Registrierkassenpflicht Vereine: die wichtigsten Eckpunkte


Betrifft eigentlich die Registrierkassenpflicht Vereine genauso wie alle anderen Unternehmen? Braucht wirklich jeder Verein eine Registrierkasse oder welche Regeln gelten da? Um genau diese und andere Fragen rund um die Registrierkassenpflicht für Vereine zu beantworten, haben wir hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Registrierkassenpflicht Vereine: wer ist davon betroffen?

In kaum einem anderen Land engagieren sich so viele Freiwillige in einem Verein wie in Österreich. Dabei sind die Einsatzfelder der Vereinsmitglieder unterschiedlich: Kultur, Natur- und Umweltschutz, Gesundheits- und Sozialwesen, Freizeit- und Sportbereich. Eines ist aber allen Vereinen gemeinsam: Sie leisten einen enormen Beitrag zum gesellschaftlichen Leben in Österreich.

Sobald ein Verein Ausgaben und Einnahmen hat, dann gilt er als wirtschaftlicher Betrieb und ist ab einem gewissen Umsatz eigentlich von der Registrierkassenpflicht betroffen. Aber keine Regel ohne Ausnahmen! Um die Vereinsarbeit zu fördern, erhalten gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Vereinigungen abgabenrechtliche Vergünstigungen – auch dies wieder unter bestimmten Voraussetzungen.

Merken wir uns also vorerst einmal als Grundsatz, dass ein Verein ist dann registrierkassenpflichtig ist, wenn:

  • sein jährlicher Nettoumsatz 15.000 € übersteigt
  • sein jährlicher Barumsatz 7.500 € übersteigt
  • er nicht von der Registrierkassenpflicht ausgenommen ist

Wenn all diese Kriterien erfüllt sind, dann ist ein Verein registrierkassenpflichtig.

Selbst unter diesen Umsatzgrenzen sind Vereine von der Belegerteilungspflicht betroffen. Aber auch hier gibt es Sonderfälle. Darum erklären wir dir gleich, wann hier Erleichterungen vorgesehen sind.

 

Diese Vereine sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen

 

Du möchtest wissen, ob es für deinen Verein Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungs-Pflicht gibt?

Wenn dein Verein ein unentbehrlicher Hilfsbetrieb ist, dann besteht keine Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- oder Belegerteilungspflicht. Ein solcher unentbehrlicher Hilfsbetrieb ist eine Veranstaltung, die direkt mit dem Verein zu tun hat und nicht auf Gewinnerziehlung ausgerichtet ist. Dies kann zum Beispiel eine Theateraufführung eines Theatervereins, ein Konzert eines Musikvereins oder ein Sportturnier eines Amateurvereins sein. Die genauen Voraussetzungen dafür kannst du beim Bundesamt für Finanzen nachlesen.

Auch entbehrliche Hilfsbetriebe (d.h. kleine Vereinsfeste) sind unter bestimmten Bedingungen nicht registrierkassenpflichtig. Zum Beispiel, wenn das Fest von den Mitgliedern getragen wird, wenn auftretende Künstlergruppen weniger als 1.000 € Vergütung pro Stunde verlangen oder wenn die Vereinsmitglieder die Verpflegung selber bereitstellen. Die Befreiung der Registrierkassenpflicht für Vereine gilt aber in diesen Fällen nur, wenn die Veranstaltungen nicht mehr als 72 Stunden pro Jahr dauern.

 

Registrierkassenpflichtiger Verein – was nun?

Wenn dein Verein Gewinnerzielungsabsichten hat und bei einem Jahresnettoumsatz von mindestens 15.000 € Barumsätze von über 7.500  € pro Jahr macht, dann ist es klar: Dieser Verein ist von der Registrierkassenpflicht betroffen.

Was bedeutet dies konkret? Genau dasselbe wie für jeden anderen Betrieb. Betrifft die Registrierkassenpflicht Vereine, so müssen alle Einnahmen erfasst werden. Und dafür braucht es eine konforme und manipulationssichere Registrierkasse.

 

Registrierkasse Verein: diese Anforderungen muss sie erfüllen

Die genauen technischen Anforderungen an die Kasse stehen in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RSKV). Zusammengefasst sind folgende Punkte wichtig:

  • Die Vereinskasse muss über eine Identifikationsnummer verfügen, die auf FinanzOnline registriert werden muss.
  • Für jeden Kasseneingang und -ausgang muss die Vereinskasse eine digitale Signatur erstellen. Dabei werden alle Daten automatisch im Datenerfassungsprotokoll festgehalten. Die Umsätze werden verschlüsselt zusammengezählt. Der Verein muss die vorhandenen Daten auf einem Datenträger extern speichern können.
  • Die Vereinskasse muss Belege erstellen können, die in elektronischer oder in Papierform dem Kunden übergeben werden müssen.
  • Die Vereinskasse muss manipulationssicher sein, d.h. ein Zertifikat / eine Signaturkarte vorweisen.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Vereine 

In der Bundesabgabenordnung (BAO) stehen zudem weitere Details zur ordnungsgemässen Buchführung, die auch Vereine betrifft, wenn sie registrierkassenpflichtig sind:

  • Die unveränderbaren Aufzeichnungen aus der Vereinskasse müssen jederzeit abruf- und lesbar sein. Dies bedeutet auch, dass das Finanzamt die Daten ohne Weiteres interpretieren können muss.
  • Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen Vereine sieben Jahre lang aufbewahren.

Die richtige Registrierkasse für deinen Verein

Wenn ein Verein neu registrierkassenpflichtig wird, muss eine Kasse her. Aber welche?

Da Vereine typischerweise an wechselnden Orten tätig sind, ist eine mobile Registrierkasse ganz besonders praktisch. Dieses elektronische Kassensystem kannst du überallhin mitnehmen – meist hast du es sogar schon dabei.

Ahnst du, worum es sich handelt? Ja genau! Moderne Registrierkassen sind keine klobigen Geräte mehr, sondern smarte Apps. So kannst du eine Kassensoftware auf deinem Endgerät installieren oder eine webbasierte Kassenanwendung nutzen und schon hast du eine gute Kasse. So einfach geht es: Mit dem richtigen Programm verwandelst du dein Handy, Tablet oder deinen Laptop in Nullkommanichts in eine Registrierkasse.

Die Bedienung ist dabei so, wie du dir das von anderen Apps gewohnt bist: easy und selbsterklärend. Als Säckelmeister deines Vereins verwaltest du mit einer Software wie jener von helloCash spielend leicht eure Vereinskasse.

 

helloCash für Vereine – diese Vorteile sicherst du dir damit

Mit helloCash erfüllst du nicht nur die Registrierkassenpflicht und die Belegerteilungspflicht deines Vereins, sondern du kannst dir die App auch sonst fürs Vereinsleben zu Nutzen machen. Benutze die Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung als Mitgliederadressbuch, mit dem du die Übersicht über den Verein behältst und bei Vereinsfesten sogar die Einsatzzeiten der Vereinsmitglieder planen kannst. Oder lege Kunden- und Gönnerkontakte an und vergib Termine. All diese Tools sind auch in Vereinen sehr praktisch.

Außerdem gut zu wissen: Mit helloCash belastet du das Vereinsbudget bestimmt nicht. Die sparsame Kassenlösung könnt ihr sogar ein ganzes Jahr kostenlos testen. Ausprobieren lohnt sich!

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