Manchmal ist es schwierig, die vielen Gesetzesanforderungen, die du als Unternehmer einhalten musst, erstens zu verstehen sowie zweitens einen Überblick darüber zu bewahren. Deshalb haben wir für in einfachen und verständlichen Worten zusammengefasst, was du tun musst, damit deine Registrierkasse finanzamtkonform ist.

 

So ist deine Registrierkasse finanzamtkonform

Die Antwort auf die Frage, wann eine Registrierkasse finanzamtkonform ist, fällt je nach Land anders aus. Wenn wir uns den deutschsprachigen Raum ansehen, so gilt in Österreich für die meisten Unternehmer eine Registrierkassenpflicht, während in Deutschland Ladenbesitzer noch entscheiden können, ob sie mit einer offenen Ladenkasse oder einem elektronischen Aufzeichungssystem arbeiten möchten, aber im letzteren Fall gewisse Regeln einhalten müssen. In der Schweiz gibt es keine Registrierkassenpflicht.

Darum haben wir für dich eine Übersicht darüber erstellt, welche Regeln du in Österreich oder in Deutschland für ein Gütesiegel „Registrierkasse finanzkonform“ einhalten musst.

Rechtslage in Österreich

1. RSKV

In Österreich ist die Registrierkasse seit dem 1.4.2017 Pflicht. Die genauen technischen Anforderungen an das elektronische Kassensystem sind in der (RSKV) Registrierkassensicherheitsverordnung festgehalten.

Die wichtigsten Punkte sind dabei:

–  Die Kasse braucht eine Identifikationsnummer, die auf FinanzOnline angemeldet werden muss.

– Die Kasse muss ein Datenerfassungsprotokoll erstellen, welches jeden Umsatz mit seiner Signatur ausweist.

– Die Daten müssen auf externen Datenträgern zur Verfügung gestellt werden können.

– Der verschlüsselte Umsatzzähler muss die Umsätze ständig addieren.

– Die Kasse muss eine digitale Signatur erstellen.

– Das Erfassungssystem muss so ausgestattet sein, dass es der Belegerteilungspflicht nachkommen kann

2. BAO 

Damit die österreichische Registrierkasse finanzamtkonform ist, müssen nebst den technischen Anforderungen auch die Grundsätze der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Führung von Büchern, Aufzeichnungen und der Erfassung von Geschäftsvorfällen (§§ 131 und 132 BAO) eingehalten werden.

Dabei gilt es Folgendes zu beachten:

– für abgabenrelevante Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren

– die Kassenaufzeichnungen müssen von einer kundigen Drittperson rasch interpretiert werden können.

– elektronische Kassenaufzeichnungen müssen unveränderbar sowie jederzeit abrufbar und lesbar sein.

Rechtslage in Deutschland

Eine elektronische Registrierkasse muss ab dem 1.1.2017 die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen.

Das Wichtigste ist dabei:

– Alle Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln aufgezeichnet werden.

– Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Daten in Papierform oder elektronischer Form.

– Elektronische Daten müssen jederzeit in einem lesbaren und maschinell auswertbaren Format auf einem Datenträger (USB-Stick, CD-ROM etc.) verfügbar sein.

– Handbücher und Bedienungsanleitungen für das elektronische Aufzeichnungssystem müssen bei einer Kontrolle zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden.

– Als Kassenbesitzer bist du dazu verpflichtet, einen Nachweis vorzubringen, dass deine Daten gesichert gespeichert sind und nicht manipuliert werden können.

 

helloCash kümmert sich darum, dass deine Registrierkasse finanzamtkonform ist

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, zu einer finanzamtkonformen Registrierkasse zu kommen. Natürlich ist jedes Kassensystem von seriösen Kassenanbietern gesetzeskonform, wenn es gekauft wird. Aber erfahrungsgemäß können sich Gesetze ändern und dann ist es von Vorteil, wenn du über eine Kassenlösung wie helloCash verfügst, welche sich den ändernden Anforderungen laufend anpasst.

Da es sich bei helloCash um eine webbasierte Kassensoftware handelt, brauchst du dir um ihre Konformität keine Gedanken zu machen, denn wir kümmern uns darum, neue Gesetze fristgerecht in deiner Registrierkasse zu implementieren. So ist und bleibt deine helloCash Registrierkasse finanzamtkonform.