Du hast bestimmt schon etwas zum Thema Registrierkassen- und Signaturpflicht gehört. Wir erklären dir in diesem ausführlichen Blogbeitrag alles, was du diesbezüglich wissen musst.
Die Registrierkassenpflicht wurde eingeführt, um die Wettbewerbsgleichheit zwischen den verschiedenen Unternehmen zu gewährleisten und die Schwarzumsätze zu bekämpfen. Eine Registrierkasse darf seit 2017 keine Möglichkeiten mehr bieten, etwas zu manipulieren. Hierzu ist eine eigene technische Sicherheitseinrichtung zu verwenden. Knapp 100.000 Kleinunternehmer in Österreich sind betroffen.
1. Bin ich von der Registrierkassenpflicht betroffen?
Die Pflicht, eine Registrierkasse zu führen gilt für alle Unternehmer, die einen Jahresumsatz von 15.000 € netto je Betrieb erzielen, sofern die Barumsätze 7.500 € netto je Betrieb im Jahr überschreiten.
1.1 Gibt es auch Ausnahmen?
Ja, nicht jedes Unternehmen benötigt eine Registrierkasse. Ausgenommen sind Unternehmen, die von der Kalte-Hände-Regel betroffen sind.
Die sogenannte Kalte-Hände-Regel betrifft alle kleinen Unternehmen, die unterhalb des jährlichen Grenzbetrages von 30.000 € beim Nettoumsatz liegen und ihre Umsätze vorwiegend auf öffentlichen Plätzen und Straßen oder beim Kunden zu Hause erwirtschaften. Das sind zum Beispiel Friseure, Masseure, mobile Marktstandbesitzer oder Therapeuten und Hebammen, die überwiegend unterwegs Umsätze erzielen und ihre Kunden nicht in festen Geschäftsräumen empfangen. Liegt der Umsatz allerdings über der 30.000 Euro-Grenze sind auch diese Berufsgruppen verpflichtet, ihre Umsätze in eine Registrierkasse einzugeben.
Eine gute Möglichkeit sind hier mobile Registrierkassen, die zum Beispiel via Smartphone oder Tablet bedient werden können. In Verbindung mit einem mobilen, handlichen Drucker können hier auch Belege unterwegs direkt beim Kunden ausgestellt werden.
Alternativ können die Umsätze aber auch per Hand aufgezeichnet werden, zum Beispiel als Papierbeleg mit einer Rechnung mit fortlaufender Nummerierung. Später werden diese dann in ein Kassensystem, zum Beispiel im Büro, eingegeben. Diese Methode ist natürlich deutlich aufwendiger als alle Umsätze gleich in eine mobile Registrierkasse einzupflegen.
Weitere Ausnahmen gelten für eingetragene Vereine, politische Parteien und Körperschaften öffentlichen Rechts (siehe hierzu Punkt 5.).
1.2 Was, wenn ich meine Leistungen außerhalb meines Betriebes erbringe? Muss ich meine Registrierkasse mitnehmen?
Auch hier gibt es Erleichterungen bei der zeitlichen Erfassung der Barumsätze. Das sind die sogenannten „mobilen Gruppen“. Das sind jene Unternehmen, die ihre Leistungen nicht in deren Betriebsstätte, sondern außerhalb erbringen. Dazu zählen Reiseleiter und (Tier-)Ärzte. Bei solchen Berufen wäre es äußerst schwierig, immer die ganze Kasse mitzuschleppen. Diese können einen Beleg ausstellen und die Belegdurchschrift nachträglich erfassen.
1.3 Benötige ich ein Zertifikat?
Ja, ein Zertifikat zu erwerben ist gesetzlich erforderlich. Das Zertifikat bescheinigt, dass die Signatur von einem zertifizierten Hersteller stammt. Dieses kann und muss direkt in helloCash erworben werden. Die Bezahlung ist per SEPA-Bankeinzug/Lastschriftverfahren oder Kreditkarte möglich. Mehr zur helloCash Signatur und zum Zertifikat erfährst du hier.
2. Was für neue Belegarten gibt es? Was muss ein Beleg enthalten?
Im Rahmen der Signaturpflicht gibt es neue Belegarten, diese sind:
2.1 Der Startbeleg
Ein Startbeleg ist ein spezieller Beleg, der ein Nullbeleg ist. Dieser Beleg ist der erste Beleg nach der Umstellung einer Registrierkasse auf die Registrierkassensicherheitsverordnung. Wichtig: Der Startbeleg ist nur einmal bei der Inbetriebnahme der Registrierkasse zu erstellen. Der Startbeleg muss an FinanzOnline übermittelt werden. Dabei wird dieser geprüft und wenn die Prüfung erfolgreich war, kann die Registrierkasse in Betrieb genommen werden. helloCash übernimmt diesen Prozess für dich automatisch und erstellt und prüft den Startbeleg für dich, wenn du die Signatur startest.
2.2 Der Monatsbeleg
Der Monatsbeleg ist ein Beleg, der monatlich zu erstellen ist, wenn die Kasse in Betrieb war. Auch dieser Beleg ist ein sogenannter Nullbeleg. Das heißt, dass dieser Beleg wie ein üblicher Beleg aussieht, jedoch mit dem Euro-Betrag “0” versehen ist.
2.3 Was muss der Beleg enthalten?
Wichtig ist, dass ab dem Eintritt der RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) deine Belege auch die Uhrzeit der Belegerstellung, die Kassenidentifikationsnummer (Kassen-ID) und den maschinenlesbaren Code (z.B.: QR-Code) enthalten müssen.
Dein Bondrucker muss unbedingt in der Lage sein, einen digital signierten QR-Code zu drucken. Dieser Code beinhaltet eine Zeichenkette, die mittels APP ausgelesen werden kann. Enthalten sind hier die wichtigsten Beleginhalte, aber auch ein Hinweis auf den vorher ausgestellten Beleg sowie den verschlüsselt dargestellten Umsatzzähler. So entsteht eine Verkettung aller erstellter Belege, wodurch eine Manipulation ausgeschlossen werden kann.
Folgende Angaben müssen auf diesem Beleg zu finden sein:
- Firmenname
- Datum des Umsatzes
- Fortlaufende (Rechnungs-)Nummer
- Menge und Produktbezeichnung
- Betrag
- Bei elektronischen Kassen zusätzlich: Datum und Uhrzeit, Kassenidentifikationsnummer, Barbetrag (aufgeteilt nach den verschiedenen Steuersätzen), maschinenlesbarer Code
Hier findest du einen Beispielbeleg der helloCash Registrierkasse:
Beispiel- Beleg helloCash
2.4 Belegcheck-App des Finanzministeriums
Du kannst diese Belege mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums prüfen.
Das Finanzministerium stellt dir eine kostenlose APP zur Verfügung, mit welcher du alle Belege kostenlos auf Gesetzeskonformität prüfen kannst. Bevor du die App verwenden kannst, musst du dir in deinem FinanzOnline-Bereich einen eigenen Autorisierungscode ausstellen lassen. Bitte bedenke – du kannst immer nur deine eigenen Belege prüfen! Wenn alles in Ordnung ist, dann erhältst du diese Meldung nach der Überprüfung:
2.5 Welche Sicherheitseinrichtungen gibt es?
Wie zuvor erwähnt, ist eine technische Sicherheitseinrichtung nötig, um die nachträgliche Manipulation von Umsätzen auszuschließen. Hier gibt es mehrere Varianten:
- Karte
Bei hoher Kundenfrequenz und schlechter Internetverbindung ist diese Variante zu empfehlen. - RK sign online
Diese ist von Vorteil, wenn eine permanente Internetleitung und eine geringe Kundenfrequenz vorhanden sind. - Andere HSM-Angebote
Diese finden Verwendung, wenn eine permanente Internetleitung und eine hohe Kundenfrequenz vorhanden sind.
2.6 Was ist das Datenerfassungsprotokoll?
Jede Registrierkasse, die der RKSV entspricht, muss eine Funktion bieten, bei der du regelmäßig das Datenerfassungsprotokoll exportieren kannst. Dieses musst du auf einem Medium speichern, welches vor unberechtigten Datenzugriff geschützt ist. Dies können beispielsweise eine schreibgeschützte externe Festplatte, USB-Sticks und Speicher externer Server sein. Wichtig ist, dass das Datenerfassungsprotokoll nach deinem Download von dir unveränderlich ein Mal pro Quartal gespeichert werden muss. Für die ordnungsgemäße Speicherung bist du selbst verantwortlich.
3. Welche Strafen drohen dir nun bei Fehlern im Rahmen der Signaturpflicht?
Hier musst du u.a. zwischen den folgenden Fehlern/Verstößen unterscheiden:
- Manipulation von Aufzeichnungssystemen
- Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht
- Verstoß gegen die Belegerteilungspflicht
Abhängig davon fallen unterschiedliche Strafen an, die eine Höhe von bis zu 25.000 € haben können. Nähere Informationen dazu findest du im Beitrag zu den häufigsten Fehlern bei der Signaturpflicht.
4. Wie viel muss für eine Kasse investiert werden?
Hierbei muss unterschieden werden, welche Registrierkasse angeschafft wird. Eine klassische Registrierkasse ist oft keine günstige Anschaffung. Für eine gewöhnliche Registrierkasse muss mit einem Preis von rund 1.000 € netto gerechnet werden, es gibt aber auch Modelle mit erweitertem Funktionsumfang, die deutlich darüber liegen. Zudem fallen noch die Kosten der Beschaffung, eventuelle Softwarekosten und die Einarbeitungszeit an. Immerhin lassen sich 200 € per Jahresausgleich geltend machen, sodass Gewerbetreibende etwas von ihrem Geld wiedersehen und die Kosten der Registrierkasse senken können.
Im Gegensatz dazu sind online Kassen wie helloCash meist um einiges günstiger, da oft auch keine zusätzliche Hardware benötigt wird. Das Preismodell unterscheidet sich hier aber von der klassischen Registrierkasse. Es muss meist ein monatlicher Betrag bezahlt werden anstatt einmaliger Anschaffungskosten.
helloCash achtet auch auf deine Geldbörse, du musst einfach den Browser starten. Außerdem benötigst du keine teuren Software-Installationen und keine teure Zusatz-Hardware. Dein Laptop oder Tablet reichen vollkommen. Die Registrierkasse von helloCash gibt es bereits ab 0 €/Monat.
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5. Besondere Organisationsgruppen
Wie so oft bei gesetzlichen Regelungen gibt es auch bei der RSKV Ausnahmen. Wir haben dir hier die wichtigsten Ausnahmen und besonderen Organisationsgruppen zusammengefasst.
5.1 Vereine, Körperschaften öffentlichen Rechts, politische Parteien
Für Vereine und Körperschaften öffentlichen Rechts gelten Ausnahmen, zum Beispiel für Festlichkeiten. Diese sind in einem Umfang von bis zu 72 Stunden pro Jahr von der Registrierkassenpflicht ausgenommen sind.
Politische Parteien unterliegen ebenfalls nicht der Registrierkassenpflicht. Deren Feste dürfen allerdings das ortsübliche Ausmaß sowie einen maximalen Jahresumsatz von 15.000 € nicht überschreiten. Die erwirtschafteten Gewinne müssen zudem entweder für parteipolitische oder gemeinnützige Zwecke verwendet werden.
Für Vereinskantinen, zum Beispiel von Sportvereinen, gilt ebenfalls keine Registrierkassenpflicht, sofern diese unterhalb der Umsatzgrenze von 30.000 € bleiben und an maximal 52 Tagen pro Jahr geöffnet haben.
Ebenfalls ausgenommen von der Registrierkassenpflicht sind alle Ski- und Berghüttenbetreiber, sofern hier die 30.000 Euro-Grenze beim jährlichen Umsatz nicht überschritten wird.
5.2 Weitere Ausnahmen
- Umsätze im Freien
- Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (beispielsweise kleine Feuerwehrfeste)
- Online-Shop
- Umsätze in Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten bis zu 30.000 € netto pro Kalenderjahr
- Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis zu 30.000 € netto pro Kalenderjahr, wenn diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird
- Burschenschankumsätze soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden und dabei 30.000 € netto nicht überschreiten
- Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 € (beispielsweise Zigarettenautomat, Tischfußballautomat)
- Fahrausweisautomaten
6. Weiterführende Informationen
Weitere Informationen, beispielsweise wie die deine Registrierkasse bei FinanzOnline registriert, findest du in unserem FAQ Beitrag zur Signatur und zum Zertifikat.
Achtung: Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir keine Rechtsberatung bieten. Die Haftung ist ausgeschlossen. Bei Fragen solltest du dich immer an deinen Steuerberater wenden.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.