HelloCash bietet dir als branchenunabhängiges Kassensystem einen riesigen Funktionsumfang. Viele dieser Funktionen stellen einen enormen Mehrwert zu den eigentlichen Kernfunktionen dar.
Damit du nicht den Überblick verlierst, beschränken wir uns in dem Artikel auf die Basics. Was brauchst du, um mit helloCash starten zu können und welche häufig genutzten Funktionen solltest du unbedingt kennen?
Hier erfährst du die Antworten darauf!
Schritt für Schritt zur eigenen Kasse
- Account anlegen
- Stammdaten eintragen
- Artikel und Dienstleistungen eintragen
- Rechnungen erstellen
- Bondrucker konfigurieren
- Wechsel ins Echtmodell
- Im Echtmodus angekommen
- Erwerb der Signatur (nur für Österreich)
Erster Schritt: Account anlegen
Auf der Startseite von helloCash kannst du im Bereich ” Kostenlos testen” einen Demoaccount anlegen. Du musst lediglich deine Emailadresse eingeben und ein Passwort wählen. Der Weg zum Echtaccount führt immer über einen Demoaccount- egal ob du nach 5min oder erst nach Ende der 30-Tage Testlaufzeit wechselst. Du kannst allerdings sämtliche Einstellungen für dein Kassensystem- außer den Erwerb der Signatur- auch im Demomodell durchführen. Alle Einstellungen, Artikel, Dienstleistungen, Kunden etc. werden beim Wechsel von Demo auf “Echt” übernommen. Nur die (Test-) Rechnungen werden gelöscht.
Ganz wichtig: Der Unterschied zwischen Demo- und Gratis
Der Demoaccount bietet dir die Möglichkeit, helloCash auf Herz und Nieren zu testen. Du kannst alle geplanten Geschäftsabläufe nachstellen und dich so schon vorab überzeugen, ob helloCash für dein Business geeignet ist. So gesehen gehst du Null Risiko ein: Erst wenn du überzeugt bist, wechselst du in ein Echtmodell!
Solltest du dich nach Ende der Testlaufzeit doch nicht für helloCash entscheiden, geht dein Account natürlich NICHT in ein kostenpflichtiges Abo über. Der Demoaccount bleibt also immer kostenlos und unverbindlich.
Zweiter Schritt: Stammdaten eintragen
Sobald du deinen Account erstellt hast, kannst du im Bereich “Mein Konto- Stammdaten” alle wichtigen Eckdaten deines Unternehmens eintragen.
Felder, die dort mit einem Stern gekennzeichnet sind (wie Firmenname, Adresse und Steuernummer oder UID) sind vor einem Wechsel ins Echtmodell verpflichtend auszufüllen.
Dritter Schritt: Artikel und Dienstleistungen anlegen
Im Bereich “Artikel – Artikelverwaltung” kannst du Artikel anlegen und diese bei Bedarf in Kategorien und Unterkategorien packen. Verpflichtend beim Anlegen von Artikeln sind der Artikelname, die Umsatzsteuer sowie der Verkaufspreis. Alle anderen Angaben sind optional.
Der Bereich “Dienstleistungen” funktioniert ähnlich wie die Artikelanlage, auch hier kannst du die Dienstleistungen der Ordnung halber in einzelne Kategorien verschieben. Ab der Premium Version kannst du übrigens auch die Funktion “Warenwirtschaft” nutzen.
In der Gastroversion kannst du zwar keine Dienstleistungen anlegen, dafür zusätzlich Bereiche und Tische, damit du deine Speisen und Getränke auf bestimmte Tische buchen kannst und alles stets im Überblick behältst.
Wichtig: In der Demoversion kannst du sowohl die Funktionen der Gastroversion als auch die der “normalen” Version von helloCash testen.
Um in der Demoversion zwischen Gastro- und Standardansicht zu wechseln, gehe auf “Registrierkasse – Einstellungen – Allgemein – Kasse” und wechsle die Benutzeroberfläche nach Belieben.
Der Starting Guide soll dir übrigens nur einen groben Überblick über die sehr umfangreiche Artikelverwaltung von helloCash bieten. Weitere Informationen zur Artikelverwaltung von helloCash erfährst du in einem eigenen FAQ-Artikel.
Vierter Schritt: Rechnungen erstellen
Die Kernfunktion eines jeden Kassensystems ist wohl das Erstellen von Rechnungen. Nach Abschluss der ersten 3 Schritte bist zu du nun bereit für deine erste Testrechnung.
Gehe dazu auf “Rechnung erstellen”.
Hier kannst nun alle Artikel und Dienstleistungen auswählen, die du deinen Kunden verkaufen willst.
Wenn du eine bestimmte Position noch nicht in der Artikelverwaltung angelegt hast, klicke einfach auf “+ Position” und erstelle hier eine neue Rechnungsposition.
Am Schluss gehst du einfach auf “Zahlung” und wählst dort die Zahlungsmethode aus. Weiters kannst du hier auch eine Kundenzuweisung vornehmen. Du schließt deine Rechnung ab, indem du rechts auf “Bon”, PDF” “Digitaler Beleg” etc. klickst.
Wichtig: Vor diesem Schritt kannst du auf “Zurück” gehen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen. Nach diesem Schritt ist die Rechnung im System. Ab dann kannst du aus rechtlichen Gründen keinerlei Rechnungsdetails mehr ändern. Ist dir also ein Fehler unterlaufen, musst du deine Rechnung danach im Bereich “Rechnungen verwalten” stornieren und bei Bedarf neu ausstellen.
m Demomodus brauchst du dir darüber keine Sorgen machen, da alle Rechnungen beim Wechsel in den Echtmodus gelöscht werden. Artikel, Dienstleistungen und Kunden, die du im Demomodus angelegt hast, können jedoch in den Echtmodus übernommen werden.
In der Gastro- Ansicht von helloCash musst du zuerst die Bestellungen deiner Gäste aufnehmen. Du startest hier also mit der Tischübersicht. Danach kannst du aus den Bestellungen eine Rechnung generieren und diese ähnlich abschließen wie in der Standardversion.
Schritt 5: Bondrucker konfigurieren
Gratuliere! Nun weißt du über die Kernfunktionen deines Kassensystems Bescheid.
In vielen Fällen wird es notwendig sein, deinen Kunden einen Beleg zu übermitteln. Deshalb erfährst du hier, wie du Bondrucker hinterlegen kannst. Während die ersten 4 Schritte in der Browserversion sowie in der helloCash App fast gleich funktionieren, gibt es in diesem Bereich einige Unterschiede. Beachte unbedingt, dass dein Bondrucker kompatibel ist. Mittlerweile gibt es tausende Modelle, verständlicherweise können wir nicht alle in unser System implementieren. Hast du diesbezüglich Zweifel, frage lieber bei unserem Support nach. Du kannst kompatible Drucker entweder im Fachhandel oder direkt bei helloCash über unseren Shop beziehen.
Bei helloCash kannst du übrigens- im Sinne der Nachhaltigkeit- bereits vorhandene Bondrucker gerne weiter nutzen, sofern diese mit unserem System harmonieren. Somit musst du im Idealfall keinen Cent für neue Hardware investieren.
Browserversion: In der Browserversion von helloCash auf Computer, Laptop oder iMac benötigst du einen kompatiblen USB- Bondrucker. Diesen schließt du an dein Endgerät an und installierst danach alle notwendigen Treiber. Die Konfiguration kann von Gerät zu Gerät recht unterschiedlich sein. In den Druckereinstellungen von helloCash darf hier KEINE Checkbox angehakt werden.
Rechnungsdruck in der App: Hier benötigst du einen kompatiblen Bluetooth Bondrucker. Deshalb ist es auch notwendig, in den Einstellungen das Häkchen bei “Bluetooth” zu setze. “WLAN-Kombi” darf übrigens NIE angehakt werden.”
Zum Hinzufügen eines Bluetoothdruckers gehe einfach in der App ganz rechts bei den 3 Punkten (Android) oder im Bereich Menü (iOS) auf “Drucker verbinden” und wähle deine Marke und anschließend das Modell aus.
In der Gastroversion kannst du zusätzlich Küchendrucker beziehungsweise Bestelldrucker hinterlegen. Mit diesen kannst du Bestellungen über die helloCash App drucken. Dies ist unter “Einstellungen-Gastro” möglich. Wenn du dir hier bei der Konfiguration nicht sicher bist, wende dich bitte an geschultes IT-Personal!
Schritt 6: Wechsel ins Echtmodell
Du kennst nun die Basic Features deines Kassensystems. Nun wird es ernst! Der Wechsel ins Echtmodell kann beginnen. Gehe dazu unter “Mein Konto- Produkte” auf “Kassenmodell wählen” und wähle dein gewünschtes Modell. Hier kannst du nun eine Zahlungsart wählen und gegebenenfalls einen Gutscheincode eingeben. All deine Testrechnungen werden nun gelöscht, deine Kunden, Produkte, Dienstleistungen und Artikel bleiben natürlich erhalten, damit du dort weitermachen kannst, wo du in der Demo aufgehört hast.
Eine Rückkehr in den Demomodus ist nun nicht mehr möglich, es gibt aber im Echtmodell einen eigenen Testmodus, den du ganz oben bei “Einstellungen- Allgemein- Allgemein” finden kannst.
Schritt 7: Im Echtmodus angekommen
Hier bieten wir dir noch einen ganz groben Überblick über wichtige Funktionen, die du vor dem Start im Echtmodell von helloCash kennen solltest. Dazu zählen:
- Das Kassenbuch: Wenn du auf “Registrierkasse – Kassenbuch” gehst, kannst du mit dem Button “Ein-/ Auszahlungen” Ein- oder Auszahlungen in deinem Kassenbuch tätigen. Somit kannst du eingezahltes Wechselgeld in helloCash vermerken oder auch Auszahlungen, wenn du beispielsweise deine Tageslosung zur Bank bringst oder aber Bargeld aus der Kasse entnimmst, um betriebliche (Bar-)Einkäufe zu tätigen. Barrechnungen werden hier automatisch eingetragen. Weitere Infos zu Kassenbuch gibt es hier.
- Der Tagesabschluss: Wenn du auf “Auswertungen- Tagesabschluss” gehst, kannst du hier deinen Tagesabschluss machen und auch einstellen, ob dieser automatisch zu einer bestimmten Uhrzeit gemacht werden soll. Achtung: Das Erstellen eines Tagesabschlusses bedeutet nicht automatisch, dass der Barumsatz dieses Tages aus dem Kassenbuch ausgezahlt wird. Dies kannst du manuell im Kassenbuch – wie oben beschrieben – erledigen. Der Tagesabschluss beinhaltet übrigens alle Umsätze seit dem letzten Tagesabschluss. Das muss nicht unbedingt mit einem Kalendertag übereinstimmen.
Schritt 8: Erwerb der Signatur (nur für Österreich)
- Der Erwerb des Zertifikates ist verpflichtend, wenn dein Jahresumsatz 15.000€ und dein Barumsatz 7.500€ übersteigt. Bitte informiere dich über deine individuelle Situation dazu immer auch beim Finanzamt sowie bei deiner Steuerberatung.
- Wenn du selbst Zugriff zu Finanz Online hast, kannst du dies komplett im Self Service durchführen. Kleinunternehmer:innen müssen dazu vorher noch beim Finanzamt das sogenannte Null-0 Signal oder “fiktives Umsatzsteuersignal” beantragen. Meist genügt ein Anruf beim zuständigen Finanzamt.
- Wenn du Hilfe beim Erwerb der Signatur benötigst, kannst du gerne unseren hilfsbereiten Support kontaktieren. Wenn du dabei bereits in deinem Finanz Online Account sowie in deinem helloCash Account eingeloggt bist, geht dies meist innerhalb weniger Minuten. So ersparst du uns und dir selbst Zeit und Nerven.
- Eine genaue Anleitung mit zahlreichen Screenshots zum Thema Signatur findest du in einem extra FAQ Artikel: Alles rund um die Signatur und das Zertifikat.
Wir hoffen, dich mit diesem Artikel gut durch den Registrierungsprozess bei helloCash geführt zu haben. Bitte beachte, dass der Artikel nur eine grobe Übersicht für helloCash Neulinge darstellen soll.
Zu jedem Thema gibt es natürlich eine umfangreiche Zahl eigener FAQ– und Blogartikel, wo wir dich über Details und weitere spannende Themen rund um dein neues Kassensystem informieren.