Welche Vorgaben muss ein Kassenbon haben? Die Antwort auf diese und noch viele andere findest du hier in unserem Beitrag. Lies ihn dir gleich durch.
Jeder kennt ihn, den “Kassenbon”; gemeint ist damit der Kassenbeleg, der umgangssprachlich so genannt wird. Er ist ein gedruckter Nachweis, dass ein Geschäftsvorgang an der Kasse stattgefunden hat und die Ware bezahlt wurde. Im Einzelhandel findet das im sogenannten Kassenbereich, auch “an der Kasse” genannt, statt. Dort bezahlen die Kunden in bar oder bargeldlos ihre Ware. Es wird ein Beleg ausgestellt und dem Kunden mitgegeben, falls dieser das möchte. Der Händler behält seine Kopie für seine Buchhaltung im Registrierkassengerät. Ein Kassenbon enthält im Idealfall alle Informationen zu welche Waren zu welchem Preis in welcher Menge erworben wurden.
Wie ist ein Kassenbeleg normalerweise aufgebaut?
Ein Kassenbeleg enthält Informationen zu gesetzlichen Vorgaben und kann darüber hinaus noch Optionales enthalten.
Zu den gesetzlichen Vorgaben zählen der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers bzw. des Betriebes. Auch eine Beschreibung der Ware sowie die Menge und der Einzelpreis dessen (netto und brutto) sind zu benennen. Ebenfalls wichtig sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) wie auch die separate Umsatzsteuerausweisung, je nach Mehrwertsteuersatz. Erwähnt werden soll zum Schluss auch das Ausstellungsdatum und die -uhrzeit.
Was ist ein Nullbeleg?
Ein Nullbeleg ist ein Kassenbon, der keine Kassenumsatzsumme enthält und daher diese nicht erhöht. Er ist mit einem QR-Code versehen und hat im Normalfall die Summe Null. Dies ist laut der RKSV so vorgeschrieben. Jeder Bon zum Abschluss des Tages sowie jeder periodische Bericht werden als Nullbeleg angesehen.
Viele Nutzer haben diese Funktion in ihrer Registrierkasse mit einer Taste verknüpft, um kurzfristig darauf zugreifen zu können.
Was ist ein Startbeleg?
Der Nullbeleg wird als erster Kassenbon ausgestellt. Dieser Bon initialisiert das für das Finanzamt erforderliche Protokoll zur Datenerfassung. Dies ist nach der RKSV erforderlich.
Das passiert in den meisten Fällen automatisch, wenn du die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) der Kasse in Betrieb nimmst. Dieser so entstehende Nullbeleg wird automatisch über das Internet an EFSTA übermittelt und dort geprüft.
Was ist ein Monatsbeleg?
Der letzte Kassenbeleg des Monats muss ebenfalls ein solcher Nullbeleg sein. Dort kommt es auf deine Registrierkasse an. Eventuell reicht es aus, einen regulären Tagesabschluss wie gewohnt durchzuführen und passend dazu einen periodischen Bericht am Ende Monats zu erstellen. Beide gelten als Nullbeleg und sind daher RKSV-konform. Das ist im Einzelfall zu entscheiden.
Was ist ein Jahresendbeleg?
Ein Jahresendbeleg ist, wie der Name dazu schon aussagekräftig verrät, der zuletzt erstellte Beleg des letzten Monats im Jahr, sprich im Dezember. Dieser wird, wie du es sonst auch gewohnt bist, automatisch über das Internet an EFSTA übermittelt und dort dann hinsichtlich Unregelmäßigkeiten geprüft. Es ist also nur ein üblicher Tagesabschluss zu erstellen, der dann als Jahresendbeleg gilt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Was muss auf einem Kassenbon stehen
Was muss denn nun alles auf einem Kassenbon stehen? Zum einen sind es die offensichtlichen Angaben, beispielsweise zu dem Preis, dem Datum und der Uhrzeit. Diese Angaben sind klar definiert, gesetzlich vorgeschrieben und daher nicht individuell gestaltbar.
Ergänzend dazu gibt es noch optionale Informationen, die benannt werden dürfen. Im Folgenden findest du wichtigen Angaben zu beiden Punkten.
Gesetzlich vorgegebene Informationen, die enthalten sein müssen:
Bis zu einem Betrag von insgesamt 250 € inklusive der anwendbaren Umsatzsteuer gelten Kassenbelege als eine sogenannte “Kleinbetragsrechnung”. Wenn du betriebliche Ausgaben in diesem Sinne steuerlich geltend machen möchtest, musst du grundsätzlich die verringerte Obergrenze von 150 € netto berücksichtigen.
Diese folgenden Angaben sind dabei Pflicht:
- Name und Anschrift des Betriebs
- Beschreibung der gekauften Ware
- Menge und Einzelpreis (im Einzelhandel Benennung des Brutto, ansonsten netto)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
- Ausweisung der Umsatzsteuer je nach Mehrwertsteuersatz (10 % beziehungsweise 20 % und 13 % in Corona-Zeiten)
- Ausstellungsdatum und -uhrzeit
Optional können je nachdem noch weitere Angaben gemacht werden:
Du kannst weitere Kassenbon-Bestandteile für dich passend und individuell gestalten. Beispielsweise ist der Kassenbon auch als Werbemittel für deinen Betrieb sehr gut nutzbar. Ob als ein Los für Gewinnspiele, für Rabattaktionen oder als Werbefläche für dein Unternehmen. Du kannst da frei wählen.
Alternativ kannst du eine kreative Botschaft oder einen freundlichen Gruß auf der Quittung erscheinen lassen, um dich aus der Masse hervorzuheben. Auch kannst du deinen Kassenbon zusätzlich zu eventuellen Marketingmaßnahmen als Informationsträger nutzen. Beispielsweise mit einem Hinweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder zu Fristen für einen Umtausch. Die Möglichkeiten sind vielfältig.
Kritik am Kassenbon
Sicherlich hast du es in der Presse verfolgen können: Berge von Kassenbons häuften sich in den Geschäften und Filialen von Bäckerei-Ketten oder ähnlichen Geschäften auf. Zu sehen auf vielen Bildern in den Sozialen Medien.
Denn nun müssen alle Händler den Kunden unaufgefordert einen Kassenbon aushändigen. Da die meisten Kunden allerdings diese Belege nicht möchten, entsteht massenhaft Papiermüll in den Betrieben, die darüber natürlich nicht glücklich sind. Der Einkauf dauert auch dementsprechend länger, was bei vielen Kunden ebenfalls Unmut hervorruft. Denn bis der Kassenbon gedruckt ist, hätte der Kunde eigentlich schon längst wieder das Geschäft verlassen können. Aber sämtliche Händler müssen zwingend den Beleg drucken, so sieht es das Kassengesetz vor. Ob der Kunde möchte oder nicht, spielt dabei keine Rolle.
Dabei entstehen nicht nur Nachteile für die Umwelt. Auch die Bürokratie für den Betrieb und höhere Kosten durch das verwendete Papier sind ein erheblicher Faktor.
Laut Schätzungen des Bäckereiverbandes wollen lediglich 3 % der Kunden den Beleg mitnehmen. Da es dem Finanzministerium allerdings nicht um die Kunden geht, scheint das völlig unerheblich zu sein. Denn Ursprung der neu eingeführten Bon-Pflicht ist der Kampf gegen Kassenmanipulation und gegen Steuerbetrug. So soll geprüft werden können, ob beim Verkauf von Waren die Kassenaufzeichnungen der Wahrheit entsprechen oder dort manipuliert wurde, um Steuern zu hinterziehen.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.