizen“ kannst du eine Notiz verfassen. Dies ist eine neue Funktion, welche zuvor nicht möglich war.

Klickst du auf einen Kunden klappen noch detailliertere Informationen auf, wie beispielsweise die von dir definierten Zusatzfelder oder die Anzahl der Rechnungen sowie der generierte Umsatz. Für eine nähere Erklärung zu den Zusatzfeldern lies dir bitte den Text unter der Überschrift „Zusatzfelder“ durch. Wenn du in den ausgeklappten Informationen auf die E-Mail-Adresse klickst, öffnet sich dein E-Mail-Programm, sodass du direkt eine Nachricht an den Kunden verfassen kannst. Bei Klick auf die Adresse, öffnet sich automatisch Google Maps und wenn du auf die UID Nummer klickst, gelangst du direkt zur Website der Europäischen Kommission, welche das Validierungsergebnis der UID Nummer anzeigt.

Ganz oben findest du noch eine Suchleiste sowie einen Button, wo du Filter setzen kannst. Hier kannst du dir beispielsweise alle Kunden aus einem bestimmten Ort anzeigen lassen. Die vielen Filtermöglichkeiten sind in helloCRM neu. Somit steht einer vereinfachten Suche nichts mehr im Wege.

Wie lege ich einen Kunden an?

Dazu drückst du rechts oben auf den Button „+ Kunde anlegen“. Nun erscheint ein Fenster, wo du die Informationen deines Kunden hinterlegen kannst. Alle Felder, welche mit einem Sternchen markiert sind, müssen unbedingt ausgefüllt werden.

Bei der Anrede hast du die Möglichkeit, selbst den Text einzugeben oder eine Option aus dem Dropdown zu wählen.

Beachte bitte: Möchtest du deinem Kunden auch Newsletter senden, muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Frage deinen Kunden zusätzlich, ob er auch wirklich Newsletter erhalten möchte. Stimmt er zu, dann betätige den Regler vor „Newsletter akzeptiert“. Ist dieser Regler nicht aktiviert, dann wird an diesen Kunden auch kein Newsletter versendet.

Im Feld „Land“ kannst du ab sofort mittels ausklappbarem Menü das entsprechende Land hinzufügen. Das Land wird auch weiterhin standardmäßig auf der Rechnung angezeigt.

Achtung: Bisher war es möglich, in dem Feld selbstständig auch andere Informationen einzufügen, wie z. B. das Autokennzeichen des Kunden. Mit helloCRM ist das ab sofort nicht mehr möglich. Hast du bei deinen Kunden in diesem Feld bisher andere Informationen als das Land eingetragen, so wird das nun auf der Rechnung unter „Info“ angezeigt.

Bei der Kundenerstellung kannst du auch direkt neue Zusatzfelder anlegen. Mehr Informationen dazu findest du unter der Überschrift “Zusatzfelder”.

Bist du fertig mit dem Anlegen des Kunden, dann klicke auf „Speichern“. Schon erscheint dein neuer Kunde in der Liste.

Wie kann ich einen bestehenden Kunden bearbeiten?

Dazu musst du auf das Stift-Symbol rechts neben den jeweiligen Kunden klicken. Nun erscheint das Fenster, wo du Informationen abändern kannst. Bestätige die Änderung mit „Speichern“.

Wie kann ich einen Kunden löschen?

Klicke dazu auf den Papierkorb, welcher sich ebenfalls rechts neben den jeweiligen Kunden befindet. Hier wirst du dann noch einmal gefragt, ob du den Kunden wirklich löschen möchtest. Bestätige das mit einem Klick auf „Löschen“.

Kann ich Kundendaten importieren oder exportieren?

Ja, auch das ist hier unter Kunden > Kunden möglich. Klicke rechts oben auf die drei Punkte. Wähle nun Export oder Import und folge den Anweisungen im aufscheinenden Fenster.

Newsletter

Im Menü unter Kunden > Newsletter siehst du in einer übersichtlichen Liste alle Newsletter dargestellt. Unter Versandzeitpunkt kannst du ablesen, ob der Newsletter bereits versendet, bereit für den Versand ist oder ob er für ein bestimmtes Datum bereits geplant ist.

Rechts oben kannst du mittels Klick auf „+ Newsletter anlegen“ einen neuen Newsletter erstellen oder auf die drei Punkte klicken, um die Daten der Newsletter zu exportieren.

Wie erstelle ich einen Newsletter?

1. Klicke auf den Button „+ Newsletter anlegen“.
2. Verfasse in dem neuen Fenster deinen Newsletter und fülle die relevanten Felder aus. Du kannst deinen verfassten Newsletter auch über die Vorschau ansehen und prüfen.
3. Klicke auf „Speichern und Empfänger auswählen“, um im nächsten Schritt jene Kunden auszuwählen, die deinen Newsletter erhalten sollen.
4. Nun gelangst du zu einer Liste mit allen Kunden, welcher der Zusendung eines Newsletters zugestimmt haben. Wähle die entsprechenden Kunden aus, an die du den Newsletter versenden möchtest. Du kannst auch direkt unter „+ Kunden“ einen neuen Kunden anlegen.
5. Drücke auf „Versandzeitpunkt wählen“, um ein spezifisches Datum zu definieren oder den Newsletter sofort zu versenden.
6. Wähle nun den für dich passenden Versandzeitpunkt aus und bestätige, dass alle Empfänger tatsächlich dem Newsletterempfang zugestimmt haben.
7. Mit dem erneuten Klicken auf „Senden“ wird nun tatsächlich dein Newsletter zu dem von dir gewählten Zeitpunkt verschickt.

Die Suchfunktion sowie diverse Filtermöglichkeiten helfen dir, Newsletter wieder zu finden.

Wenn du einen bereits versendeten Newsletter an eine andere Zielgruppe oder mit abgeänderten Informationen nochmal senden möchtest, hast du in helloCRM jetzt auch die Möglichkeit, einen Newsletter zu duplizieren. Klicke hierzu auf den gewünschten Newsletter, sodass sich die Details aufklappen und wähle unter Aktionen “Duplizieren” aus. Alternativ kannst du auch über die Spalte “Aktionen” ein Duplikat, mit Klick auf den rot markierten Button, erstellen.

Zusatzfelder

In einem eigenen Menüpunkt unter Kunden > Zusatzfelder kannst du von nun an Zusatzfelder erstellen. Diese ermöglichen dir mehr Individualität und mehr Informationen zu deinen Kunden. Hier kannst du ein Zusatzfeld definieren, welches bei allen deinen Kunden aufscheint. Mit helloCRM können diese auf der Rechnung, in der Kundenübersicht und / oder bei den Terminen im Online Kalender ergänzend angezeigt werden.

Ist es für dein Unternehmen beispielsweise essenziell, den bevorzugten Mitarbeiter pro Kunden zu wissen, kannst du ein solches Zusatzfeld erstellen. Dazu klicke auf „+ Zusatzfeld anlegen“ und gib in das Feld “Bezeichnung” einen Namen ein, beispielsweise „Bevorzugter Mitarbeiter“. Nun kannst du noch eine Beschreibung hinzufügen, ein passendes Icon auswählen und bestimmen, wo dieses Zusatzfeld angezeigt werden soll. Schließe den Vorgang mit dem Klick auf „Speichern“ ab. Schon erscheint das Zusatzfeld in der Übersicht.

Deine angelegten Zusatzfelder kannst du auch über das 3-Punkte Symbol exportieren.

API-Schnittstelle User

Arbeitest du mit unserer API Schnittstelle, hast du die Möglichkeit Kunden zu erstellen. Die Schnittstelle Create user enthält nun auch die Funktion, bestehende Kunden zu bearbeiten (Update).

Außerdem sind die Zusatzfelder in der API auch neu dabei – diese können aktuell nur ausgelesen (noch nicht bearbeitet) werden.

Shortcuts

Für unsere Power-User haben wir ein paar Shortcuts erstellt:

• Seite weiter / zurück mit Strg. + Pfeil links/rechts
• Kundenkartei wechseln mit Strg. + Pfeil rauf/runter
• mit TAB kommt man zu den Aktionen (z.B. Bearbeiten, Löschen)
• Kunde / Newsletter / Zusatzfeld anlegen mit Strg + e
• Formular speichern mit Strg + Enter
• Filter auswählen mit Strg + k
• Alle Filter löschen mit Strg + j

ACHTUNG: gilt nur im helloCash Kundenverwaltungsbereich (Menüpunkt “Kunden” inkl. Sub-Menüpunkte)

Dein Feedback zählt

Probiere helloCRM gleich in deiner Kasse aus und gib uns Bescheid, wie dir helloCRM gefällt. Wir würden uns über dein Feedback freuen.

Du hast noch offene Fragen zum neuen Kundenmanagement in der helloCash Kasse? Dann kontaktiere gerne unseren Support.