Hast du ebenso Angst, dass du bei der Verwendung einer Registrierkasse Fehler machst und dir Registrierkassen Strafen drohen? Das ist berechtigt, denn das kann wirklich teuer werden…

6 Schritte, mit denen du Registrierkassen Strafen von bis zu € 25.000 verhinderst

Seit dem 29. Dezember 2016 gilt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ für Registrierkassen. Dies gilt für alle Unternehmen mit Bargeldverkehr. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zu einer Aufbewahrungsfrist der Kassenbelege von mindestens zehn Jahren und sie müssen:

  • jederzeit verfügbar sein
  • unverzüglich lesbar sein
  • vollständig sein
  • maschinell auswertbar sein

Registrierkassen Strafen

Welche Anforderungen muss eine Registrierkasse immer erfüllen?

Die Voraussetzungen, die elektronische Kassensysteme erfüllen müssen, werden in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt. Ab dem ersten Januar 2017 ist jedes Unternehmen verpflichtet, diese Vorgaben uneingeschränkt zu erfüllen. Mit diesen sechs Schritten kann jedes Unternehmen sein vorhandenes Kassensystem überprüfen und damit auch Registrierkassen Strafen vermeiden…

  1. Schritt – Überprüfung der Stammdaten?

    Jedes Registrierkassen System verfügt über einen Stammdatensatz. Dazu gehören unter anderem die Namen und Preise der Waren, sowie die Mehrwertsteuersätze. Diese Daten können nach Bedarf und zu jeder Zeit verändert werden. Um den Verordnungen zu entsprechen, darf keine Möglichkeit bestehen, diese Daten nachträglich zu verändern.

  2. Schritt – Ist der Datenschutz gewährleistet?

    Jeder Vorgang, der in einem Kassensystem vorgenommen wurde, darf nicht mehr manipulierbar oder löschbar sein. Zu diesen Vorgängen gehören Verkäufe, Stornierungen, Gutschriften usw. Ein Sicherheitsmechanismus muss garantieren, dass die Datenspeicherung absolut manipulationssicher ist. Dafür muss unter anderem jeder Kassenvorgang durchlaufend nummeriert sein. Im Falle einer Prüfung helfen die technischen Unterlagen und die Bedienungsanleitung des Kassensystems, in denen die Erfüllung der Vorgaben bestätigt wird. Moderne Anlagen speichern die Daten auf unveränderbaren Medien (WORM-Medien) oder garantieren die Manipulationssicherheit durch Softwaresperrungen.

  3. Schritt – Wird die Aufbewahrungsfrist gewährleistet?

    Bei einer Überprüfung ist das Unternehmen verpflichtet, die Daten der letzten zehn Jahre zur Verfügung zu stellen. Selbst die Daten von vorherigen Kassensystemen müssen jederzeit elektronisch lesbar sein. Deshalb sollte das Unternehmen die Software alter Systeme aufheben oder auf die Kompatibilität der Systeme achten.

  4. Schritt – Werden die Daten sicher gelagert?

    Die eigentliche Kasse gilt nicht als Langzeitarchiv. Die Daten sollten auf einem PC oder auf Speichermedien gelagert werden. Sollten die Daten wegen technischen Problemen im Moment einer Prüfung nicht lesbar sein, gilt dies als Nichterfüllung der Vorgaben und könnte steuerrechtliche Probleme hervorrufen. Deshalb sollte das Datenarchiv immer auf sicheren Medien erfolgen, dazu gehören unter anderem SD-Karten und USB Speicher.

  5. Schritt – Ist die Bereitstellung der Daten gewährleistet?

    Der Prüfer vom Finanzamt kann bei einer angemeldeten Betriebsprüfung oder einer unangemeldeten Registrierkassen Prüfung auf die sofortige Bereitstellung der Kassendaten bestehen. Bei der Prüfung ist es erlaubt, die Daten einmal zu überspielen oder zu konvertieren. Sollte die Installation einer Software oder der Anruf bei einem Service Mitarbeiter benötigt werden, ist dies nicht mehr gesetzeskonform.

  6. Schritt – Können die Daten maschinell übergeben werden?

    Der Gesetzgeber besteht darauf, dass die Daten der Registrierkassen zu jeder Zeit maschinell auswertbar sind. Das Finanzamt nutzt die Software IDEA um die ausgelesenen Daten zu verarbeiten. Diese Software kann ASCII, Excel, dbase, Access, ODBC, GDPdU und AS400 Dateien direkt einlesen. Auch wenn der Gesetzgeber keine Angaben über die zu erbringenden Dateiformate macht, ist es vorteilhaft, wenn das Kassensystem eines dieser Formate unterstützt. PDF Dateien werden nicht akzeptiert, weil sie nicht elektronisch auswertbar sind.

Was ist, wenn meine bestehende Registrierkasse die grundlegenden Anforderungen nicht erfüllt?

Vom Gesetzgeber wird noch kein elektronisches Registrierkassen System zwingend verlangt. Unternehmen mit wenigen Barverkäufen und ohne Angestellte, unabhängig von der Branche, dürfen noch die „offene Ladenkasse“ benutzen, müssen aber mit einigen Nachteilen rechnen. Sie können zum Beispiel keine Bewirtungsquittungen mehr ausstellen, da diese schon seit 1996 nur noch maschinengeschrieben anerkannt werden. Noch größere Probleme können aber durch das Finanzamt (durch Registrierkassen Strafen) entstehen. Durch das fehlende Kassensystem bekommt das Unternehmen eine höhere Risikoeinstufung und die Einnahmen und Umsätze können unter Umständen vom Finanzamt geschätzt werden. Höhere Steuernachzahlungen können also die Folge eines fehlenden Kassensystems sein. Außerdem sollte sich jeder Unternehmer darüber im Klaren sein, welche organisatorischen Vorteile ein elektronisches Kassensystem bietet. Tagesabrechnungen, Rechnungsausdruck und Personalkontrolle sind nur einige Beispiele dafür.