Was ist die Belegerteilungspflicht und welche Unternehmen sind davon betroffen? Seit Januar 2016 gelten für Betriebe mit Barumsätzen neue Aufzeichnungspflichten. Wer für die Steuer Aufzeichnungen führen muss, muss seitdem jegliche Bareinnahmen einzeln dokumentieren. Das Ganze ist zum Zweck der Losungsermittlung.
Bis dahin durften Unternehmen bis 150.000 EUR Jahresumsatz noch einen Kassensturz machen. Jetzt gilt, das jene Betriebe, die Bargeld einnehmen und damit 7.500 EUR im Jahr bei einem Jahresumsatz von 15.000 EUR haben, eine elektronische Registrierkasse benötigen. Als “Barumsatz” werden sowohl bar bezahlte Beträge, als auch die Zahlung mit Bank- und Kreditkarte sowie Schecks und Gutscheinen vor Ort gezählt. Ausgenommen sind dabei Verrechnungsschecks, Orderschecks, Online-Banking-Überweisungen, Paypal und Einziehungsaufträge. Bevor wir also zur Belegerteilungspflicht kommen, wollen wir feststellen, worüber elektronische Kassen verfügen müssen:
Alle elektronischen Registrierkassen müssen zusätzlich:
- über einen Manipulationsschutz verfügen
- ein Datenerfassungsprotokoll führen
- mit einem Drucker verbunden sein oder Zahlungsbelege elektronisch übermitteln können
- eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit haben
- den Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 besitzen
- sowie eine Kassenidentifikationsnummer
Belegerteilungspflicht
Kommen wir nun zu der Belegerteilungspflicht. Seit Januar 2016 müssen Unternehmen bei Barzahlungen einen Beleg erstellen und dem Käufer übergeben. Der Beleg muss einige Inhaltskriterien erfüllen:
- Bezeichnung des Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- spätestens ab 1.4.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Der Unternehmer muss eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung dieses Belegs machen und diese sieben Jahre lang aufbewahren. Nicht jede Registrierkasse erfüllt die Bedingungen für die Belegerteilungspflicht. Deswegen ist es sehr wichtig, darauf zu achten, dass die Registrierkasse, die du kaufst, solche Belege erstellen kann und alle Kriterien erfüllt. So bist du auf der sicheren Seite und ersparst dir viel Arbeit und Kopfzerbrechen – schließlich kann die Kasse alle einnahmen selbst verbuchen und die Belege automatisch per Mausklick erstellen.
Registrierkassen, die die Belegerteilungspflicht einhalten
Auch, wenn die Belegerteilungspflicht auf den ersten Blick nach mehr Arbeit aussieht: Im Endeffekt hängt es nur davon ab, welche Kasse du besitzt und ob sie sich von selbst updatet.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.