Die Kleinunternehmerregelung soll das Wirtschaften für kleinere Unternehmen in Österreich erleichtern. Auch beim Punkt Rechnung gibt es daher Unterschiede zu anderen, größeren Unternehmen. Was du alles bei der Kleinunternehmer Rechnung beachten musst? Das erfährst du in diesem Beitrag.
Kleinunternehmer sind die treibende Kraft der österreichischen Wirtschaft. Da sie sich in ihrer Größe erheblich von anderen Unternehmen unterscheiden, gibt es die Kleinunternehmerregelung. Diese wurde erst am 01.01.2020 adaptiert. Darin sind auch Bestimmungen zur Kleinunternehmer Rechnung enthalten. Dieser Beitrag erklärt dir daher alle wichtigen Aspekte rund um dieses Thema und du findest auch eine Musterrechnung für Kleinunternehmer. Folgende Fragen beantworten wir dir:
- Wer ist ein Kleinunternehmer?
- Was muss bei Kleinunternehmern auf der Rechnung stehen?
- Wie erstelle ich Kleinunternehmer Rechnungen in helloCash?
- Wann ist eine Rechnung für Kleinunternehmer zu stellen?
- Ist eine Rechnung ein Kaufvertrag?
- Wann wird eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt?
- Was ist eine Rechnungsvorlage?
- Und was ist die Rechnungsnummer?
Wer ist ein Kleinunternehmer?
Bevor wir näher auf die Kleinunternehmer Rechnung eingehen, hier eine kurze Erklärung, was ein Kleinunternehmer ist. Damit ein Unternehmen als Kleinunternehmen gilt, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
- Betrieb im Inland (Österreich)
- grundsätzlich keine Überschreitung des Jahresumsatzes von 35.000 € (ab dem 1.1.2025: 42.000 €)
- einmal in fünf Jahren ist eine Überschreitung des Jahresumsatzes um 15 % erlaubt (ab dem 1.1.2025: 10%)
Erfüllt dein Unternehmen diese beschriebenen Aspekte, bist du ein Kleinunternehmer. Die Kleinunternehmerregelung sieht dann eine sogenannte „unechte Umsatzsteuerbefreiung“ für dich vor. Das heißt, du musst von deinen Einnahmen keine Umsatzsteuer (USt) an das Finanzamt bezahlen. Gleichzeitig darfst du bei deinen Ausgaben aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Möchtest du dich noch genauer über diese Punkte informieren? Dann findest du auf der Website der WKO noch zusätzliche Informationen.
Was muss bei Kleinunternehmern auf der Rechnung stehen?
Wie vorhin bereits erwähnt, bist du als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit. Daher unterscheidet sich die Kleinunternehmer Rechnung von anderen. Welche Bestandteile du beachten musst und wo genau die Unterschiede liegen, erfährst du hier.
Der erste Unterschied der Kleinunternehmer Rechnung zu anderen ist der offensichtlichste. Aufgrund der Umsatzsteuerbefreiung wird auch keine Umsatzsteuer berechnet. Diese musst du also nicht auf der Rechnung ausweisen. Es sind nur Nettobeträge auf der Rechnung zu finden, welche auch gleichzeitig den Bruttobeträgen entsprechen.
Zusätzlich muss ein Vermerk über die Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung zu finden sein. Dabei gibt es verschiedene Formulierungen. Unser Tipp ist, diese auf jeden Fall mit deinem Steuerberater im Vorhinein abzuklären. Folgende Formulierungen könntest du beispielsweise verwenden: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ oder „Der Rechnungsbetrag enthält gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UstG 1994 keine Umsatzsteuer.“
Sollte deine Rechnung doch eine Umsatzsteuer ausweisen, dann musst du diese auch an das Finanzamt abführen. Deshalb solltest du immer besonders darauf achten, keine Umsatzsteuer auszuweisen. Passiert dies dennoch einmal, solltest du die Rechnung unverzüglich für deinen Kunden korrigieren und ihn darüber informieren.
Ein weiterer Unterschied zu anderen Rechnungen betrifft die Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nr.). Grundsätzlich haben Kleinunternehmer keine UID-Nr. Daher ist die Angabe dieser auf der Rechnung nicht verpflichtend. Es ist jedoch möglich, als Kleinunternehmer eine UID-Nr. zu beantragen. Dies macht dann Sinn, wenn geschäftliche Beziehungen ins Ausland bestehen. Dazu muss das Antragsformular U 15 ausgefüllt werden, welches auf der Website des BMF abgerufen werden kann.
Hier findest du nun eine Liste aller Rechnungsbestandteile, die eine Kleinunternehmer Rechnung aufweisen muss:
- Name des leistenden Unternehmens
- Adresse des leistenden Unternehmens
- Name des Leistungsempfängers
- Adresse des Leistungsempfängers
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Artikel / Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Bezeichnung
- Menge
- Gesamtpreis
- Entgelt (ohne USt)
- Lieferdatum
- Leistungszeitraum
- Hinweis auf die USt-Befreiung
Du möchtest ein Muster für eine Kleinunternehmerrechnung haben? Hier haben wir eines für dich zusammengestellt.
Wie erstelle ich Kleinunternehmer Rechnungen in helloCash?
Die Rechnungen mit deiner helloCash Kasse werden grundsätzlich genau gleich erstellt, wie bei allen anderen Unternehmen auch. Du musst nur zu Beginn deiner Tätigkeit eine kleine Einstellung vornehmen. Wie das genau funktioniert?
- Logge dich in deine Registrierkasse ein.
- Unter Registrierkasse > Einstellungen > Allgemein > Steuerliche Begünstigung
- Setze das Häkchen auf Kleinunternehmer.
- Fertig.
Mit dieser Einstellung wird jetzt keine Umsatzsteuer auf deinem Beleg ausgewiesen. Gleichzeitig wird auch auf die Umsatzsteuerbefreiung auf dem Beleg hingewiesen. Schon kannst du mit dem Kassieren loslegen.
Brauchst du Hilfe bei dieser Einstellung, kannst du dich jederzeit gerne an unseren Support wenden. Egal ob telefonisch, per Chat oder per E-Mail – unser Support ist für dich da!
Möchtest du noch mehr Informationen zum Thema Rechnung erstellen in helloCash lesen? Dann haben wir hier einen aufschlussreichen FAQ-Artikel für dich.
Wann ist eine Rechnung für Kleinunternehmer zu stellen?
Für Kleinunternehmer gilt genauso wie für alle anderen Unternehmer die Belegerteilungsverpflichtung. Diese Verpflichtung ist seit 01.01.2016 gültig. Bei Barzahlungen musst du dem Käufer einen Beleg zur Verfügung stellen. Der Käufer ist dazu verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Grund dafür ist eine etwaige Kontrolle durch die Finanzverwaltung.
Der Kleinunternehmer (und auch jeder andere Unternehmer) muss eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung des Belegs machen. Diese muss gleich wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahrt werden.
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für dich als Kleinunternehmer ab dem ersten Barumsatz. Dies ist von der Registrierkassenpflicht unabhängig. Das heißt, egal ob du eine Registrierkasse verpflichtend verwenden musst oder nicht, du musst einen Beleg erstellen. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind:
- Umsätze im Freien
- Hütten, Buschenschank- und Kantinenumsätze
- gewisse Automatenumsätze
Willst du vertiefende Informationen zum Thema Belegerteilungsverpflichtung lesen? Dann kannst du auf der Website der WKO vorbeischauen.
Ist eine Rechnung ein Kaufvertrag?
Ein Kaufvertrag ist ein Vertrag zwischen Verkäufer und Käufer. Dieser kommt durch eine übereinstimmende Willenserklärung zustande. Der Verkäufer verpflichtet sich dann dem Käufer die im Vertrag definierte Sache zu übergeben und das Eigentum daran zu verschaffen.
Eine Rechnung hingegen ist die Aufstellung des Preises, welcher für die im Kaufvertrag definierte Sache zu bezahlen ist. Zusätzlich enthält die Rechnung eine Aufforderung zur Zahlung. Die Rechnung wird aus dem zuvor definierten Kaufvertrag abgeleitet. Dem zur Folge entspricht ein Kaufvertrag im Normalfall nicht gleich der Rechnung, sondern die Rechnung folgt dem Kaufvertrag. Die Ausstellung der Rechnung erfolgt meist mit oder nach der Lieferung.
Wann wird eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt?
Unterliegt ein Unternehmer der vorhin erwähnten Kleinunternehmerregelung, ist das Unternehmen umsatzsteuerbefreit. Im Zuge dessen musst du als Kleinunternehmer immer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen und auf der Rechnung einen entsprechenden Vermerk platzieren. Aber nicht alle Umsätze sind steuerfrei. Folgende Punkte unterliegen NICHT der Steuerbefreiung:
- innergemeinschaftliche Erwerbe
- Einfuhren und Dienstleistungen von ausländischen Unternehmen
Die Einfuhren und Dienstleitungen von ausländischen Unternehmen sind nur dann nicht steuerfrei, wenn der Leistungsort in Österreich liegt und somit die Steuerschuld auf den Kleinunternehmer übergeht.
Folgende Punkte fallen in die Umsatzsteuerbefreiung:
- Lieferungen und sonstige Leistungen mit Liefer- und Leistungsort im Inland
- Umsätze aus Hilfsgeschäften
- Umsätze aus Geschäftsveräußerungen
Ein Kleinunternehmen kann aber auch freiwillig auf die Befreiung verzichten. Dann muss eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausgestellt werden. Gründe für den Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung könnten beispielsweise hohe Vorsteuerabzüge in der Gründungsphase sein.
Damit ein Unternehmen verzichten kann, muss eine Optionserklärung ausgefüllt werden. Diese muss dann dem Finanzamt schriftlich gesendet werden. Eine Vorlage dieser Erklärung findest du auf der Website des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) unter Formular U12. Nach Abgabe der Erklärung bist du als Kleinunternehmer mindestens für dieses und noch weitere vier Jahre gebunden. Nach Ablauf dieser Zeit kann ein Widerruf der Optionserklärung durchgeführt werden. Dieser muss bis zum Letzten des Monats Jänner im Kalenderjahr gemacht werden, in dem der Widerruf gelten soll.
Wird auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet, darf auch die Vorsteuer abgezogen werden. Hinsichtlich des Umlaufvermögens darf die gesamte Vorsteuer rückwirkend geltend gemacht werden. Beim Anlagevermögen ist dies nur anteilig möglich und sofern die Anschaffung innerhalb des Betrachtungszeitraumes liegt. Bei beweglichem Anlagevermögen entspricht dieser Zeitraum fünf Jahren. Bei unbeweglichem Anlagevermögen ist der Zeitraum 10 oder 20 Jahre lang.
Was ist eine Rechnungsvorlage?
Eine Rechnungsvorlage hilft dir bei der Erstellung deiner Rechnungen. Diese ist eine Art Musterrechnung, welche alle vorgeschriebenen Rechnungsbestandteile enthält. Die Vorlage kannst du jedes Mal heranziehen, wenn du eine Rechnung erstellst. Du musst dann jeweils nur die notwendigen Daten ergänzen. Somit sind alle deine Rechnungen nicht nur rechtlich korrekt, sondern haben auch immer dasselbe Design.
Wir haben für dich eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kreiert, die du dir hier kostenlos herunterladen kannst. Diese beinhaltet alle gesetzlichen Bestandteile einer Kleinunternehmer Rechnung. helloCash übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit der Angaben. Unser Tipp: Gehe deine Rechnungsvorlage immer vor der tatsächlichen Verwendung mit deinem Steuerberater durch. Dieser kann dir genau sagen, ob alle Bestandteile vorhanden sind.
Was ist die Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer ist ein zwingender Bestandteil der Kleinunternehmer Rechnung. Diese muss aber genauso auf allen anderen Rechnungen in Österreich enthalten sein. Sie ist eine fortlaufende Nummer, welche die Rechnung genau identifiziert. Das heißt, sie darf auch nur einmal vergeben werden.
Verwendest du eine elektronische Registrierkasse wie helloCash, musst du dir um die Rechnungsnummer keine Sorgen machen. Du möchtest das ausprobieren? Dann registriere dich jetzt kostenlos!
Fazit zur Kleinunternehmer Rechnung
Die Kleinunternehmerregelung enthält wichtige Bestimmungen für die Rechnung von Kleinunternehmern. Es ist besonders wichtig, dass deine Rechnung aus den richtigen Bestandteilen besteht. Hier solltest du besonders darauf achten, keine Umsatzsteuer auszuweisen. Zusätzlich ist ein Vermerk zur Umsatzsteuerbefreiung verpflichtend. Hier haben wir eine Musterrechnung für Kleinunternehmer für dich erstellt, an der du dich orientieren kannst. Unser Tipp ist jedenfalls, deine Rechnung mit deinem Steuerberater durchzugehen. Er kann dir noch einmal genau sagen, ob alle rechtlichen Bestimmungen erfüllt sind.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.