Hast du bereits von der Signaturpflicht oder Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) gehört? Nein? Dann solltest du unbedingt hier weiterlesen. Hier erfährst du die 5 häufigsten Fehler, die in diesem Zusammenhang gemacht werden und hohe Strafen nach sich ziehen.
Signaturpflicht und Registrierkassensicherheitsverordnung
Seit 01.04.2017 ist die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft, welche du unabhängig von der Art deiner verwendeten Registrierkasse erfüllen musst. In diesem Zusammenhang wird häufig der Begriff „Signaturpflicht“ gebraucht. Denn seit 01.04.2017 muss jeder einzelne Bon mit einer Signatur versehen werden und auch die Pflicht zur Führung eines Datenerfassungsprotokolls trat zu diesem Zeitpunkt in Kraft. Wer hier Fehler macht, muss mit einer Geldstrafe von bis zu € 25.000,- rechnen. Wir stellen dir nun fünf häufige Fehler bei der Signaturpflicht vor, und geben dir allgemeine Informationen zu diesem Thema.
Fehler bei der Signaturpflicht Nr. 1: Fehlender Schutz vor Datenmanipulation
Seit dem 1. April 2017 ist es gesetzlich notwendig, die Signaturpflicht (und somit auch die Registrierkassensicherheitsverordnung) einzuhalten. Diese Signaturpflicht bedeutet, dass Belege automatisch signiert werden. Diese Signatur dient dazu, dass Beleginhalte, wie z. B. Umsätze, Datum und Uhrzeit sowie die Kassenidentifikationsnummer, verschlüsselt und gespeichert werden.
Fehler bei der Signaturpflicht Nr. 2: Du vergisst die vierteljährliche Datensicherung
Jede Registrierkasse, die der RKSV entspricht, muss eine Funktion anbieten, bei der du regelmäßig das Datenerfassungsprotokoll exportieren kannst. Dieses musst du auf einem unveränderlichen Medium speichern. Wichtig ist, dass das Datenerfassungsprotokoll nach deinem Download von dir unveränderlich gespeichert werden muss.
Fehler bei der Signaturpflicht Nr. 3: Auch bei Barzahlungen müssen Belege signiert werden
Wenn du Rechnungen ausstellst, die bar bezahlt werden, müssen diese ebenfalls mit einer Signatur versehen werden. Hier sollte man unbedingt darauf achten, dass eine korrekte Signatur vorhanden ist, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Fehler bei der Signaturpflicht Nr. 4: Deine Belege enthalten nicht alle erforderlichen Inhalte
Wichtig ist, dass ab dem Eintritt der RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) deine Belege auch die Uhrzeit der Belegerstellung, die Kassenidentifikationsnummer (Kassen-ID) und den maschinenlesbaren Code (z.B.: QR-Code) enthalten müssen. Dein Bondrucker muss unbedingt in der Lage sein, einen digital signierten QR-Code zu drucken. Dieser Code beinhaltet eine Zeichenkette, die mittels App ausgelesen werden kann. Enthalten sind hier die wichtigsten Beleginhalte, aber auch ein Hinweis auf den vorher ausgestellten Beleg sowie der verschlüsselt dargestellte Umsatzzähler werden hier abgebildet. So entsteht eine Verkettung aller erstellten Belege, wodurch eine Manipulation ausgeschlossen werden kann.
Hier findest du einen Beispielbeleg der helloCash Registrierkasse mit allen notwendigen Bestandteilen:
Fehler bei der Signaturpflicht Nr. 5: Du erstellst keinen Startbeleg
Was ist denn der Startbeleg? Der Startbeleg ist ein sehr spezieller Beleg. Dieser Beleg ist der erste Beleg nach der Umstellung einer Registrierkasse auf die Registrierkassensicherheitsverordnung. Wichtig: der Startbeleg ist nur einmal bei dem Start der Registrierkasse zu erstellen. Der Startbeleg muss an FinanzOnline übermittelt werden. Dabei wird dieser geprüft, und wenn die Prüfung erfolgreich war kann die Registrierkasse in Betrieb genommen werden. helloCash übernimmt diesen Prozess für dich automatisch!
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Fehler bei der Signaturpflicht Nr. 6: Du erstellst keinen Monats- und Jahresbeleg
Das ist ganz wichtig. Sobald du signierst, musst du monatlich einen Monatsbeleg erstellen. Dies ist ein Nullbeleg mit dem Betrag (0) Euro. Dieser monatlich erstellte Beleg muss gesetzlich verpflichtend erstellt werden und stellt einen Kontrollbeleg dar.
Gibt es Ausnahmen oder Erleichterungen im Bezug auf die Registrierkassenpflicht?
Ja, die gibt es. Gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten werden hierbei ausgenommen oder bekommen Erleichterungen. Hierzu zählen beispielsweise Onlineshops oder gemeinnützige Vereine. Mehr Informationen über die wichtigsten Fragen und Antworten zur RKSV findest du in diesem Beitrag.
Brauche ich neue Hardware für die Sicherheitseinrichtung?
Eine neue Hardware ist nicht zwingend notwendig. Manche Kassenhersteller benutzen Signaturkarten, zu denen man ein Signaturkartenlesegerät benötigt.
helloCash bietet jedoch eine Lösung ohne teure Zusatzware. Es reicht dein Laptop, dein PC/iMac oder dein Tablet/iPad. Du benötigst nur Internet und schon kannst du starten. Hier kannst du helloCash gleich kostenlos testen. Einfach anmelden und los geht‘s.
Welche Strafen drohen dir nun bei Fehlern im Rahmen der Signaturpflicht?
Hier musst du u.a. zwischen den folgenden Fehlern bzw. Verstößen unterscheiden:
- Manipulation von Aufzeichnungssystemen
- Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht
- Verstoß gegen die Belegerteilungspflicht
Abhängig davon fallen unterschiedliche Fehler an.
Das passiert, wenn du Aufzeichnungssysteme manipulierst:
“… wenn du Daten (Aufzeichnungen, Bücher, Aufzeichnungssysteme, …) manipulierst, dann kann das mit einer Strafe bis zu € 25.000,- geahndet werden…” – vergleiche dazu den Erlass zur Registrierkassenpflicht, Punkt 7. Sanktionen.
Das passiert, wenn du gegen die Registrierkassenpflicht verstößt:
Dies kann sowohl eine Geldstrafe bis zu € 5.000,- als auch eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch die Abgabenbehörden zur Folge haben. Dies ist jedoch abhängig davon, welcher Aspekt der Registrierkassenpflicht missachtet wird. Näheres dazu findest du im Erlass zur Registrierkassenpflicht.
Das passiert, wenn du die Belegerteilungspflicht nicht einhältst:
Hältst du die Belegerteilungspflicht nicht ein, wird diese laut Erlass zur Registrierkassenpflicht als Finanzordnungswidrigkeit behandelt. Dies zieht eine Gelstrafe von bis zu € 5.000,- nach sich.
Fazit
Wie du siehst, ist die Einhaltung der RKSV von großer Bedeutung. Ansonsten können erhebliche Strafen auf dich zukommen. Deshalb ist es besonders wichtig, diese 6 häufigen Fehler bei der Signaturpflicht zu vermeiden. Achtest du darauf, kannst du bereits potenzielle Fehlerquellen vermieden.
Bitte bedenke, dass dieser Blogbeitrag eine steuerliche Beratung nicht ersetzt. Für steuerliche und rechtliche Auskünfte wende dich bitte immer an den Steuerberater deines Vertrauens.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.